”仕事の整理””仕組み作り”がピンチに役立つ

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ゴールデンウイークが序盤の5月の初めから少し体調を崩していました。休養をとりながら仕事を進めましたが、仕事の手順を整理していたことで負担が少なくて済みました。

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体調はコントロールしきれない

4月半ばから新しい仕事の準備のため夜遅くまで仕事をする日が続きました。それまでは、遅くとも1時までには寝るようにしていましたが、ここ数週間は3時、4時になることもあり睡眠時間が短くなる日が続いていました。

そして、5月の初め。それまでと同じように夜遅くまで仕事をしていたのですが、ちょっとした体調の変化が。ランに出かけていつものコースを走るのですが、最初から疲れを感じてしまいしばらく経ってもそれが変わらず。普段の半分くらいの距離で走るのをやめることになってしまったのです。

「こんな日もあるか」と考えて気にせず仕事を続けていたのですが、疲労感が増してきて、徐々に集中力を失っていくことになりました。「今日やらなきゃいけないことがまだ残っているのに、このままではいけない」と思いましたが、どうにも立て直すことができませんでした。

そこから3日間は、1日のうちのほとんどで横になり、体調が少し戻った数時間だけ仕事をするという苦しいスケジュールになってしまいました。

無理をして不規則な生活になったことは反省しなければいけませんが、体調を崩してから仕事を続ける中で気づいたこともあります。それは、”仕事の整理”と”仕組み作り”ができていると、少ない労力で効率よく仕事をこなすことができることです。


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「仕事の整理」「仕組み作り」が身を助ける

私は、普段、税理士業務とセミナー業務を主な仕事にしています。
お客様によって提供するサービスは異なりますが、仕事を続けていく中である程度その中身は整理されてきています。

内容としては税務上の解釈や判断を伴う業務、セミナーの教材作りなど、落ち着いてしっかり考えながら進めなければいけない業務と、定型文で対応できる連絡やブログの題材を集める作業など、ある程度やることが決まっていて考える余地があまりない業務に分けられます。

この線引きがハッキリしていると、

・体調が少しでもよいタイミングで考える作業を集中的に、

・体調が悪くなってきたら考えなくてもできる業務を行けるところまで

というように、作業内容を切り替えることによってコンディションに合わせた仕事の仕方ができるようになります。こうすることで、体力や集中力を適切に配分することで、コンディションが悪い中でも質を落とさずに作業することができるようになりました。

そして、考える余地があまりない業務については、さらに仕組み作りをしっかりしておくことで、効率よく進められるだけでなく、ミスが少なくすることもできます。”仕組み作り”は、この通りに作業すれば間違いなく作業が完了させられるという手順のことで、仕事を重ねれば重ねるほど練り上げられていきます。その結果、より効率がよくミスの少ない仕事ができるようになるのです。

私は自分のことをあまり信用していないので、この”仕組み”を練り上げることで仕事の精度を高めることを常に考えていますが、今回、コンディションが悪い中で「これに従って仕事をすれば大丈夫」という指針になる”仕組み”があったおかげで、余計なことに気を回すことなく完了させられる仕事がかなりあって、全体の作業をラクに終えることができました。

自分にとって当たり前になっている業務は、自分の感覚で進めてもある程度効率よく進められると思います。ですが、コンディションが悪くなったときのように自分の感覚が鈍くなってしまうと、思うように業務が進まなくなります。そんな時、業務を完了させるまでの仕組み作りができていれば、その”仕組み”に従って作業することで、効率と品質を落とさず作業を終えられるので、とてもラクです。

普段からこのような”仕組み”を作っておくと、ピンチの時に役に立ちます。

まとめ

仕事の内容を整理して、あまり考える余地のない業務については、業務を完了させるまでの”仕組み”を練り上げておくと、調子がでないときにでも、効率と品質を落とすことなく作業を完了させられることができて助かります。

おまけ

チャンピオンズリーグファイナルは「レアルマドリーvsアトレティコマドリー」のマドリー対決。クラブの規模とスタイルを考えるとアトレティコに肩入れしてしまいます。

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