実務で使えるExcel入門セミナー 大量データの中から一致するデータを見つけ出す方法

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Excelでは大量のデータを扱うことができます。
数値データをまとめて集計するには便利ですが、反対に大量のデータの中から、
特定のデータを抜き出すのは大変そうに見えます。

Excelでは、大量のデータの中から特定のデータをを抜き出す方法も
用意されていますから、いくつかの方法を覚えておいて要領よくデータを
扱えるようにしておきましょう。

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特定のデータを抜き出す方法

Excelシートに入力されていたデータの中から、指定したデータを抜き出す方法は、
一つだけではありません。
簡単な方法から、少し手間のかかる方法まで様々ですので、
用途に応じて使い分けるようにしましょう。

検索を使う

次のような従業員データをサンプルにして、住所が神奈川県の方を、
抜き出すことを考えます。

スクリーンショット 2016 02 17 10 13 10

説明のためデータの数は少ないですが、100万を越えるデータが入力されていても、
やり方は同じですので気にしなくても大丈夫です。

まずは、簡単な方法から行きましょう。
検索」を使います。

「”Ctrl”キー→”F”キー」の順にキーをタッチすると、


スクリーンショット 2016 02 17 10 17 52

「検索と置換」画面が表示されます。
「検索と置換」画面の検索ウインドウに、抜き出したいデータ(ここでは「神奈川県」)
入力して「次を検索」をタッチ。

スクリーンショット 2016 02 17 10 18 55


すると、


スクリーンショット 2016 02 17 10 22 02


該当するセルが次々と指定されていきます。
セルを順番に見ていけば、漏れなく指定したデータを見つけることができます。

オートフィルタを使う

1個ずつじゃなく、まとめて抜き出したいという場合は、
「オートフィルタ」を使いましょう。

まず、データベース全体を範囲指定してます。

スクリーンショット 2016 02 17 10 26 08


これは、オートフィルタの対象となるデータ、を確実にカバーするためです。

データが大量にあるデータベースの場合、データが途切れた状態で入力されて
いることがあります。

スクリーンショット 2016 02 17 10 33 32

データが途切れた状態でオートフィルタをかけると、途中までしか
フィルタがかからず、データに漏れが生じることがあるのです。

そのような漏れを防ぐために、最初にオートフィルタをかける範囲を
指定しておきます。


データベース全体を範囲指定したら、「データ」タブにある「フィルタ」をクリック。

スクリーンショット 2016 02 17 10 37 22


データベースの先頭に「▼」のボタンが表示されます。
見つけたいデータのある列の「▼」ボタンをクリックして(ここでは、「住所」が入力
されているF列)
フィルタ画面を表示させて、

スクリーンショット 2016 02 17 10 41 59

該当するデータ(ここでは「神奈川県」)にだけチェックを入れます。
すると、

スクリーンショット 2016 02 17 10 45 11


該当するデータの行だけが表示されます。
さらに、該当するデータを目立たせたい場合は、この状態で色づけしておくと、

スクリーンショット 2016 02 17 10 44 59

フィルターを解除してデータベース全体を表示させても、
該当するデータにだけ色づけされて、目立たせることができます。


スクリーンショット 2016 02 17 10 48 58

IF関数を使う

関数を使う方法もあります。
ここでは、該当するデータがある時に、「〇」をつけてみます。

IF関数を使う時のコツは、最初に日本語で条件を整理すること。
今回のケースを日本語で整理すると、

スクリーンショット 2016 02 17 10 58 54


これに対応する関数を入力すると、

スクリーンショット 2016 02 17 10 59 01


こうなります。(赤字が完成した関数)
IF関数の要素は次のようにまとめることができます。

IF関数の要素 今回の入力内容
1 条件式 F2=”神奈川県”
2 条件式が正しい時に表示する内容 “〇”
3 条件式が誤っている時に表示する内容 “”

上の日本語で整理した条件と対照させながら見ていただければ、
関数の意味はお分かりいただけると思いますが、

「神奈川県」と「〇」を囲んでいる「” ”」、空欄の「””」が気になるかと思います。

これは、関数の中で文字データを使う時に必要となるマークです。

関数は、簡単なプログラミング、つまりExcelに何らかの仕事をさせる指示なのですが、
そこで使えるのは、関数(「IF」や「SUM」など)、数値、範囲(「F4」「E6」などのセル番号)
に限られています。

漢字や記号は、Excel上では文字データとして分類され、
関数の中でそのまま使うとエラーになってしまいます。

そこで、文字データを「” ”」で囲むことによって
関数の中で、文字データを使えるようにするのです。

実際にこの関数をExcelシート上で使ってみましょう。
関数を入力して、

スクリーンショット 2016 02 17 11 31 31

Enterキーをタッチ。すると、

スクリーンショット 2016 02 17 11 32 57

「F2=”神奈川県”」の条件式に合いますので、「〇」が表示されました。

このIF関数を他の行にコピー&ペーストしていくと、

スクリーンショット 2016 02 17 11 35 35


各行の内容について正しく判定してくれました。


スクリーンショット 2016 02 17 11 37 47

条件付き書式を使う

「条件付き書式」を使う方法もあります。

「条件付き書式」は、指定した条件に該当するセルを
指定した書式で強調する機能です。

条件については、先ほどのIF関数を使えばいいので、
後は強調の方法を指定すればOK。

具体的に見ていきましょう。

まず、「条件付き書式」で強調したい範囲を指定します。
サンプルのデータベースはF列に住所が入力されているので、
F列のセルを指定します。


スクリーンショット 2016 02 17 11 55 51
(先頭行のセル「住所」を範囲に含めるとうまく行かないので、先頭行を除いて範囲指定します)


次に、条件を指定します。

「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」をクリック。


スクリーンショット 2016 02 17 11 58 50

「新しい書式ルール」画面が開くので、
数式を使用して、書式を設定するセルを決定」をクリック。

スクリーンショット 2016 02 17 12 03 45

次数式を満たす場合に値を書式設定」の欄に、条件式を入力します。
先ほどのIF関数で考えた条件「F2=”神奈川県”」でOKです。


スクリーンショット 2016 02 17 12 04 13


条件を入力したらどのように強調するか、書式を設定するため、
「書式」ボタンをクリック。

「セルの書式設定」画面が開くので、好みの書式を選びます。
ここではセルの塗りつぶしを選びました。


スクリーンショット 2016 02 17 12 04 30
(緑を選択)


選択が完了したらOKボタンをクリック。
すると、

スクリーンショット 2016 02 17 12 12 57


「神奈川県」のセルだけ緑に変わって、「条件付き書式」で条件に合う
データを抽出することができることが分かりました。

まとめ

Excelに入力されたデータの中から指定したデータを抽出する方法は、色々あります。
目的や手間を考えて、最も使いやすいものを選べるようにしておきましょう。

おまけ

3月に「実務で使えるExcel入門セミナー」を開催します。
基礎編では実務でExcelを使う時につまづきやすいポイントをおさえ、
効率よく使うためのコツをお伝えし、
応用編では経理や財務の現場でよく使われるExcelのスキルをお伝
えすると同時に、演習問題を実際に解きながらスキルを身につけて
いきます。

「仕事で使うExcelに自信が持てない方」
「これから本格的にExcelを使う予定の方」
「Excelを使ってみたいけど、どう使うのが正しいか分からない方」

などご興味のある方は、ぜひ。

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