メール対応で注意していること

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

仕事をしているとクライアントとメールでやりとりする機会が多々あります。相手に合わせているだけでは自分の業務が効率よく進みませんし、かといってメール対応を怠ることは絶対できません。両方を上手くこなせるように注意していることを挙げていきます。

スポンサーリンク
自動サイズレスボンシブ

対応しない時間を作る

メールの受信通知は作業効率を落としてしまいます。本を読む、ブログを書く、財務分析、経営課題の検討など高い集中力が必要な業務を行うときはスマートフォンの電源を切ってメールの通知が来ないようにしています。その代わり、メールが来る可能性の低い早朝の時間帯に業務を集中させることで、クライアントに迷惑がかからないように工夫しています。
早朝は周りが仕事を始めていないために、他者に迷惑をかけずに自分のペースで仕事ができる貴重な時間です。この時間を最大限生かすために外部から入ってくる余計なものを排除しています。スマートフォンの通知はメールだけでなくスケジュル管理アプリの通知もありますから思い切って電源からきっているのです。

対応する時間を制限する

早朝の時間帯が過ぎてもスマートフォンは切ったままです。集中力をそれほど必要としない作業でも、受信通知による中断は効率を落とす事に変わりがないためです。
ですが、全く対応しないというわけではなく時間を区切って対応するようにしています。具体的には1時間に1度メールチェックする時間を作って受信されていれば対応するという形です。それを可能にするためにはタスク管理も細かく区切って行うようにしています。長時間かかるタスクでも20から30分の単位で区切ってスケジュールを管理して、無理なくメールチェックに移れるようになっています。

用件を漏れなく、短い文章で

メールの体裁を考えすぎるとついつい長い文章になってしまいます。失礼がないように、漏れがないようにと気を配った結果ですが、反対に用件がぼやけてしまって伝わらない文章になってしまっては意味がありません。
メールではある程度割り切って用件を端的に表現することを心がけ、短い文章で仕上げるようにします。素っ気ない内容で誤解されるかもしれませんが、肝心の内容を性格に伝えることが優先です。相手も何度かやりとりするうちに、そう言うスタイルだと分かって慣れてきますので心配はいりません。

長文メール、特にスクロールが必要なメールは最後まで読まれないという話もあります。いくら丁寧に文章を書いても読まれないなら意味がありません。自分が読み手でも文字がぎっしり詰まったメールは途中で読むのをやめたくなります。相手に読んでもらえるメールにするためにも文章を短くするのは一つのテクニックです。

メールチェックしたら素早く返信する

上とも関連しますが、素早い返信なら用件だけに絞った短い(素っ気ない)文面でも、早く返信したからという理由で許されます。
時間をおいてしまうと余計な言い訳から入る必要がありますし、返信が遅くなっているという心理的な負担も大きくなります。メールに気づいたらその瞬間に短い返信をして早くストレスから解放されるようにします。

もちろん、回答に時間がかかるようなメールが来ることもあります。その時はその旨を伝え、これからの対応の過程(詳細の確認をするなど。そこまで具体的でなくてもいいです)を示し、回答の期限の目安を返信して回答は別のメールで後から伝えます。

とにかく最初の返信を素早くすることで余計なストレスを避け、相手にもきちんと対応していることを伝えて安心してもらえるようにします。

定型文は単語登録で

素早い返信のために事前に準備できるところは全てやっておきます。名前、事務所名、文頭・文末の挨拶、使う頻度の高い言葉は単語登録で記憶させて2,3文字入力すれば変換候補として表示されるようにしておきます。これなら固有名詞や漢字の誤りを避けることもできますので内容に集中して文章を作ることができます。

見直しは回数を決めて

文章が仕上がったら見直します。回数を決めてやり過ぎないように気をつけます。一度気になり始めると色々なところが気になりますが、それでは時間がかかりすぎるので、固有名詞や用件などに絞って誤りがないことを確認できたら細かい表現は無視して送信しましょう。

重要なメールは必ず電話で確認

重要なメールの場合は届いていることを確認するために電話で問い合わせます。アドレスの誤りの可能性は低いですが、忙しい方の場合、受信したメールを見落とすこともよくあります。Outlookでは開封メッセージの返信要求ができますが、受け取る方は相手にコントロールされている感じがして嫌な思いをするので使いません。
それよりも電話で受信確認をするとともに、どうしても要求が多くなってしまうメールの文面について、趣旨を伝えながら柔らかいニュアンスで依頼するというメールで伝わらない部分を補うようにしています。ただ、これもやり過ぎると効率が落ちてしまうので本当に重要な時にだけやることにしています。

まとめ

メール対応は意外に時間がかかるものです。
他の業務との兼ね合いを考えて効率的かつクライアントの信頼と安心感を損なわないような方法で対応したいですね。
メール単体ではなく、コミュニケーションの密度を含めた普段からのお付き合いの仕方がメールの効率化にもつながると考えています。
<まとめ>
気温が下がってきてランに適した環境になってきました。
後は雨が降らなければいいのですが、なかなか都合良くは行きませんね。

スポンサーリンク
自動サイズレスボンシブ
自動サイズレスボンシブ

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする