タスクの標準化で担当のローテーションをスムーズに 内部統制も継続して機能します

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

内部統制を作り上げるには多大な時間とコストがかかります。1度できあがればそれで終わりではなく、正しく機能させるための継続した工夫が必要です。ローテーションも不可欠な要素です。

スポンサーリンク
自動サイズレスボンシブ

内部統制の弱点の一つ、結託・共謀にくさびを打ちます

内部統制は業務を正確かつ効率的に進め、さらに不正を防止するために作る会社の仕組みです。上場会社では内部統制自体の監査を受けることが義務づけられていて、その重要性が広く認識されるようになりました。


書店では「内部統制」をタイトルに含んだ分厚い専門書が何冊も並び、「内部統制」の言葉だけでは内容がつかみづらいため、難しそうなイメージがあるかもしれません。ですが、皆さんが会社でも経験されている、ご自身の作業内容を上司がチェックして押印する、と言った”作業と確認”の仕組みがまさに内部統制なのです。


上で挙げたのは、特別簡単な例ではありません。基本的に内部統制は「人同士のチェック」をベースにした仕組みです。
ですので、内部統制が正しく機能するかどうかは、”人”にかかっています。担当者が悪意を持って業務に当たると、いとも簡単に内部統制のチェックの網は破られて、不正が起こってしまうのです。


ただ、通常はそのような不正が起こることはありません。不正がばれれば、ペナルティを受けると言うこともありますが、何より、ご自身の仕事に誇りを持って誠実に取り組まれている方が圧倒的だからです。
「不正はいきなり発生するのではなく、その環境が整った時に発生する」と考えられています。ここで言う「その環境」の1つが”慣れ”です。


長期間同じ職場に従事することで、業務に詳しくなる反面、チェックの作業に慣れが生じて、なあなあで終わらせてしまうようになることがあります。「チェックの目が甘く、ばれることがない」と分かると、不正へのハードルは確実に下がります。この環境に、家族の介護、子供の学費などお金が必要な事情が加わればどうでしょうか。はじめはそんな意図がなくても、環境に乗じて不正に手を染めるということが生じるのです。


このような、「不正が起きやすい環境」を作らないためには人を変えることが不可欠。ローテーションはキャリア形成にも必要とされますが、内部統制を有効に機能させるためにも必要なのです。

スムーズなローテーションにはタスクの標準化を

ローテーションの障害になるのは、業務効率の低下です。先述の通り”慣れ”は不正への温床になりますが、業務が効率的に進んでいることの裏返しでもあります。上手く回っている仕組みをできるだけ崩さないように、人を入れ替えるためにはタスクの整理と文書化がポイントになります。


退職などで人が入れ替わる時に、やむを得ず行うのが引き継ぎの作業ですが、これをいつでもできる状態にしておこうとするのが、「タスクの整理と文書化」です。
既に日常業務になっていることも、当初は前の担当者から説明を受けてメモを取りながら引き継いだはずです。そのやり方に慣れ、内容が分かっていくるとより効率的に進める工夫が加わって自分のやり方が確立されていきます。このオリジナルのやりかたは自分の中にできあがっていますが、周りの人には分かりません。
それを、言葉で説明できるようにタスクを整理して文書でまとめて、「読めば分かる」レベルの状態にしておくのです。


これは、引き継ぎに役立つだけではなく、自分の業務を効率化するためにも役に立ちます。言葉にして文書にして客観的にタスクを眺めることで、ムダがないか工夫できる余地がないかを厳しく検証することができるからです。

タスク標準化は素人が分かるレベルにまで落とし込む

「タスクの整理と文書化」はただやれば良いわけではありません。その深さが重要です。別の人がやっても上手く回せる、ことを目標にしていますから、できるだけ分かりやすく作り上げることがポイントになります。その業務に就いたことのない他部署の人でも理解できる、言ってみれば「素人でも分かる」レベルが必要です。


部署内でしか理解されない用語は避けて、辞書で出てくるような一般的な言葉を使い、作業手順もマニュアルのように細分化して説明し、「内容は分からないけど、その通りにやったらできあがっていた」というのが理想です。「理解は後からついてくる。これだけやればできあがる」でいいのです。


また、作業だけでなくそれに付随する情報も必ず文書にします。他部署の担当者や外部の取引先とやりとりしながら仕事する必要がある場合などは、相手が求めていることが何か、何を嫌うかなど、業務を円滑に進めるために必要なことは、小さいことでもしっかりと文書に残すように心がけます。
人が好む作業のツボ、のような一見小さくて思えるようなことでも、業務の効率に影響することが多々あります。そういった目に見えない箇所にも注意を払いながらタスクの整理と文書化を進めます。


タスクの整理と文書化が「素人でも分かる」「素人にもできる」レベルで浸透することによって、作業効率を落とさないローテーションが可能になるのです。

まとめ

従業員が複数いる会社ではローテーションが不可欠です。
タスクの標準化で、業務効率を落とすことなくスムーズなローテーションが可能になります。
<おまけ>
かつてプレイしていたのに、最近は見ることすらほとんどなくなってしまったバスケですが、知らない間に大変なことになっていますね。
事態は深刻ですが、良い機会でもあります。
オープンで前向きな協会に生まれ変われるように、バスケに愛情を注げる実務能力の高いリーダーに導いてもらいたいです。

スポンサーリンク
自動サイズレスボンシブ
自動サイズレスボンシブ

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする