実務で使えるExcel入門セミナー  Excelを使いこなすには、最初に”型”を身につけるのが大事です

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Excelを自信を持って使えるようになるまでには、かなりの時間がかかりました。上手く使えなかったときと比べて、大きく変わったことは、動きの”型”が身についたことだと思います。

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「正しい使い方」が分からないと、積み上げができない

本格的にExcelを使うようになったのは、監査法人で仕事を始めてからです。


最初は、「使っているうちに慣れるよ」という先輩の言葉を信じて、特に何もしてなかったのですが、同じチームのメンバーと仕事のスピードを比べると、自分の仕事があまりに遅いので、「このままでいいのか?」と焦るようになりました。


見よう見まねでやってみますが、使い方は人によって大きく違います。


Excelが得意そうな人に使い方を聞いてもみますが、(誠実にこたえてくれるものの)曖昧な答えしか返ってこず、正解らしきものを持っているわけではないようでした。


「何とかしたい」とは思っていましたが、結局、我流の使い方を繰り返すことに終始。


案の定、使っているうちに、「慣れて、操作が速くなる」という日が来ることはありませんでした。


いくら繰り返し使っても、”正しい使い方”でなければ、何も積み上げることはできないという、当たり前のことが起こっただけですが、自分なりにもがいていた分、つらかったです。


たくさんの時間を浪費しましたが、「このままでは、らちが明かない」と言うことで、専門のセミナーで教わることを決断。


これが、自分のExcelスキルを大きく上達させるきっかけになるのですが、その後の展開を考えると、「もっと早くやっておくべきだった」と、未だに心の底から後悔しています。

セミナーで”型”を習ったことが、スキルアップの転換点

我流でExcelを使っていた時、どんな使い方をしていたかと言うと、たとえば、関数の入力を例に取ると、


まず、関数ウィザードを開いて、

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スクリーンショット 2015 08 19 1 37 12


自分が使いたい関数が含まれていそうな分類を選び、

スクリーンショット 2015 08 19 1 37 30


それっぽい関数を探して、

スクリーンショット 2015 08 19 1 38 12


見つけたら、解説に従って順番に入力する、

スクリーンショット 2015 08 19 1 38 22


というやり方でした。


いやー、律儀というか、生真面目というか、面倒なやり方ですよね。 
おまけに、解説を見ながらの入力だと、関数やその中身が全く覚えられないという、致命的な欠陥もあり、Excelのスキルアップなど望めないやり方です。


セミナーで習った方法は、それとは全く違っていました。


使いたい関数があれば、関数の頭文字を入力して、

スクリーンショット 2015 08 19 1 48 03


表示されたリストから、入力したい関数を矢印キー(↓)で選び、tabキーで確定。

スクリーンショット 2015 08 19 1 49 40


関数が入力されるので、

スクリーンショット 2015 08 19 1 51 12


関数の要素を直接入力していく

スクリーンショット 2015 08 19 1 53 01


方法です。


我流の、


「関数ウィザードを開いて→関数を探して→見つけて→確定して→指示に従って順番に入力→完了」


の流れと比較するとスピードに違いは明らか。


「浮き輪を付けてバタ足」と「クロール」くらい差が出ます。


関数ウィザードを使う方法は、何かを探しながら入力するため、行き当たりばったりなのに対して、


直接入力する方法は、順番が決まっていて、常に同じパターンで入力することができます。 
つまり、入力の手順に”型”があるのです。


セミナーではこれ以外にも”型”(”正しい方法”と言ってもいいですね)を習いましたが、このことによって、「経験を積み上げる」「スキルを高める」ことができるようになったのです。


我流(とは言っても、市販の書籍ではこの方法を解説してたりするんですよ)しか知らなかったExcel初心者にとって、進歩の可能性を感じさせてくれた瞬間でした。

”型”を習うだけでもダメ 反復したトレーニングで「自然に」扱えるようになることが必要

”型”を習ったのは、大きな進歩でしたが、それだけでExcelを使いこなせるようになったわけではありません。


”型”を「身につける」「使いこなす」レベルに引き上げるには、”型”を自然に繰り出せるようにならなければいけないからです。


そのために必要なのは、地味な反復練習。


「反復練習が必要」と言うと、「”型”を仕事で使っていれば、そのうちできるようになる」


と言うことになりそうですが、そうとも言えません。


経理業務を例に取りますが、Excelを使って、どんどん作業していくのは、月次決算の仕事ですが、月次で必要な作業は月に1度しか行いません。


1年積み重ねたとしても、たった12回。 
しかも、1度やったことを、次に経験するのは1ヶ月後です。


1ヶ月も間をおいて同じ事をやったとして、果たしてそれが、積み上げになるでしょうか。


プロスポーツ選手が、とっくの昔に習ったはずの”正しい動き”を、日々繰り返し練習していることを考えれば、1ヶ月に1回の本番だけで、スキルが定着すると考えるのは、あまりに楽観的すぎるでしょう(もちろん、人によってはそれで十分ということもありますが、私のような普通の人ではムリです)。


なので、スキルを身につけるのに、「現場の経験」だけに期待するのは間違いです。


スキルを鍛えるために意図的に行う、日々の”反復練習”でスキルを身につけ、その成果を「実務の現場」で発揮することで、自信につなげていく、


というのが、あるべき流れでしょう。


つまり、「現場の経験」以外にも、スキルアップのためのトレーニングをきちんと積む必要があると言うことです。


私も、セミナーで”型”を習ってからは、仕事の後、少なくとも1時間はExcelのスキルアップのためのトレーニングを毎日やっていました。


期間としては、3ヶ月くらいだったと思いますが、そのトレーニングがあって、ようやく自然に”型”を繰り出せるようになったのです。


やっていたのは、セミナーで渡された練習問題。 
来る日も来る日も、効率よく正確に問題に答えられるように、Excelの操作を繰り返していました。


退屈だし、苦痛でしたが、それはスキル習得のためには必要な時間だったと考えています。

まとめ

Excelを使いこなすためには、”型”を習うことと、”反復練習”が不可欠です。 
「現場の経験」だけでは不十分で、日々スキルアップのための時間を確保する必要があります。

おまけ

私が主催するExcelセミナーでは、第一は受講してくれる皆さんのために、話をしていますが、何%かは、上手くExcelを使えなかった頃の自分に向けても、話しかけているような気がします。

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