質問の際に心がけていること

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クライアントと仕事を進めるのに欠かせないのが質問です。的確な質問によって仕事の質を高め効率化を図りたいところ。質問の際に心がけていることを挙げていきます。

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根拠となる事実を確認する

曖昧な質問をしてしまうと答える方も答えづらいですし、信頼を失って回答者の答える気持ちを削いでしまいます。それを避けるためには、自信を持って質問することが大事です。何となくの印象ではなくその質問がなぜ生まれたのか、どうしてその疑問を持ったのかの理由を明らかにしておきます。確信を持って質問する姿勢が整えばほしい回答を引き出せる可能性が高くなります。

回答を予測して質問する

特定のポイントについて質問する場合は回答を予測して質問します。質問は回答者の答えを積み重ねて事実にたどり着くという方法でも使いますが、回答者の答えに振り回されて時間がかかりすぎるとう欠点があります。そこでポイントが決まっている場合には、質問する前に関連する情報を収集して自分なりの結論を出しておいて、その結論が正しいかどうかを検証するための質問をしていきます。
たとえば、売上が減少した理由を質問するとき、過年度の売上明細を確認して減少傾向にある商品や、突発的に売上の増加に貢献した商品などがあれば、それが原因にあたるのではないかと考えて、質問します。

推測、願望と事実を区別する

人が話す内容には多くの推測や願望、思い込みや勘違いが含まれます。それは質問に対する回答でも同様です。回答者の話す内容については単に受け入れるだけではなく、特に重要な部分についてはそれが推測や伝聞の情報なのか、それとも根拠のある事実なのかを確認しながら把握するようにします。
たとえば、回収が遅れている債権について「一両日中に入金があります」との答えがあった場合。その答えが、取引先からe-mailや電話によって確認がとれたことなのか、それまでの慣習から推測しているのか、など回答の根拠を確認して事実か推測かを区別します。

複数の情報に矛盾がないか確認する

これは質問とは直接関係ないですが、回答の信頼性を判断する方法として考えていることです。重要な項目についての質問は1人もしくは一つの情報源からの情報では信頼性が高くありません。その場合は複数の情報源から情報を入手します。その際、複数の情報の間に矛盾がないことを確認します。矛盾がなければ情報の信頼性は高まりますし、そうでなければさらに調査を続けて事実がどこにあるかを追求することになります。
たとえば、新しく発生した多額の債権があった場合に担当者にその内容を聞くだけでなく、債務者にも内容と金額を確認します。両者の情報に矛盾がなければ担当者の回答は正しいということになりますし、矛盾があれば回答の信頼性がえられませんからさらに調査を進めることになります。

まとめ

ビジネスを進める上では疑問点を解消するために質問が欠かせません。有効な質問の仕方を身につけることで仕事の質が上がり効率化も図れます。
ご自身の職業によって使えるテクニックは変わってきますので、ご自身の経験を踏まえながら使いやすい方法で質問のスキルを高めていきましょう。
<おまけ>
ヨーロッパのサッカー界では8月31日で夏の移籍期間が終了します。各チームの陣容がほぼ整いましたが締め切りまでは何が起こるか分かりません。思いがけないビッグディールが進行中かも、と想像するとワクワクしますね。

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