Excelのちょっとした気遣い 「ライバルに差をつける」までは行かなくても、周りの人に気持ち良く仕事をしてもらいましょう

Excelは複数の方と共有して使うことも多いアプリです。自分だけではなく周りの方も使いやすくなるように、気にかけておくとよいポイントを、おさえておきましょう。

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優先するのは自分のExcelスキルの向上です 他者への気遣いはその次

Excelは膨大なデータを集計して、分析に役立てるための表やグラフを作成するためのアプリです。

 
目指すところは作業の効率化であり、Excelを扱うスキルが上がれば上がるほど、効率化が進むことになります。

 
そして、私たちが第一に目指すのは、このExcelを扱うスキルを向上させること。
そのために、機能・関数・マクロ、の各要素を時間をかけて学んでいます。

 
今回扱うのは、言ってみればExcelを使う際のマナーのようなもの。
Excelのスキルからは少し離れたところにあるものと考えて下さい。

 
仕事をする上では、効率が優先ですから、マナーのために資料の提出が遅れるようなら、マナーはなくても結構です。
「スキル向上が先、マナーは後」の優先順位は忘れないでおいて下さい。

 
本音を申し上げると「そこまで気にする必要があるのかな」と思うこともあります(こんなことだから、会社勤めが肌に合わなかったんでしょうね(笑))。

 
それでも、「こう言うところを気にする方もいる」ということを知っておくことは悪いことではありません。
人に強要するのは感心しませんが、少しの気遣いで、自分が作ったExcelファイルを気持ち良く使ってもらえれば嬉しいものです。

 
スキル向上の次にできる簡単なマナーとして捉えていただければと思います。

 

 

ファイルを初めて開くことを想定して、細部に配慮します

具体的なポイントを解説します。
ご自身が、そのExcelファイルを始めて開いた時に、「こうしてくれているといいな」と思えるものだけで良いので、取り入れてみて下さい。

 

デフォルトのシート数は1にしておく

Excel2010以前のバージョンでは、ファイルを新規作成するとシートが必ず3つ作成されていました。
(Excel2013は新規ファイルのシート数のデフォルトが1になったので、この問題は生じません)
 

スクリーンショット 2015 01 07 14 07 17

 
「シート1」だけを使って資料を作成して提出する場合、「シート2」と「シート3」を残したまま提出すると受け取った方はどうするでしょうか。

 
おそらく、何も書かれていない「シート2」と「シート3」も確認することになるでしょう。
大したロスではありませんが、それでもないに越したことはありません。

 
この確認の手間をかけさせないためには、「シート2」と「シート3」を削除する事が必要です。
さらに突き詰めると、最初からシートを1枚にしておいて、必要に応じて追加するようにしておけば、削除し忘れることも防げます。

 
ファイルの新規作成時のシート数は1にしておきましょう。
「Excelのオプション」の「基本設定」から設定が可能です。

 
1.「ファイル」タブをクリック
 

スクリーンショット 2015 01 07 14 24 49

 

2.「オプション」をクリック

 

スクリーンショット 2015 01 07 14 25 03

 

3.「基本設定」に「ブックのシート数」があるので、1に設定して右下の「OK」をクリック
 

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これで新規作成したファイルのシート数は1になります。
上ではExcel2013で説明しましたが、
Excel2007では、Excelの左上にある「Officeボタン」をクリックすると「Excelのオプション」を開くことができます。
Excel2003以前のバージョンでは、画面上方の「ツール(T)」タブをクリックして「オプション(O)」を選択すると、「オプション」の画面が開きます。そこで「全般」タブをクリックすると「ブックのシート数」の調整ができます。

 
いずれのバージョンでも、Excelのオプションから変更できることを覚えておくと良いでしょう。

 

正しく印刷できるように「改ページプレビュー」で印刷範囲を確認

提出したExcelファイルは、受け取った方で印刷することがあります。

 
印刷をするなら、印刷する人が責任を持って内容を確認するべきですが、そのまま印刷できる状態で送られてきていると、それはそれでありがたいことです。

 
Excelファイルが印刷されることを想定して、定形のサイズに収まるように設定しておきましょう。
「改ページプレビュー」を使います。

 
1.「表示」タブから「改ページプレビュー」をクリック
 

スクリーンショット 2015 01 07 14 48 58

 
2.「ページレイアウト」タブから「サイズ」「印刷の向き」を選択して、最適な印刷の設定を選ぶ
(多くの場合「A4、縦」になるはずです)
 

スクリーンショット 2015 01 07 14 52 49
 

スクリーンショット 2015 01 07 14 53 04

 
3.「改ページプレビュー」画面の青い実線をドラッグ&ドロップして各ページに収める印刷の範囲を調整

 

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青の実線をドラッグ&ドロップして調整。

 

スクリーンショット 2015 01 07 15 06 53

 

ファイルの保存形式を確認する

Excel2003以前のバージョンでは、Excel2007以降でデフォルトになっている「.xlsx」形式のファイルを開くことができません。

 
Excelファイルを送る相手がExcel2003以前のバージョンを使っている場合、それに合わせて保存形式を「.xls」にするようにしましょう。

 
最近はExcel2003以前のバージョンを使う会社も少なくなってきていますが、念のため確認しておくと良いでしょう。

 
1.「ファイル」タブをクリック
 

スクリーンショット 2015 01 07 14 24 49

 

2.「オプション」をクリック

 

スクリーンショット 2015 01 07 14 25 03

 
3.「保存」を選択して、「ファイルの保存形式」から「Excel97-2003ブック」を選んで「OK」をクリック
 

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入力内容を変更されたくないファイルは読み取り専用にしておく

作成した資料も他の人が閲覧できるように、共有フォルダに入れていると、誤って入力内容が変更されることもあります。

 
完成形のファイルでそれ以上の加工が不要なものについては、読み取り専用にしておきましょう。
そうすることで、閲覧する人も安心してファイルを開くことができます。

 
1.読み取り専用にしたいファイルにカーソルを合わせて右クリック。「プロパティ」を選びます。

 

スクリーンショット 2015 01 07 15 26 21

 
2.「プロパティ」画面に移るので、「属性」にある「読み取り専用ファイル」にチェックして「OK」ボタンをクリック。
 

スクリーンショット 2015 01 07 15 31 41

 
これで読み取り専用になりました。
このファイルを上書き保存しようとすると、

 

スクリーンショット 2015 01 07 15 35 36

 
このような警告メッセージが表示され、内容を変更できなくなります。

 

A1セルをアクティブにして保存

ファイルを開いたときに冒頭から資料を確認できるようにするための配慮です。

 
作業を終えた状態で保存すると、作業完了時の画面が開くことになります。
それでは、いちいちセルを上まで戻さなければいけないので少し面倒です。

 
この手間をかけさせないために、A1セルをアクティブにして保存しておきましょう。

 

 

まとめ

最初にも申し上げましたが、最優先するのはエクセル作業効率化のためのスキルアップです。
今回紹介したマナーについては、ご自身が納得したところだけ取り入れてみて下さい。くれぐれも、マナーに気を遣いすぎて時間をロスするようなことはされませんように。
<おまけ>
気温が下がりすぎてランが楽しめなくなりそうです。
身体が温まるまでの時間を早くする方法がないか、試行錯誤しています。

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