Gmailの受信メールフィルタの設定と修正 アーカイブを上手く使うことで、タスク管理に役立ちます

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メールを受信するたびに内容を確認して返信していると、作業が中断されて効率が落ちてしまいます。メールの処理は、作業の隙間にまとめてやってしまうのがオススメです。その際、受信するメールを、フィルタを使ってフォルダに振り分けておくと、優先順位に応じて効率よく処理することができます。 
普段利用しているGmailの、フィルタの設定とその修正の方法です。

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Gmailのフィルタ設定は簡単 アーカイブの利用で効率化がハカドリます

Gmailのフィルタ設定の方法を見ていきましょう。

「メールの自動振り分け設定」を開く

Gmailを開きます。

スクリーンショット 2015 07 15 13 04 20


最初に表示されるのは受信トレイです。 
受信メールは、まず、ここに保存されます。


受信トレイのメールの中で、フィルタをかけて分類したいメールにチェックを入れます。

スクリーンショット 2015 07 15 13 13 27


チェックを入れると、画面上部にボタンが表示されるのを確認して下さい。

スクリーンショット 2015 07 15 13 18 05

(チェックを入れる前。ボタンは3つ)

スクリーンショット 2015 07 15 13 13 27 のコピー
(チェックを入れた後。ボタンは7つ)


画面上部の一番右にある「その他」をクリックすると、リストが開くので、その中から「メールの自動振り分け設定」をクリック。

スクリーンショット 2015 07 15 13 23 39


「メールの自動振り分け設定」画面が開きます。

スクリーンショット 2015 07 15 13 25 26

フィルタの条件を設定する

画面に従ってフィルタの条件を設定します。 
使えるのは、


・送信者のアドレス

・自分のアドレス(自分のアドレスに送ってきたメール)

・本文に含まれる言葉


の3つ。


画面を開いた時点で「送信者のアドレス」がフィルタとして設定されるので、それで問題がなければ、他に入力する必要はありません。

スクリーンショット 2015 07 15 13 25 26 のコピー


迷惑メール対策などで、フィルタの対象を広げたい場合は、「本文に含まれる言葉」で指定すると良いでしょう。


たとえば、「当選しました」など、明らかに詐欺と分かるような内容を、迷惑メールとして分類するような場合です。

スクリーンショット 2015 07 15 13 42 54


「本文に含まれる言葉」を指定した場合は、「送信者のアドレス」の欄は空欄にしておきましょう。


ここに、送信者のアドレスが入力されていると、「送信者アドレス」と「本文に含まれる言葉」の両方の条件が揃わないと、フィルタが機能しないからです。


フィルタの条件が決まったら、画面右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

処理の内容を決める

フィルタに該当するメールにどのような処理をするかを決めます。


画面にリストが表示されていますので、採用したい処理のところにチェックを入れます。


一般的に利用するのは、


・アドレスによってフォルダに分類する「ラベルをつける」


・迷惑メール対策として「削除する」


のどちらかになるかと思います。


「削除する」は、メールが届いた時点で削除されますので、はっきり迷惑メールと分かっているアドレスからのメールには、これを選びましょう。チェックを入れればOKです。


それに対して、「ラベルを付ける」は、アドレスごとにメールを分類して保存することができるため、


特定の相手とのやりとりを見落とすことなく、まとめてスムーズに処理するのに役立ちます。


「ラベルを付ける」を使う場合は、「ラベルを付ける」にチェックを入れて、隣にある「ラベルを選択」をクリック。

スクリーンショット 2015 07 15 14 08 11


リストが開くので、「新しいラベル」をクリック。

スクリーンショット 2015 07 15 14 09 48


「新しいラベル」画面が開くので、ラベルの名前を入力して、「作成」をクリックします。

スクリーンショット 2015 07 15 14 11 17


元の画面に戻るので、画面下部にある「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れて、 
「フィルタを作成」をクリックします。

スクリーンショット 2015 07 15 14 13 58


すると、

スクリーンショット 2015 07 15 14 16 35


左のサイドバーにラベル(ここでは「ROCK IN JAPAN FES.」)が表示されて、今後、同じ送信者から届くメールはここに集約されることになります。


新規のメールがあれば、未読分のメールの数が表示されますので、時間ができてメールを確認するときに、ラベルをチェックすれば、 
誰から新しいメールが何件来ているかが分かり、まとめて処理することができます。


これが、Gmailの「自動振り分け設定」の手順です。


「自動振り分け設定」は便利ですが、時間が経つにつれて設定を変更したい、あるいは、フィルタを削除したいということがあります。


フィルタの修正、削除の方法も見ておきましょう。

フィルタの修正、削除

Gmailの画面から画面右上の歯車マークをクリックするとリストが開くので、「設定」をクリック。

スクリーンショット 2015 07 15 14 22 57


「設定」画面が開くので、画面上部の「フィルタ」タブをクリック。

スクリーンショット 2015 07 15 14 25 31


すると、それまでに作成したフィルタの一覧が表示されます。

スクリーンショット 2015 07 15 14 26 43


内容を修正したいフィルタについて、「編集」をクリックすると、

スクリーンショット 2015 07 15 14 28 37


先ほど、設定の時に表示された画面が開きますので、ここから、内容を修正することができます。

スクリーンショット 2015 07 15 14 30 13


フィルタを削除したい場合は、フィルタの一覧のところから、該当するフィルタの「削除」をクリックすればOKです。

スクリーンショット 2015 07 15 14 31 46

オススメのフィルタの設定は、「アーカイブ」を使い分けること

私が実際に使っている、オススメのフィルタの設定を紹介します。


それは、


「送信者のアドレスによって、アーカイブを使い分ける」


ことです。


先ほど触れた、フィルタ設定の処理の内容を決める画面のところに、
「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」という項目がありました。

スクリーンショット 2015 07 15 14 37 34


これがとても便利な機能で、これにチェックを入れておくと、受信トレイに保存されることなく、直接ラベルの方にメールが保存されることになります。


つまり、フィルタをかけている送信者から新着メールが届いたとき、Gmailを開いて受信トレイを表示しても、そこには新着メールは表示されず、左サイドバーのラベルの方にだけ保存されるのです。


この機能を使って、


・取引先など、確実に対処しなければいけない相手 
 →「受信トレイをスキップする(アーカイブする)」 
  をチェックしないで、必ず受信トレイにも表示させる 
 (もちろん、ラベルの方にも保存されます)


・情報収集のために登録しているメルマガなど 
 →「受信トレイをスキップする(アーカイブする)」をチェック
  受信トレイに表示させないで、ラベルの方にだけ保存


こうすることで、受信トレイに表示されているメールを優先的に処理すれば良い状態をつくることができるので、タスク管理にも役立ちます。


情報収集のメールは、時間に余裕があるときにだけ、ラベルを開いて見るだけにします。

まとめ

Gmailのフィルタ設定は簡単です。 
設定の仕方によってタスク管理にも役立ちますので、積極的に使ってみましょう。

おまけ

お客様に向けて、会社の数字を説明するのに気をつけているのは、情報の優先順位をきめることです。 
普段のタスク管理ともつながるのですが、優先順位の高い情報を、先に出して、詳しく説明するようにしています。 
そして、優先順位の低い情報は、バッサリ切る。 
不親切に思われるかもしれませんが、情報を役立てていただくことを考えると、多すぎる情報はかえって使いづらいと考えているからです。

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