”現場でのミス”を防ぐために、つまづいた仕事は記録を残そう

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仕事の中には「かなり手こずったなぁ」と思う種類のものもあります。
1度引き受けた仕事は、これからも依頼される可能性がありますから、
次回以降の負担を減らすために、”仕事の経緯”を記録しましょう。

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他人の仕事のミスはすぐに気づく

税理士として仕事をしていると、他の方が作成した帳簿や確定申告書をチェックする
ことがよくあります。

会計ソフトや税務ソフトで入力しているので、
きれいな体裁で入力結果が出てくるのですが、誤りがあると意外にすぐ気づきます。

また、最初は誤りだと分からなくても、

「この科目、中身は何だろう?」

「全体のボリュームからすると、ここは金額が大きすぎないかな?」

など、「詳しく内容を確認すると誤りであることがわかる」ということもよくあります。

「専門家だから気づく」というのもあるかもしれませんが、
実際は、それ以外の理由の方が大きいと思っています。

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”現場にいない”から、ミスに気づきやすいだけ

帳簿でも確定申告書でも同じですが、「出来上がったものを後から見る」のは、
ミスに気づきやすいです。

1から帳簿や確定申告書を作ろうとすると、色々な面に気を使いながら、
ミスをしないように作業をします。

つまり、仕上げるまでに注意するべき箇所がとても多いんですよね。

ところが、チェックする方に回ると、きちんとできているところはスルーして、
ミスがありそうな所だけをチェックしますから、作成する側に比べて
注意するべき箇所が少ないです。
(だから、見落としやミスが少なくなります)

また、自分で作業していないので客観的に資料をチェックできる利点もあります。
自分で作った資料は長時間触れていて見慣れてしまうので、
自分でチェックしても「どこがおかしいか」に気づきづらいです。

さらに、チェックする方は冷静です。
現場で時間に追われながら作業をすると、どうしても焦ります。

チェックする側は作成するのに比べれば短時間で終わらせられますし、
完成した資料は目の前にあるわけですから、落ち着いた状態でチェックに臨めます。

”冷静さ”と言う点でも”作成する側”と”チェックする側”で全く違います。

他人の仕事のミスが分かるようになると、
自分が優位であるかのようにに思ってしまうかもしれませんが、
それは錯覚です。

ここまで見てきたように、後からチェックする方がミスに気づきやすいだけで、
当たり前のことが起きているに過ぎません。

裏を返すと、

当事者として現場で仕事をしているミスに気づきにくい

ということでもあります。

現場でのミスを少なくするために、
”仕事の経緯”を記録に残す

ミスはできるだけ少なくしたいものです。

ですが、先述の通り、当事者として関わる仕事の現場では、
ミスが発生しやすいです。

チェックに頼らず現場で作業を完結させるためには、
ミスを防ぐ工夫が不可欠です。

 

全てを完璧にするのは、難しいですから、まずは、
ミスがあった仕事や、上手く進められなかった仕事の記録を
残す
ようにしましょう。

チェックリストのように簡潔なものでもいいですが、
できれば、上手くいかなかった経緯を記録しておくのが良いいでしょう。


たとえば、

「メールでの伝達がうまくいかずに、必要な資料が早く手に入れられなかった」

「Excelで入手したデータに漏れがないかをチェックしていなくて、
会計データの数字と合っていないことが後で分かった。そのリカバリーで時間を使った」

など、

後から振り返ってもすぐに思い出せるような形で記録しておく方が、
振り返りもやりやすいです。

ポイントは、ミスをしたその時に記録すること。
記憶はすぐに薄れていくので、「失敗した!」と思った
その瞬間を逃さないで記録しておきましょう。

まとめ

”現場でのミス”を防ぐために、つまづいた仕事は記録に残しましょう。
(今日の記事は、自分への戒めのために書きました)

おまけ

来月開催予定の新プロジェクト、準備が進んできました。
今から会場をおさえられるかちょっと焦ってますが。

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