実務で使えるWord入門セミナー 面倒な宛名書きはWordに任せてラクをしましょう

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会社からのお知らせを”はがき”で出すことがありますが、面倒なのが”宛名書き”。手書きしようとすると疲れますし、字を書くのが苦手な方にとっては大きな苦痛です。普段使っているWordでも、宛名書きは簡単にできますから、面倒な作業は効率よく終わらせて他の仕事に時間を使いましょう。

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Wordの宛名書きは、住所録に入力して印刷するだけ

Wordは文書を作成するだけのソフトではありません。


あまり馴染みがないと思いますが、デフォルトのファイルとして住所録用のファイルが用意されていて、このファイルに住所と名前を登録していけば”はがき”の宛名書きに使うことができます。


はがきを送るために、わざわざ専用のソフトを買う方もいるかもしれませんが、Wordでも十分その役割は果たせますので、普段よく使っているWordではがき作成もやってしまいましょう。

Wordで宛名書きする手順

Wordでの宛名書きは、次の手順で行います。


「差し込み文書」タブにある「はがき印刷」をクリックして、リストから「宛名面の作成」を選びます。

スクリーンショット 2015 11 06 11 49 07

「はがき宛名面印刷ウィザード」画面が開くので、必要事項を順番に入力していきます。

スクリーンショット 2015 11 06 11 52 08

「はがきの種類」を選んで、「次へ」をクリック。 


スクリーンショット 2015 11 06 11 52 19

(「年賀/暑中見舞い」か「通常はがき」がほとんどでしょう)

「縦書き」「横書き」を選んで、「次へ」をクリック。

スクリーンショット 2015 11 06 11 52 37

「フォント」を決めます。 
ここは好みがあると思いますので、フォントのイメージを画像検索などで確認しながら選びましょう。

スクリーンショット 2015 11 06 11 53 46

スクリーンショット 2015 11 06 12 15 07

(画像検索でフォントのイメージを調べる。上の画像は「DHP行書体」の検索結果)

フォントの次に「縦書き」を選んだ時の数字を漢数字にするかを選択しますが、ここはチェックを入れて漢数字にしておきましょう。 
わざわざアラビア数字にする理由もないですからね。

次に、差出人のデータを入力します。

スクリーンショット 2015 11 06 12 09 49

個人名で出す場合は上の画像のような書き方になりますが、会社名で出す時は、「氏名」のところを会社名にしましょう。


スクリーンショット 2015 11 06 12 20 35
(「氏名」のところに会社名を入力)

次に、住所録と敬称の指定です。 
住所録は、Word、Excel、Accessの3つから選びますが、Wordを選ぶとデフォルトの住所録ファイルになります。

スクリーンショット 2015 11 06 12 25 35


Wordの住所録ファイルは「Address20.docx」というファイルで、こちらに宛先を入力していけば、まとめて印刷することができます。 
なお、詳細については別の記事で扱います。


※追記:後日こちらの記事で住所録ファイルの作成について説明しています。



「敬称」も指定できますので、個人宛てなら「様」でいいですし、会社宛てなら「御中」ですね。

スクリーンショット 2015 11 06 12 25 49

これで「完了」をクリックすると、

スクリーンショット 2015 11 06 12 32 22

プレビューが表示されます。

スクリーンショット 2015 11 06 12 36 19


これで問題がなければ終了。
修正したい箇所があれば、もう一度「はがき印刷」から「宛名面の作成」を選んで「はがき宛名面印刷ウィザード」を開いて修正します。

この状態で(既に住所録にもデータが登録されていることが前提です)、「はがき宛名面印刷」タブから「すべて印刷」をクリックすれば、宛名の印刷ができます。

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まとめ

はがきの宛名書きは、Wordで効率よくこなすことができます。 
「はがき宛名面印刷ウィザード」で必要事項を入力するだけなので、操作も簡単です。

おまけ

振り返ってみると、社会人になってから「年賀状」や「残暑見舞い」といった”はがき”を出した記憶が無いですね。 
個人情報の関係で住所知らない人も多いですし、メールかLINEで不都合もないですからね。

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