エクセルの機能と関数の知識でマニュアルをシンプルに

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エクセルでの作業に四苦八苦していた頃、やっていたのが作業のマニュアル化です。迷わずに作業することができたのは良かったのですが効率化にはほど遠かったと感じています。欠けていたのはエクセルの機能と関数についての知識です。

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マニュアル化のメリット

以前勤めていた会社は受注生産の製造業でした。取り扱う商品の点数が多く製品毎の在庫管理が必要で製造・出荷データから部品、仕掛品(製造途中のもの)、製品の在庫データをエクセルで作っていました。その作業は前任の方からマニュアルとともに引き継いだもので、よく練られた質の高いファイルが既にありました。そのようなファイルを見られたことは良い経験でした。

マニュアル化のメリットについては一般にも広く知られていますが、私が感じている一番のメリットは安心感です。
この手順に沿って作業すれば、求められる質を持ったファイルができあがるという品質面での安心感が得られます。自分の考えではなく、そのファイルを使う人にとって必要な形で仕上げることができるのは初めて担当する立場ではありがたいことでした。
また、聞く手間を省けるということもあります。引き継ぎでは一度に多くのことを教えてもらいますがその全てを消化することは難しいです。作業している途中に疑問があった時には聞くしかありませんが問題はその回数です。慣れない作業の場合難易度は高くなりますから、どうしても聞かなければいけない場面が多くなります。会社人としての能力の高い、人間関係が円滑にできている人やタイミングを見計らうのが上手な人なら躊躇無く聞けたりするのでしょうが、そうでない方の方も多くいらっしゃるでしょう。
マニュアルがあればそこにほとんどのことが書かれていますから、難しい作業でも聞く事は少なくなります。仮にそのマニュアルで分からないところがあれば、マニュアルのせいにすることができますので質問することの心理的な負担も少なくなります。

マニュアルでもカバーできないこと

実際にその作業をマニュアルをもとにやってみますが問題点がありました。何とか作業はこなせるものの時間がかかりすぎるのです。
一つは作業中に何度もマニュアルを見直さなければならないこと。
充実したマニュアルほど指示が多く全てを一度に覚えることはできません。抜け落ちている工程はないか、手順に誤りは無いかなど完成までに何度も見直しをしますから、作業は中断され時間がかかります。
たとえば、マニュアルの中に「vlookup関数を使い検索値をA2、範囲をA2:AA200、列番号を25」という指示があったとして、その通りにすれば必要なデータは得られますが、これをマニュアルに沿って機械的に作業しようとすると検索値を指定するとき、範囲指定するとき、列番号を指定するとき、と何度もマニュアルを見返しながら作業することになります。

もう一つは、ミスがあること。ミスが起きないようにするのがマニュアルの利点ですが、細かく指示されたマニュアルは守るべきルールが多く漏れが出てきてミスが生まれます。また、マニュアルには作った人の言葉遣いに個性があります。言葉のとらえ方によって作った人が意図する内容と使う人の理解が一致しない箇所が出てくると、それが原因でミスが生じることがあります。

マニュアルをシンプルにするための知識

細かい点まで指示されているマニュアル。初心者にはありがたいことですが今見たようにその指示が細かすぎることで効率化とミスの発生というデメリットもありました。
とすれば有効なマニュアルはシンプルであることが条件になるでしょう。そうすることで、見返す回数が減り、利用する人の解釈の余地が小さくなって、作業の効率化が図れ正確性も高まるからです。

そこで必要になるのがエクセルの機能と関数の知識です。マニュアルをシンプルにするには単に内容を薄くするだけでは不十分です。利用する側がマニュアルの指示を受けなくても理解し実行できる部分を多くする必要があります。
その中で広く一般的に使える知識がエクセルの機能と関数の知識です。マニュアルの中でエクセルについての指示が少なくなればその会社やその業務が持つ特有のポイントに絞ってマニュアルが作ることができて効率性と正確性が高められます。
また、エクセルの機能と関数は言葉によるニュアンスで違いが出るような性質のものではなく、「こうすれば、何ができる」という仕組みの話ですので理解に人によるブレがなく共有が簡単です。

関数を理解すれば作業の目的まで分かる

エクセルの関数は先述の通り仕組みですから、それによって達成できることがあります。マニュアルの指示に従って必要な項目を入力して手品のようにデータが現れるのは気持ちよいですが、それでは何のためにその作業があるかを理解できません。反対に関数の仕組みが分かればその作業が何をしようとしているのかという目的が理解できます。この目的が理解できれば、作業全体の流れがより深く理解できますから、「分かっている」という感覚が芽生えて作業の実感が沸いてくるのです。実感がわけば作業に確信ができて効率化が図れますので、是非、実感を伴って作業できるような状態になりましょう。

エクセルの関数の学び方について注意を一つ。エクセルの関数は単独で覚えても威力が小さいです。関数は組み合わせて使うことによって大きな力を発揮しますから、関数はある程度の量を学ぶ必要があると最初から理解しておいて下さい。量といっても途方もない数ではありません。せいぜい50-60程度ですしその中には極めて簡単なものもふくまれていますからマスターするのに時間はかかりません。ただし、マスターするには練習が不可欠で一定の時間が必要となりますからそのことだけは覚悟しておいて下さい。理想は2ヶ月くらい集中してトレーニングできるこです。

ミスをカバーするためにも知識が必要

作業中には必ずミスが出てきますが、そのミスをリカバーするにも知識が必要です。マニュアルに沿って機械的に作業している場合はその結果が正しいものでなかったときにどうすれば良いか分かりません。もう一度最初からマニュアルに沿ってやり直すことになるでしょうが、同じ事を繰り返すだけでまた間違う可能性が高いです。本当に必要なことは間違いの原因を探って修正することですが、マニュアルだけしか見ていないとそれができません。

ミスの原因を見つけるためにも、必要なのはエクセルの知識です。データ自体をいじることはありませんから、間違いは作業中に起きています。その中でもエクセルの関数で起きる間違いは多いですから関数がどのような仕組みでできているか、入力方法によってどのような違いが現れるか、誤りやすいパターンはどのようなものか、エラーメッセージの意味は何か、などの知識があれば原因が把握できるようになります。
このような知識は基本となる関数の仕組みを理解することとそれを繰り返し使ってみることで身につけることができますので、悩まれている方はいち早く試してみましょう。

まとめ

エクセルの関数と機能の知識はやっているうちに身につけるやり方では効率が悪いです。専門家の助けを借りて短期に集中して教えてもらい自分でトレーニングすることで一気にレベルアップできますのでお金と時間を積極的に投資しましょう。
<おまけ>
香川真司選手の移籍が決まりそうです。
特長を生かしてくれるチーム、監督の下で活き活きとプレーする姿を早くみたいです。

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