現金は減らすor無くすことで管理を簡単にする

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会社の決算書にはたくさんの科目が出てきますが、この科目を並べる順番には意味があります。一般には流動性配列が採用されていて流動性の高い項目から順番に記載されているのです。”流動性”と言うと分かりにくいですが、消費や利用によって早く決算書からなくなってしまうものを「流動性が高い」と表現しています。たとえば、短期借入金は1年以内に決算書からなくなってしまうので、流動性が高く決算書の上の方に記載されているのです。資産の部で一番最初に記載されるのが現金です。今まで当然のように保有されてきた現金ですが、最近はほとんどもたれない時代になってきました。

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現金は使い勝手が良い反面リスクが高い できるだけ減らして「管理しない」のが大きな流れです

決算書の中で現金が資産の部で1番上に来るのは、すぐに支払いに使えるために流動性が高いと認められているからです。他に有価証券なども決算書の上の方に記載されますが、決算書から無くすには売却などの手続きが必要で現金と比べれば手間がかかります。現金は特別な手続きがなくてもそのまま使えますから、他の資産と比べても使い勝手の良い資産といえるのです。その一方で、現金はリスクが大きい資産でもあります。

1.従業員の着服がおこりやすい

先述の通り現金はそのまま支払いの手段に利用でき、支払いの後は以前の所有者を特定することが難しいことから、着服への誘惑がつよい資産です。通常、特に心配がなくても、借金や浪費などで金銭的に追い詰められた場合には着服の対象として思いつきやすい資産であるため盗難のリスクが高くなるのです

2.記帳ミスが起こりやすい

会社の支払い方法として現金を含んでいる場合、現金で支払いを行うのは、細々とした経費になることが多いです。必然、取引の数も多く、内容も多様ですから、記帳ミスが起こりやすくなります。

3.領収書の不正使用による横領が起こりやすい

取引先からの支払い方法として現金を認めている場合は、現金を受け取った際に領収書を発行します。この領収書を不正に入手して取引先に渡し、取引先で経費精算をしてからキックバックを手に入れるなど不正の道具として利用されるリスクがあります。

4.管理の費用対効果が低い

従業員の着服や領収書の不正利用、記帳ミスの防止などを防ぐためには現金の管理業務を、収納、支払い、保管、記帳に分けてそれぞれ担当者を置き、相互牽制とチェックをかけることが必要になります。一方で、現金を利用するのは細々とした経費の支払いなどで、多額の支払いや、まとまった売上債権の回収を現金ですることはあまりありません。とすると、少額の現金を管理するために何人もの人を雇う必要があり、管理のためのコストがかかりすぎてしまうのです。

現金は無くすor減らすのが大きな流れです

このように便利な側面もありながら、リスクも多い現金について上場企業などではどうしているかというと、「無くす」もしくは「減らす」ようにして現金の管理にコストをかけないのが一般的になってきました。
監査法人に勤務している頃、実査を何度か行いましたが、10万円を越える現金を保有している会社はありませんでした。企業規模から考えるとほとんどないと言ってもいいレベルの額しか持っていないのです。

とはいえ、現金を完全にゼロにするのは難しいでしょうからいくつかのルールを決めた上で少額の現金を持つことが現実的でしょう。不正や誤りを避けるために次のようなルールを決めて実行します。

1.業務上の経費は、立て替え後精算し給与とともに口座振込にする

業務上必要な経費は従業員に渡す必要がありますがそれを現金で渡すことは取りやめにします。その一方で、経費精算のファイルに必要事項を記入してもらい領収書やレシートなどの証票を添付して提出してもらいます。内容を確認して問題がなければ、給与とともに銀行口座に振り込むのです。こうすれば細々した経費を現金で手渡す必要がなくなり現金を減らすことができます。

現金を使うケースを限定して少数で管理できるようにする

現金は支払い手段として優れていますが、銀行振込等の他の手段で代替が可能なケースがほとんどです。現金を使わずに決済できるものは現金以外で決裁するようにルールを変更してしまいましょう。そうすれば、残るのは会社名義で支払う冠婚葬祭の費用くらいでしょうか。この程度であれば多額の現金を持つ必要はありませんので、他の業務と兼務する形で人員を配置して管理すればいいですし、件数も限られるので記帳誤りのリスクも減らすことができます。

さらに申し上げると、現金で入出金を管理するのを銀行口座での振替に変えることができれば、銀行から入手する取引データを会計ソフトに取り込むことができるので、記帳の効率化にも繋がるメリットもあります。

まとめ

現金を多く持ちすぎるのは、リスクが高くコストもかかります。
少額だけ保有して、銀行口座への振込が可能な取引についてはすべてそちらに変えてしまいましょう。
最初は大変ですが大きなメリットがあります。
<おまけ>
寒さはそれほどでもないですが、乾燥によってのどの痛みが出るようになってきました。皆さんもお気をつけ下さいね。

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