実務で使えるWord入門セミナー ”扱い注意!”の文書の背景に「Draft」「社外秘」を入れよう

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Wordで作成する文書にも、扱いに注意が必要なものもあります。資料を目にするメンバーに注意を促すだけでなく、Word文書の背景に「Draft」「社外秘」などの”透かし”を入れて、念を押しましょう。

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扱いに注意が必要な文書

会社では、日々の簡単な業務の報告から、上司やチームメンバーへのプレゼン用のレポート、取締役会のような法律で定められた会議の場での議事録まで、 
様々な文書をWordで作成します。


文書にも性質に違いがあって、たとえば、


会社全体の方針を変更する重要な決定事項、 
法令に違反するような行為が発覚した場合の調査結果、 
取引先の機密事項を含んだ覚書、など


「1ヶ月後に公開するけど、今はダメ」

「守秘義務があるから、この案件に関わる人だけしか見せられないよ」


といった、非常に”重い”文書や、


「まだエライ人の承認を受けてないから、正式な文書じゃないよ!」


と言った、作成途中の文書で正式なものとして扱えない文書など、


特に扱いに注意が必要なものも出てきます。


こう言った文書は、メンバーに対して扱いに注意を促すだけでなく、 
”透かし”を使って文書の背景にも注意事項を表示させて、念を押すようにしましょう。

背景に「社外秘」を入れよう

Word文書の背景に「社外秘」と入れてみます。


「デザイン」タブにある、「透かし」をクリックするとリストが出てくるので、

スクリーンショット 2015 10 13 12 02 05

この中から「社外秘」(2つ用意されています)をクリック。


スクリーンショット 2015 10 13 11 59 36


すると、

スクリーンショット 2015 10 13 11 59 52


背景に「社外秘」と入りました。

背景に「Draft」と入れてみよう

次に、この文書が正式なものでないことを注意喚起するために、背景に「Draft(下書き)」と入れてみましょう。


先ほどの「社外秘」と同様に、「デザイン」タブから「透かし」をクリックしますが、

スクリーンショット 2015 10 13 12 02 05


リストの中に、「Draft」がありません。


リストにない文字は自分で作ることができます。


リストの下にある「ユーザー設定の透かし」をクリック。

スクリーンショット 2015 10 13 11 53 16


「透かし」画面が開くので、「テキスト」にチェックを入れて、 
「テキスト」の欄にカーソルを合わせて、「Draft」と入力して「適用」ボタンをクリック。

スクリーンショット 2015 10 13 11 54 15

すると、

スクリーンショット 2015 10 13 11 54 37

背景に「Draft」と入力することができました。


もちろん、テキスト欄に別の文字を入力すれば、「Draft」以外の”透かし”も入れることができます。

スクリーンショット 2015 10 13 12 22 48
(実用性は別にして、こんな心の叫びも”透かし”で入れられます)

「やっぱ、やめとこ」 ”透かし”を消す

”透かし”をいれてみたものの、「ちょっと大げさかも」と思ったら消してしてしまいましょう。


「デザイン」タブから「透かし」をクリックすると、

スクリーンショット 2015 10 13 12 26 23


「透かしの削除」の項目があるので、ココをクリック。 
すると、


スクリーンショット 2015 10 13 12 29 11

”透かし”を消すことができます。

まとめ

機密事項など取り扱いに注意が必要なWord文書については、
背景に「社外秘」や「Draft」などの”透かし”を入れて、注意を促すようにしましょう。 
リストに用意されていない文字でも、「透かし」画面で入力すれば、OKです。

おまけ

今日の日本代表の試合って、ワールドカップ予選じゃなくて親善試合だったんですね。 
新戦力を試すことになると思うので楽しみですね(TV中継、あるのかなぁ)。

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