実務で使えるWord入門セミナー ”あて名”を入れた文書を作成する方法です

Word文書で招待状などを作成する時、文書の冒頭で”あて名”を入れる場合があります。
個別に名前を入力しなくても、住所録を作成していれば、住所力のデータを差し込むことで、
簡単に”あて名”入りの文書を作成することができます。

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”あて名”入りの文書を手打ちするのは効率が悪い

簡単な説明や業務報告の文書なら、問題はありませんが、
招待状などの場合は、送付する1人1人のお名前を入力する必要があります。

そのような場合、個別にあて名を入力していく方法もありますが、

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この方法は効率が悪いです。

と言うのも、せっかく文書に名前を入力しても、その文書だけでしか使えず、
もう1度、同じ方に対して文書を作成するときに、同じこと(同じ方の名前を入力する)を
繰り返さなければいけないからです。

Wordでの作業は(Excelでも同様ですが)、同じ作業を繰り返せば出来上がる箇所が
必ず出てきます

そのような箇所を見つけて、前回の作業を使う(コピー&ペーストを使うなど)ことで、
簡単に仕上げられるかが作業効率化の鍵になります

今回のような”あて名”の入力もその1つ。

Wordでのあて名書き作業は1回で済ませるようにしましょう。

 

 

Word文書への”あて名”の入力住所録を作成し、文書に差し込んで効率よく仕上げる

Word文書に効率よくあて名を入力するためには、Wordファイルで住所録を作成して、
文書に住所録のデータを差し込みます

住所録の作成は、「差し込み文書」タブの「宛先の選択」から、
「新しいリストの入力」をクリック。

 

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「新しいアドレス帳」画面が開くので、ここに入力していきます。

 

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入力が完了したら「新しいエントリ」をクリックすると、
行が追加されるので、

 

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リストをどんどん追加していきましょう。
リストが完成したら「OK」ボタンをクリックしたら完了です。

 

 

住所録が完成したら、住所録のデータを文書に差し込めば、
あて名入りの文書が完成します。

住所録のデータを文書に差し込むには、あて名を入力したい箇所にカーソルを合わせて、

 
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「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」にある
「差し込み印刷ウィザード」をクリック。

 

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右サイドバーに「差し込み印刷」画面が開くので、
「レター」にチェックを入れて、画面下部の「ひな形の選択」をクリック。

 
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「ひな形の選択」に移るので、「現在の文書を使用」にチェックを入れて、
画面下部の「宛先の選択」をクリック。

 

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「宛先の選択」に移るので、「既存のリスト」にチェックを入れて、
「参照」をクリック。

 

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「データファイルの選択」画面が開くので、作成した住所録区のファイルを選び、
「開く」ボタンをクリック。

 

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「差し込み印刷の宛先」画面が開くので「OK」をクリック。

 

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「宛先の選択」画面に戻るので、画面下部の「レターの作成」をクリック。

 

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「レターの作成」画面に移るので、「差し込みフィールドの挿入」をクリック。

 

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「差し込みフィールドの挿入」画面が開くので、「姓」にカーソルを合わせて、
「挿入」をクリック。

 

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続いて「名」にカーソルを合わせて、「挿入」をクリック。

 

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すると、「姓」「名」が続いて入力されているので、

 

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間にスペースを入れます。

右サイドバーの「レターの作成」に戻って、「レターのプレビューを表示」をクリック。

 

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正しくあて名が入力できていることを確認。

 

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問題なければ、「差し込み文書」タブにある「完了と差し込み」にある、
「個々のドキュメントの編集」をクリック。

 

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「新規文書への差し込み」画面が開くので、「すべて」にチェックを入れて、
「OK」ボタンをクリック。

 

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これで、リストに入力した全てのあて名が入った文書が作成されます。

 

 

まとめ

あて名入りのWord文書を作成する時は、住所録を作成してから、
データを差し込むことで効率よく作業を進めることができます。

 

おまけ

昨日はあまり身体を動かせなかったので、今日はしっかり走ります。

 

 

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