実務で使えるExcel入門セミナー 同じ形式でグラフを作成する方法です

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Excelを使えば、簡単にグラフが作成できるだけでなく、カスタマイズも自由にできます。自分で気に入ったグラフができたら、それを使い回せるようにしましょう。

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見る人のことを考えて、形式を統一する

経理や財務の仕事をしていると、毎月決められたレポートを作成することが求められます。

レポートの形状は会社や担当者によって様々ですが、見る人のことを考えると、毎月同じ形式にしておくことが親切です。

いくら丁寧に説明を加えても、初見の資料はどうしても見づらく、理解するために時間がかかってしまうからです。

たとえば、毎月このようなグラフを作成している場合。

スクリーンショット 2016 07 09 10 42 39

地域別の売上比率を表したグラフですが、これが翌月、

スクリーンショット 2016 07 09 10 52 12

このようなスタイルに変わってしまったら。
見る側はかなり違和感を覚えてしまいます。
(グラフのスタイルも違いますし、地域に割り振られた色も全く異なっています)

見てもらうことを考えると、レポートは見やすさも大事ですが、同じ形式で作成することも重要です。

最初に作成してみて特に問題がなければ、あとは同じ形式を継続して使っていくようにしましょう。自分が想像している以上に、形式にこだわっている方は多いです。

グラフをテンプレートとして保存する

同じ形式でグラフを作成するためには、元になるグラフをテンプレートとして保存します。

今回は、こちらのグラフを元にしてテンプレートを作ってみます。

スクリーンショット 2016 07 09 10 52 12

まず、元にするグラフをクリックして範囲指定した後、右クリックでリストを開き、
テンプレートとして保存」をクリック。

スクリーンショット 2016 07 09 11 01 55

グラフ テンプレートの保存」画面が開くので、グラフ名(ここでは「地域別売上比率」)を入力して「保存」ボタンをクリック。

スクリーンショット 2016 07 09 11 04 11

これで、グラフのテンプレートができました。

翌月、この形式でグラフを作成する場合は、対象となるデータを範囲指定して、

スクリーンショット 2016 07 09 11 10 05

「挿入」タブの「グラフ」にある「おすすめグラフ」をクリック。

スクリーンショット 2016 07 09 11 11 56

「グラフの挿入」画面が開くので、「すべてのグラフ」タブで「テンプレート」を選ぶと、先ほど作成した「地域別売上比率」のテンプレートがあるのでそれを選び、「OK」ボタンをクリック。

スクリーンショット 2016 07 09 11 18 43

すると、

スクリーンショット 2016 07 09 11 25 34

8月分の地域別売上比率が、7月と同じ形式のグラフで作成できました。

まとめ

レポートは継続して同じ形式で作成するのがオススメです。
グラフを同じ形式で作成するためには、元になるグラフでテンプレートを作成することで可能になります。

おまけ

「それゆけ!メッセンジャー」に、2月ぶりに六車さんが出演。
う〜ん、全体的にパワーが落ちてるような気がする。

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