実務で使えるExcel入門セミナー Excelの画面を”少しだけ”広く使う工夫で、作業をしやすくします

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ノートPCでExcelを開いて作業していると、「もう少し広い範囲を映せないかな」と思うことがあります。「デカい画面のPCを使え!」が直球の答えになりますが、そうなるとお金の問題も出てきますので、比較的簡単に実行できる方法を知っておいて、効率よく作業するのに役立てましょう。

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スクロールでもいいけど、できれば全体を見たい

Excelシート上で扱うデータが多くなってくると、全体が1つの画面に収まらなくなってきます。


大量のデータがあっても、単に保存するだけなら、問題ありませんが、


全体のレイアウトを整える時や、縦横に広がった表の中に、データを入力するような場合には、表の縦・横の関係を確認しながら入力していかなければいけないので、


できるだけ広い範囲を、1つの画面の中に映して作業したいところ。

スクリーンショット 2015 07 22 23 44 05
(画面いっぱいに広がるような表を扱うこともあります。全体のレイアウトを確認するような場合は、できるだけ広い範囲を映したいですね)


もちろん、データの量が膨大で、とても1つの画面で収まらないときは、どうしようもないですが、


「もうちょっとだけ範囲を広げられれば全体が見えるのに…」


という場合に、微妙にスクロールを繰り返しながら作業していくのは、非常にストレスが溜まります。


そこで、Excelシートが映る範囲を、”あと少し”広げることで、作業を効率よく行えるようにしましょう。

Excelの画面を”少しだけ”広くします

Excelの画面を”少し”広げる方法です。

「リボン」を非表示にする

まずは、Excelの機能をクリック一つで実行してくれる「リボン」。


Excelの画面上部に設置されています。

スクリーンショット 2015 07 23 0 26 20


「リボン」は便利でもあるのですが、一方で、画面上の結構な範囲を占めていて、邪魔に感じることもあるので、非表示にすることもできるのです。


「リボン」を非表示にすると、概ね5行程度、画面を広げることができます。


「リボン」を非表示にするには、Excelの画面上部の右端にある、上向きの矢印「∧」をクリックするだけ。

スクリーンショット 2015 07 23 0 31 11


すると、

スクリーンショット 2015 07 23 0 33 28


「リボン」のタブだけが表示されて、詳細は非表示になりますので、Excelシートの映る範囲が縦に広がります。


作業が終わって、非表示にしていた「リボン」の詳細を表示させたいときは、まず、タブをクリック。

スクリーンショット 2015 07 23 0 41 00


これで再度、「リボン」の詳細が表示されます。


この時、「リボン」の右端を見てみると、

スクリーンショット 2015 07 23 0 44 30


「ピン」のマークが出てくるので、これをクリック。


すると、

スクリーンショット 2015 07 23 0 47 03


「リボン」の詳細が表示された状態で固定されて、常に表示されるようになります。

画面を縮小する

次は、画面の縮小です。


「表示」タブをクリックして、リストを表示して「ズーム」をクリック。 
「ズーム」画面が表示されます。

スクリーンショット 2015 07 23 0 49 59


あとは、倍率を100%より小さい数値にすれば、縮小してシートを表示させることができます。

スクリーンショット 2015 07 23 0 54 25


なお、実務ではより簡単な方法である、画面右下にある「ズーム」のスライダー

スクリーンショット 2015 07 23 1 00 59


を動かすことで倍率変更します。

デュアルディスプレイにする

もうひとつは、デュアルディスプレイです。


ノートPCの画面を、大きな画面のディスプレイに映し出せば、Excelシートのより広い範囲を画面に映して作業することができます。


画面の大きいPCを買うのは、金銭的な負担も大きいですが、ディスプレイだけならそこまで大きな負担もなく、画面の大きなPCを買うのと同じ効果が得られます。


私は、MacBookProを使っていますが、概ねどのPCでも同じような設定でデュアルディスプレイにすることができます。


MacBookProなら、Mini displayportとディスプレイをHDMI変換ケーブルでつなぐ。


Windowsの場合も、HDMIの端子でケーブルでつなぐ(ディスプレイとPCの接続端子をそろえるようにします)などの方法で、


PCとディスプレイをつなぎます。


あとは、Macなら、「システム環境設定」の「ディスプレイ」から、


Windowsなら、「コントロールパネル」→「デスクトップのカスタマイズ」→「ディスプレイ」→「ディスプレイの設定変更」


からそれぞれ設定を変更します。


Macでは「配置」タブの「ディスプレイをミラーリング」のチェックを外し、

スクリーンショット 2015 07 23 1 34 11


Windowsでは、「複数のディスプレイ」のリストで「表示画面を拡張する」を選びます。

スクリーンショット 2015 07 23 1 40 57

(上の画面はMac上で動かしているWindowsのコントロールパネルです。この場合、デュアルディスプレイの設定はMacから行うので、Windowsからの設定画面からは、「複数のディスプレイ」は表示されません)


これで、PCの画面と異なる画面を、接続したディスプレイの方に映すことができます。

IMG 4507


私が使っているディスプレイだとこのような画面になります。


縦も横も広がりますので、この画面で先ほど触れた「縮小」を使えば、PCの方で縮小した場合よりも、大きく表示されることになるので、画面を見ながらの作業がしやすくなります。


なお、MacBookProのデュアルディスプレイについては、こちらの記事でも扱っていますので、こちらもご覧下さい。


まとめ

Excelの画面を”少し”広げるだけで、余計なスクロールをせずに作業を進められこともあります。 
小さな工夫ではありますが、そのようなちいさなことの積み重ねが、確実に作業効率の差となって現れます。

おまけ

今日は、創業補助金の完了報告について打ち合わせ。 
事前に確認していた内容でほぼ問題はなさそうなので、スケジュール通りに進められることが分かり、ほっとしました。

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