議事録を残して会議後の実効性を高めます

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会社では日々多くの会議が行われています。ちょっとした伝達事項のミーティングから部内での懸案事項の議論、取締役会のような全社的な意思決定の場まで、重要性に違いはありますが課題に対する方策を議論し決定する場として会議があります。会議の決定事項が確実に実行されるように議事録を残しましょう。

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会議の時間を生かすには会議後の管理が重要

会社で行われる会議に無駄が多いと感じられる方は多いと思います。せっかく時間をやりくりして集まったのに、議題が曖昧で方向性が見えなかったり、議論が煮詰まらずに何も決められないまま終わってしまったり、議長の議事進行が下手で議題を消化しきれなかったり、消化不良のままで会議が終わり、振り返ると「あの時間は何だったのか?」と疑問に思ったケースが1度や2度はあるのではないでしょうか。

これは会議が目に見えない言葉(話し言葉)で行われることに主な原因があります。議題や参加者の主張、話の流れが、視覚的に追えないので、それぞれの考えや理解度を測ることができないままに議論が進んでしまうからです。
これを防ぐためには、事前に議長が議題や論点を文書で伝えておき、参加者が論点の中身を理解した状態で参加する必要があります。会議の中身の充実は会議の前に決まると言っても過言ではありません。

では、会議で決まった内容に実効性を持たせるにはどうするかというと、会議の内容を議事録で残すこと。ポイントは責任と期限です。

議事録を残して目標管理に役立てます

会議でせっかく良い議論ができて従来の業務の改善策が出てきたのに、その後急速に熱が冷めて今までと変わらない状態になってしまった、ということもよくあります。それでは「会議自体が無駄」と言うだけでなく「議論しても何も変わらない」と言う意識となり、「今まで通りでいい」という、変化に鈍感な組織になってしまいます。

もし、積極的に変化していける組織を目指すのであれば、せめて議論して決めたことについては、変えられるようになっておきたいところ。そのためには、まず、議事録を作成して決まった内容を後で見直せる形にしておきます。
議事録は会議の内容をそのまま記録した上で、始めに要旨をまとめておきます。重要なポイントをすぐ見直せるようにしておくのです。

さらに、これは会議中にも詰めておく必要があるのですが、決まった内容について、その期限と責任者を決めておいて議事録の中に明記しておくのです。この2つがあることで決定事項についての実効性が高まることになります。
責任者が決まれば、指名された人は会議の決定事項を自分の仕事として認識しますし、期限が決まれば具体的なスケジュールをイメージして動くようになります。また、期限までに中間報告のルールを決めて、現在の進捗状況がどうなっているかを会議の参加者に伝え、期限が来て何もできていない、などと言うことがないようにします。
期限が来れば会議後の成果の検証です。再度、会議に参加したメンバーが集まって内容を評価。必要に応じて改善策などを話し合い、懸案事項の解決に向かいます。

責任者、期限、を明らかにすることで会議の内容を具体化することが重要なポイントです。

無駄な会議を防ぐ

責任と期限を明らかにすることは、会議後の実効性を高めること以外にもメリットがあります。それは無駄な会議への歯止めになることです。

会議をすれば必ず責任者が決まり期限までの報告が求められ、成果の検証にまで及ぶとなると簡単に会議を提案することもできません。必要なことについてまで会議の提案ができないのは困りますが、実行に対する強い責任とともに提案する会議でないと、実効性のある議論などできません。


無駄な会議を避けるためにも、責任と期限の明確化は役に立ちます。

まとめ

議事録に期限と責任者を明記して開銀で議論した内容に実効性を持たせましょう。
決定事項を伝達するだけで良いのならメールでも立ち話でも十分です。参加者の時間を無駄にしないためにも実のある会議にしたいですね。
<おまけ>
家に設置された自動換気装置から入る外気で部屋の中が寒いです。今は厚着で寒さを乗り切っていますが、何か対策が必要かもしれません。

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