短いコメントで感情は拾いきれません 簡潔な文章を書くときは、別の方法で感情面をフォローしましょう

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監査法人に勤めていた頃、業務の報告はExcelやWordで行っていました。問題点の指摘や追加の業務があれば、ファイルに付属しているコメント機能を通じて指示を受けることになります。ここに書かれた内容は、間違いや不足している部分ですから、自分では気づかなかったことを教わる良い学習の機会になるのです。その一方でコメントの内容から真意を把握することができずに、無意味に落胆したり誤解することもまた多くありました。

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書き言葉で細かいニュアンスまで表現するのは無理

エクセルやワードのコメント機能は、ファイルの内容を変えることなくメモや注意点を残すことができる便利な機能です。
Excel
(Excelのコメント機能。内容も変えず非表示にもできます)
コメントを残す側の上司は、膨大な数のファイルをレビューしながらコメントを残して行きますから、一つのコメントに長い時間をかけることはできません。必然、コメントの中身は簡潔になり場合によっては正確に意図が伝わらないケースが出てきます。特にやっかいなのが、文末の表現がぞんざいなケースで、コメントする側にそこまでの意識はなくても、受け取る側は叱責されているような気分になり感情のもつれに発展することもあります。
普段から顔を合わせて、お互いが人となりを理解しているならそうでもありませんが、接点の少ないもの同士の場合はそうも行きません。このあたりが書き言葉の、と言うより言葉そのものの限界でしょう。感情を表現するには書き手の技術も必要ですし、人の感情も短い言葉で表現しきれるほど単純ではありません。
書くことで何かを伝える場合には自分の感情は伝わっていないものと心得て、対面でのコミュニケーションを増やしたり、メールや電話を通じて感情面の交流に重点を置いて言葉を交わすなど、積極的にフォローしていくことを意識しなければいけません。その感覚がないと、どこかのタイミングで感情の行き違いが生じたときに、累積した不信感が爆発して収拾がつけられなくなります。

反省の意味を込めて、改めて言葉の難しさを認識しました

ここまで他人事のように書いてきてしまいましたが、私自身も同じように短いコメントを残した際に、十分な配慮ができずに後輩に迷惑を掛けた経験があるのです。その時でも表現の強弱については注意してコメントしたつもりだったのですが、私の意図以上に深刻に受け取ってしまったようで、かなり時間をかけた修正させてしまいました。電話ででもフォローできていれば何とかなったと思うのですが、十分な対応ができず反省しています。

今は監査法人を離れましたが、今もクライアントや仕事仲間に対して文章で連絡することは多いですし、ブログでも皆さんに言葉を通じてコミュニケーションを取らせていただいているわけで、書き言葉によって自分の意図がどれだけ伝えられるかは、今でも大きな問題です。特にブログのように書き言葉でしか伝えられないメディアにおいては、「少し舌足らずでも伝わるだろう」という油断が命取りになります。そうならないよう、適切な言葉の選択や感情を丁寧に表現することなどを常に心がけるようにしています(とはいえ、上手くいかないことも多いのですが)。

まとめ

周囲の環境からソーシャルメディアでのコミュニケーションが迫られる機会が増えてきています。
そこでは書き言葉によって表現することが求められますが、書き言葉だけで意図を正確に伝えることは難しいです。むしろ、書き言葉が不完全であることを前提に、対面のコミュニケーションなど別のフォローの手段が不可欠と考えるのが懸命で、不要なトラブルを避ける手段になります。
<おまけ>
松本山雅FCがJ1昇格を決めました。
今まで応援してきた皆さん、本当におめでとうございます!!
満員のアルウィンでJ1を戦うのが今から楽しみですね。

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