実務で使えるExcel入門セミナー Excelの入力を効率化する小さな技

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Excelでは数値データだけでなく関数や文字データも入力します。データ入力を効率的にするための技をご紹介します。

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効率よく入力するには、できるだけマウスは使わないようにします

Excelに限らず、PCで作業を行う場合には、キーボードとマウスの両方を使います。

 
マウスは直感的にカーソルを動かすことができ、範囲指定もできることから、PCを使い始めた早い段階から、

 
・データ入力:キーボード
 
・カーソルの移動・範囲指定・機能:マウス

 
と使い分けている方が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

 
最初の段階では、キータッチに不安がありますから、確実にマウスで操作する方が、効率よく作業できるのは事実です。

 
ただ、本当に効率よく入力するためには、そこからもう1歩進む必要があります。

 
それまでマウスでやってきた操作を手放し、キーボードで操作するように変えていくことです。

 
Excelの入力スピードを落としてしまう原因の一つが、マウスとキーボードの切替の数の多さ。

 
このマウスとキーボードの行き来を、できるだけ少なくするように、キーボードで作業する範囲を広げることが効率化に繋がります。

 
複雑な操作が不要で、効率よく入力するための技を見ていきます。

 

 

 

入力を効率的にするための、オススメ技

具体的な方法を見ていきましょう。

 

範囲指定

・シート全体を指定:Ctrl+A

 
「このシート全体をコピーしたい」 
「シートに入力されているデータを全て消去したい」

 
といった時には、シート全体を範囲指定する必要があります。

 
さすがにそれをマウスで行うことはできませんから、「Ctrl+A」のショートカットを知っておくと、確実に実行できて便利です。

 
見える範囲で操作すれば足りる場合も多いですが、確実にシート全体を指定するなら、「Ctrl+A」のショートカットを使うのがおすすめです。

 

 

・連続するデータを指定:Shift+Ctrl+矢印キー

 
たとえば、次のようなデータをコピーする時。

 

スクリーンショット 2015 04 20 17 29 23

 
全体は見えませんが、合計で300行を越えるデータになっているのですが、これをマウスで範囲指定するのは大変です。

 
ドラッグ&ドロップで300行目まで引っ張っていくのもいいですが、何かの拍子に途中でドロップしてしまったら、ショックも大きいです。

 
ショートカットを使えば、確実に範囲指定できます。

 
まず、左上角のセルを起点にして、「Ctrl+Shift+→」で連続する列を指定。

 

スクリーンショット 2015 04 20 17 36 47

 
その後、矢印キーを「↓」に変えれば、
 

スクリーンショット 2015 04 20 17 37 05

 

連続するデータ、すべてを指定できるのです。

 

 

セルの移動

・右のセルへ移動:Tab

 
資料を作成する際など、次のように順番に右のセルへ移動して、入力するようなケースがあります。

 

スクリーンショット 2015 04 20 17 48 38 
(ここでは日付のデータを入力しています)

 
この時、入力が終わった後、いつものクセで「Enter」をタッチすると、下のセルに移動することになります。

 

スクリーンショット 2015 04 20 17 47 31

 
これでは、再度、右のセルにカーソルを動かすためにマウスを使わなければいけません。

 
ですが、「Tab」を使えば、入力後に右のセルへカーソルを動かすことができるので、そのまま入力作業に移ることができます。

 

 
・データのあるセルまで移動:Ctrl+矢印キー

 
大量のデータを扱っているシートなどで、頑張ってデータの最後尾にたどりついたものの、「最初のセルに戻るのが面倒」と言うことがあります。

 

スクリーンショット 2015 04 20 17 57 00 
(矢印キーでA列まで戻るのは大変)

 
このようなときに、「Ctrl+←」を使うと、

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 01 58

 
一気に、データが入力されているセルまで飛ぶことができます。 

 

 

セル内の操作

・関数の編集:F2

 
関数を入力している途中に、入力内容を編集する場合があります。
 
セルの中のカーソルを動かして編集することになりますが、

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 05 51

 
カーソルを矢印キーで動かそうとすると、入力セルが隣のセルに移ってしまいます。

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 09 55

 
カーソルを動かして関数の編集をするためには、「F2」キーで「入力」モードを「編集」モードに変える必要があります。

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 13 40 
(「入力」モードから)

 
「F2」をタッチすると、

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 13 07 
(「編集」モードへ変更)

 
これで、編集が可能になります。 
この「入力」モードと「編集」モードの切替を行うのが、F2キーです。

 

 
・セル内の移動:Ctrl+矢印キー

 
関数の入力で、次のような長い式になる場合があります。

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 17 28

 
式が最後まで完成した後、先頭の方を修正したいとき。 
「←」でカーソルを戻すのも良いですが、結構面倒です。

 
そこで、「Ctrl+↑」を使うと、カーソルを一気にセルの先頭まで戻すことができます。

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 21 15

 
「Ctrl+⇄」なら、連続するデータが切れるところまでカーソルを移動させられますし、「Ctrl+↓」なら、セルの最後尾まで移動させることができます。

 

 

 

Excel以外でも使える技

ここまでで見てきた技は、Excel以外でも使うことができます。

 
まず、「Tab」キーです。

 
ネットなどの入力フォームで、順番に入力欄を移動しながら、必要事項を入力することがあります。

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 26 04 
(出典:amazon サインイン画面)

 
入力した後、マウスに持ちかえてカーソルを移動させて、次の入力に移るのは、効率が悪いです。

 
最初の入力が終わった後、「Tab」キーをタッチすれば、次の入力欄に移動できるので、キーボードから手を放すことなく連続して入力できるので、効率的です。

 

 
次に、「Ctrl+矢印キー」

 
Googleなどで検索をかけるときに、ウインドウにデータ入力しますが、

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 32 10

 
このように、長い検索ワードを入力したあと、先頭の方のデータを修正したいとき。

 
マウスでカーソルを戻そうとすると、キーボードから手を放す必要がありますが、「Ctrl+←」を使うと、

 

 
一気に先頭まで、カーソルを動かすことができて、

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 35 03

 
修正することができます。

 

スクリーンショット 2015 04 20 18 36 31

 

このように、Excelで身につけた技は、他の場面でも役立てることができます。

 

 

 

まとめ

Excelでデータ入力する場合にも、小さな技を知っておくと効率が大きく違ってきます。
 
<おまけ>
ネットで調べ物をするために、リアルタイム検索を使っていたのですが、「低気圧」がホットワードに上がってきていました。 
今日のお天気で苦しんでいた方が、たくさんいらっしゃったんですね。 
私も、一昨日、昨日、今日と苦しみましたが、少し快復してきました。頑張りましょう。

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