ScanSnap iX500で紙書類を効率よく処理する

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事務所に新しいスキャナを入れました。富士通のScanSnap iX500です。それまで複合機でスキャンしてきましたが、書類の整理を効率化するため専用機を導入しました。この選択は正解で早くも事務処理の効率化に真価を発揮しています。使い始めて間もないですがその使いやすさを見ていきましょう。

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きっかけは資料の整理

スキャナ導入は以前から考えていましたが、複合機でも代替できたこと、オフィスのものを極力減らしたかったこと、お金がかかること、等の理由から先延ばししてきました。ですが、まとまった紙の資料を扱う機会が連続してあり、また、その資料をすぐに取り出せるように整理しておく必要があったことからスキャナの導入を決意。購入にあたっては、
1.両面読み取り、2.WI-FI搭載、3.読み取り速度の速さ、4.値段の安さ、の3点を意識しました。これは複合機との差別化を考えた条件で、これをクリアできなければ購入取りやめの選択肢も残していました。知人の意見やwebでの情報収集で候補を絞り富士通のScanSnap iX500とCanonのDR-C225Wの2つに行き着きました。最後は両方のスペックがほとんど変わりなかった上にScanSnap iX500の方が値段が安く、継続して高い評価を得ていたことから、ScanSnap iX500に決定。webから注文して早速オフィスで使い始めました。

使ってみなければ伝わらないかもしれません

ScanSnap iX500を使ってみて良かったところを挙げてみます。

設定が簡単

現物が届いてもいきなり使えるわけではありません。マニュアルを読み、備品を確認して、必要なファイルをインストールして、いくつもの認証をクリアして、やっと使えるようになるものです。
ですが、今回届いたスキャナを見てみるととてもシンプルな作りで外部との接続は電源とPCとの接続用の2つだけ。操作画面もボタンが一つあるだけで簡単に使えそうだったので、これなら複雑な設定はいらないだろうと踏みました。ScanSnapのHPを開いていきなり最新のインストーラーをダウンロード。そのままファイルを開いて設定を進めるとすぐに使える状態になりました。WIFIの設定が若干面倒ですがそれでも指示に従うだけですので問題ないでしょう。
もちろん、マニュアルをしっかり読んでインストールしていくべきですが、読まなくても何とかなるくらい簡単と言うことです。シンプルで使いやすいというのは日常的に使うアイテムには欠かせない条件です。

速い

最初に両面、連続、を条件にしていましたし1分当たりの読み取りスピードが速いものを選んだので当然と言えば当然なのですが思いの外速いです。これは使ってみなければ分からないところでしょう。
両面印刷された20枚の原稿をあっという間に読み取った時には、いちいち表裏をひっくり返しながらスキャンする複合機にはもう戻れないと思いました。
仕様によるとScanSnap iX500は1分間で25枚の原稿を読み取ることができて、これは家庭用のスキャナとしては最も速い部類に入ります。

Normal

オフィスで使いやすい

複合機を使っていて気になっていたのが音の大きさです。フィーダが動く度に大きな音がして静かなオフィスでは迷惑な存在でした。ScanSnap iX500は動くスピードは速いですが動作時の音は非常に静かで作業の邪魔をしません。周りを気にせずスキャニングできます。また、コンパクトな設計でサイズは幅が30センチ高さ16センチ奥行き17センチ。机に置いていても邪魔になりません。オフィスユースとの相性の良さも優れた点です。

Form

取り込んだデータが扱いやすい

通常の紙の資料だけでなく名刺の読み取りでも使用していますが便利なのが読み取った後のデータの扱いです。
文字の認識が可能なので名刺のデータはソートによってあいうえお順に並べ替えることが可能です。また、データが増えても検索をかけてほしいデータを抽出することができるので、紙の資料のままで目視で見つけ出す手間と労力を考えるとスキャニングによるメリットは非常に大きいものがあります。かさばる紙の資料が処分できることもそうですが、ソートや検索によるデータ抽出の効率化によるメリットは今後さらに注目されることになるでしょう。

Name card

ただし、デメリットも

これだけ優れたスキャナーですがデメリットもあります。
それはA3などの大きなサイズの紙を読み取ることができないことです。
ScanSnap iX500のマニュアルをスキャンしようと思ったのですがA3で挫折してしまいました。
切断すれば読み取れますから大きな問題は無いのですが、それでもA4以下のサイズに限られるのはちょっと不便です。

Limittation

まとめ

ScanSnap iX500で紙の資料の整理は大いに効率化できます。今後は、その便利さに甘えず本当にスキャンが必要かどうかの判断を磨く必要がありますね。
<おまけ>
高温注意報が出てましたね。
日中の外出は避けて無理しないようにしましょう。
Rock In Japanに参戦している方、絶対に無理しないで日陰で休む時間を長く取ってくださいね。

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