実務で使えるExcel入門セミナー ドロップダウンリストの幅の調整、オートフィルタの三角ボタンの非表示で、Excelの画面を見やすく

Excelを使っていると、「ここをもう少し変えると、見やすくなるのに」と思うことがあります。エクセルの作業効率は、データの見やすさによっても変わってきますから、データが見やすいかどうかに拘るのは良いことです。ドロップダウンリストとオートフィルタについて具体的に見ていきます。

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ドロップダウンリストの幅が狭く、リストが見づらい

たとえば、次のような表があるとします。

 

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選手名がドロップダウンリストになっていて、選手を選ぶと、

 

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それに連動して、年齢、年俸、残り契約期間、が表示されるようになっています。

 

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Xavi 選手やPedro選手、ぎりぎりNeymar選手くらいなら問題なさそうですが、

 
Marc-André ter Stegen(マルク・アンドレ・テア・シュテーゲン)選手までいくと、

 

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(「マルク・アンド…」までしか表示されてないじゃないか! 名前の半分以下です)

 
さすがにこれでは使いにくい。 
全体が表示できるようにしましょう。

 
やり方は、簡単すぎるくらい簡単です。

 
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セルの幅を…

 

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グイッと広げると…

 

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リストの方も幅が広がって、ファミリーネームまで表示することができました。

 

 

 

オートフィルタの「▼」を非表示に

Excelで作成された表で、フィルタをかけてデータを抽出することがあります。

 
その時に出てくるのが、

 

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「▼」のボタンです。 
このボタンをクリックして、条件を指定すると、

 

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条件に該当するデータが抽出されます。

 

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ちなみに、「▼」のボタンから、理科の実験で使った「ロート」のようなマークに変わっている列に、フィルタがかかっています。

 
で、データを抽出できたのはいいのですが、「▼」ボタンがあると、セルの一部が隠れて、セルのデータが見づらいですよね。

 

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で、「▼」ボタンを消しておきたくなる時があります。

 

 

全てのボタンを消す→フィルタの結果をコピー&ペースト

全てのボタンを消すためには、フィルターを解除するしかありません。

 
フィルタを解除すると、抽出した結果も解除されてしまいますから、
これでは意味がないので、フィルタで抽出した結果をコピー&ペーストする事になります。

 

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(フィルタの結果をコピー)

 

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(そのままペースト)

 
これで、抽出結果を「▼ボタン」なしで表示することができます。

 
Excelのバージョンによっては、コピーの時に「Ctrl+G」で「ジャンプ」を開いて、「セル選択」をクリック

 

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「選択オプション」から「可視セル」を選んで、

 

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ペーストしないと、リスト全体がコピーされてしまうかもしれませんが、Excel2013ならそのままペーストすれば大丈夫です。

 
この方法は簡単ですし、元になったデータも残っていて、「このデータから抽出しています」と元データを明示しておけば、データの信頼性もクリアできるので、良い方法だと思います。

 

 

フィルタをかけるのが1列だけ→フィルタの範囲を1列にする

横に広いリストでも、フィルタをかけるのは1列でOKと言うこともあります。

 
その場合は、フィルタをかける列だけを指定して、

 

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「データ」タブの「フィルタ」をクリックして、条件を指定

 

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フィルタはかかっていますが、 
「名前」以外の列に「▼」ボタンは表示されず、「年齢」のセルもスッキリ見えるようになります。

 

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これも、「▼」ボタンを表示させない方法の一つになります。 
フィルタをかける列が1列なら、他の列には「▼ボタン」が表示されないので、完全ではないですが、かなりすっきりと見せることができます。

 

 

 

「もう少しこうできないかな」という問題意識が、
Excelスキル向上を後押しします

今回取り上げたのは、スキルとしてはちょっとしたことです。 
ですが、Excelで作業する中で「少しでも質の高い資料を作ろう」という意識がなければ、思い当たらな所でもあります。

 
こういった問題意識は、Excelスキル向上に大きく貢献しますので、大切にするようにしましょう。

 
私が主催しているExcel講座でも、このような実務で直面する、Excelの疑問や不満を取り除くコツをたくさん扱っています。

 
それは、「実務での経験した問題点→解消」のプロセスが、スキルを身につけるために効率的だからで、問題意識が強いほど、身につくのも早いと考えているからです。

 
Excelが苦手な方は、不満が多すぎて大変かもしれませんが、それでも、特に気になることは書き留めておいて、後からで良いので解消するようにしましょう。

 
必ず成長を感じる瞬間が来るはずです。

 

 

 

まとめ

ドロップダウンリストの幅の調整、オートフィルタの▼ボタンの非表示、は簡単な方法で実現できます。 
Excelの見やすさにもこだわって、誰にとっても扱いやすい資料を作成しましょう。
 

おまけ

FCバルセロナの選手年俸を合計すると、今の愛媛FCの選手を約60年雇える計算に。 
それでもフットボールクラブは続いていくのさ。涙、拭こう。

 

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実務で使えるExcel入門セミナー


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「近日出荷」を運営する高橋良和が公認会計士・税理士として監査、経理、税務の現場で実際に使ってきたExcelスキルを直接お伝えする講座です。

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