実務で使えるExcel入門セミナー 「上書き保存」できないようにして、ファイルを保護する方法です

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

仕事で使うExcelファイルの中には、数式や記載内容について更新されると困るものもあります。「複数の人が閲覧する、でも、内容は更新されたくない」という場合は、上書き保存できないようにして、ファイルを保護してしまいましょう。

スポンサーリンク
自動サイズレスボンシブ

数式や記載内容を保護してエラーを防ぐことも必要

仕事でExcelを使う場合、1つのファイルを自分だけで使うケースはあまり多くありません。
業務で作成して保存しておくファイルは、その後多くの人に閲覧され、また利用されるのが通常です。

もちろん、Excelファイルですから次のように、

スクリーンショット 2016 08 29 10 57 36

セルの中に数式が入っていることも多くて、
Excelに不慣れな人がファイルを閲覧している最中に、間違って数式を壊してしまい、

スクリーンショット 2016 08 29 10 59 05

そのセルに関係する全てのセルで、エラーが出てしまうこともよくあります。

これくらいのデータ数なら良いのですが、膨大な数のデータを扱っている場合、このようなエラーが発生してしまうと、エラーの原因になる箇所を特定して、それを修正するにはかなり時間がかかることになり、大変です。

また、より問題なのはエラーを出してしまった人が、ますますExcelに苦手意識を持つようになってしまうこと

人には得手不得手がありますから、職場でもExcelが苦手な人もいるはずなんですよね。

そんな人にとって、大事なのはExcelにガンガン触れて、Excelを早く使いこなせるようになることなんですが、何度もエラーを出してしまうと、周りに迷惑をかけまいとして、Excelに触れることを躊躇するようになって、上達のきっかけを無くしてしまうんですよ(かつての自分もそうだったなぁ)。

なので、Excelが苦手な人がエラーを出さないように、ファイルを保護しておくことが大事なんです。

「上書き保存」できないようにするには、
ファイルを「読み取り専用」にする

閲覧可能な状態でファイルを保護するには、ファイルを「読み取り専用」にします

Excelファイルは、ファイルを開けないようにする方法で保護することもできますが、
それだと、保護はできても内容を確認することができないので、
業務で利用するExcelファイルとしては不便です。

そこで、Excelファイルの閲覧と一定の操作(検索や印刷など)を可能にしながら、ファイルを保護する「読み取り専用」にする方法がオススメです。

具体的な手順を見ていきましょう。

「ファイル」タブの「情報」を開く

「上書き保存」をさせないファイルを開いた状態で、
「ファイル」タブをクリックして、

スクリーンショット 2016 08 29 11 37 55

左サイドバーの「情報」を開きます。

スクリーンショット 2016 08 29 11 38 12

「ブックの保護」から「最終版」をクリック

「情報」画面の一番上にある「ブックの保護」をクリックすると、

スクリーンショット 2016 08 29 11 43 24

リストが開くので、一番上にある「最終版にする」をクリック。

スクリーンショット 2016 08 29 11 45 23

確認画面で「OK」をクリック

確認画面が開いて、

「このブックは最終版として設定され保存されます」

のメッセージが表示されるので「OK」をクリック。

スクリーンショット 2016 08 29 11 47 31

すると、


スクリーンショット 2016 08 29 11 51 31

このように、

「このドキュメントは編集が完了した最終版として設定されました」

のメッセージが表示されるので「OK」をクリックして、操作は完了です。

「読み取り専用」になったExcelファイルは、

スクリーンショット 2016 08 29 11 56 54

画面上部に「最終版」の表示が現れ、
数式の入ったセルにカーソルを合わせても、数式バーには数式が表示されず、
セルの編集ができなくなっています。

まとめ

Excelファイルを閲覧可能な状態で保護するためには、ブックの保護でファイルを「最終版」にして「上書き保存」できないようにするのがオススメです。

おまけ

今週、新プロジェクトが新しい局面に移る予定です。
もうすぐ発表できるかと思います。

スポンサーリンク
自動サイズレスボンシブ
自動サイズレスボンシブ

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする