Gmailの便利機能を使って、メールの処理速度を上げましょう  Gmailでも、よく使う文面を、テンプレートとして保存することができます

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友人間の連絡は、LINEやTwitterですますことが多いですが、仕事では、メールでやりとりされる方が、ほとんどだと思います。仕事の効率化には、メールの処理を手早く行うことも重要な要素。Gmailを利用されている方なら、Gmailの機能を使ってメールの処理速度を上げることができます。

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テンプレートで、正確性と効率性の両方を高める

仕事上のメールのやりとりは、内容にかなり神経を使わなければいけないため、文章を慎重に組み立てることになります。


1度書き上げた文面でも、誤りや誤解が起きないかどうか、何度も見直してから送信ボタンを押される方も、たくさんいらっしゃるでしょう。


その結果、1件のメールにかなりの時間を費やすことになり、仕事の効率化を阻む原因になります。


初めて扱う案件については、それも仕方ありませんが、仕事の内容によっては、毎週、あるいは、毎月、同じ事を繰り返せば良いことも多く、


そのような種類の仕事について、いちいちメールの本文を一から書き始めるのは、効率的ではありません。


反復して発生する仕事に関するメールについては、文面をテンプレートとして保存しておいて、それを、その時々の条件に合わせて調整する(担当者名、期日、など)のが効率の良い方法です。


Outlookのような市販のソフトには、もちろん、テンプレートの機能が付いていますが、Gmailでもテンプレートを作る事ができます。


Gmailでテンプレートを使う際の、具体的な手順を確認しておきましょう。

Gmailでテンプレートを利用する時の設定

Gmailには、デフォルトでは無効になっている便利な機能が、たくさん装備されています。


テンプレートもその一つで、Gmailの設定にある「Labs」タブから利用することができます。


ご自身のGmailアカウントを開いていただいて、画面右上にある「歯車マーク」をクリックします。

スクリーンショット 2015 06 26 11 40 49


リストが表示されるので、「設定」をクリック。

スクリーンショット 2015 06 26 11 46 03


「設定」画面が開くので、画面上部にある「Labs」タブをクリックして、候補の中から「返信定型文」を探して、「有効にする」をチェック。


その後、画面左下にある「変更を保存」ボタンをクリックします。

スクリーンショット 2015 06 26 11 52 31


これで設定完了です。 
テンプレートとして保存したい文面があれば保存できて、必要な時はすぐに呼び出して、使用することができるようになりました。


次は、具体的な使い方の手順を見ていきます。

Gmailでテンプレートを使う手順

実際にテンプレートを使ってみましょう。

テンプレートを作る

テンプレートとして登録する文書を作成します。


ご自身のGmailアカウントで「作成」ボタンをクリックし、「新規メッセージ」画面で、テンプレートにする文面を作成します。

スクリーンショット 2015 06 26 12 10 15


文面が完成したら、「新規メッセージ」画面右下にある、「▼:その他のオプション」ボタンをクリック。


リストの中に「返信定型文」が表示されるので、カーソルを合わせます。 
リストに「返信定型文を作成」が表示されるので、クリック。

スクリーンショット 2015 06 26 12 14 07


このような画面が開くので、区別しやすい名前をつけて、「OK」ボタンをクリック。

スクリーンショット 2015 06 26 12 19 45


これで、テンプレートが作成されました。

テンプレートの使い方

作成したテンプレートを使ってみます。


テンプレートを作成したGmailアカウントで、「作成」ボタンをクリックして、「新規メッセージ」画面を開きます。


「新規メッセージ」画面の右下にある、「▼:その他のオプション」ボタンをクリックすると、「返信定型文」が表示されるのでカーソルを合わせます。


リストに作成済みのテンプレートの名前が表示されるので、それをクリック。

スクリーンショット 2015 06 26 12 29 04
(「挿入」にあるテンプレート名をクリックします)


すると、

スクリーンショット 2015 06 26 12 32 45


テンプレートに登録した文面が、入力されます。


あとは、必要に応じて調整を加えて送信すればOKです。


なお、名前や金額など、調整が必要な箇所には下線や色づけをしておくと、チェックが漏れる可能性が低くなります。 
テンプレート作成の段階から、確認しておきましょう。

まとめ

メールの処理速度を高める方法の一つが、テンプレートの利用です。 
Outlookなどの市販ソフトだけでなく、Gmailでもテンプレートが使えますので、積極的に活用して、メール処理の効率化を図りましょう。

おまけ

Gmailに、送信メールの取り消し機能がついていることを最近知りました。 
ただ、送信後30秒しか取り消しができないのは不便かなと。 
Outlookのように、先方が開封するまでにした方が実用性は高くなるように思います。

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