実務で使えるWord入門セミナー コピー&ペーストの種類をおさえて、使い分けられるようにする

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Wordで文書を作成していると、別の箇所で入力した内容をそのままコピー&ペーストすることがあります。コピー&ペーストにはいくつかの種類があるので、必要に応じて使い分けられるようにしておくと便利です。

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「Ctrl+C」→「Ctrl+V」は、全く同じ内容をコピー

コピー&ペーストは、WordだけでなくExcel、Google、Evernote、その他、PCやスマホを使っていればあらゆる場面で利用する機能です。

PCを使っていてコピー&ペーストする時は、ほとんどの方がショートカットの

Ctrl+C」→「Ctrl+V

を使われていると思います。

PCを使い始めたタイミングで、一番最初に習うショートカットだと思いますので、お馴染みの方も多いと思いますが、このショートカットで行うコピー&ペーストは、コピー元の内容をそっくりそのままコピーするという最も基本となるやり方です。

スクリーンショット 2016 06 14 10 11 59

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「フォントの種類」「フォントの大きさ」「フォントの色」「下線の有無」など、内容はもちろんのこと、形式も含めて全く同じ内容がコピーされていることが分かります。

多くの場合はこれで足りますが、それ以外に、貼り付け先の書式を使ったり、文字データだけをコピーするなどの方法もありますので、使い分けられるとより便利です。

「貼り付けのオプション」を使う

入力内容をそっくりそのままコピー&ペーストする以外の方法は、「貼り付けのオプション」を使うことで可能になります。

「貼り付けのオプション」は「Ctrl+C」「Ctrl+V」でコピー&ペースト下後に出てくるこのアイコン

スクリーンショット 2016 06 14 10 39 40

をクリックすることで開くことができます。

スクリーンショット 2016 06 14 10 39 17

あとはこの中から該当するオプションをクリックすればOKです。
順に見ていきましょう。

元の書式を保持

まずは、一番左にあるアイコンです。

スクリーンショット 2016 06 14 9 54 35

これは、「元の書式を保持」で、コピーした内容をそのままペーストする時に使う場合のオプションです。

とは言っても、「Ctrl+V」と結果は同じですので、これをわざわざ「貼り付けのオプション」で選択することはないはず。知っている程度で構いません。

書式を結合

次は、真ん中にあるアイコンです。

スクリーンショット 2016 06 14 9 54 51

これは「書式を結合」で、

貼り付け先書式が設定されている場合は、貼り付け先の書式が適用され、
貼り付け先に書式が設定されていない場合は、元の書式が適用される、

というオプションです。

説明だけでは分かりづらいので、実際にどのようになるかを見てみると、

スクリーンショット 2016 06 14 23 19 44

このようになります。

つまり、貼り付け先の書式が、

・フォントの種類:メイリオ

・フォントサイズ:10

・フォントの色:黒

・下線:設定なし

このようになっていたので、「フォントの種類」「フォントサイズ」「フォントの色」については貼り付け先の書式が適用されて、下線については書式が設定されていなかったので、元の書式が適用されたということです。

ただ実際には、ここまで細かく貼り付け先の書式を考えて、ペーストすることはありませんから、このオプションも知っている程度で構いません。

テキストのみ保持

最後のアイコンです。

スクリーンショット 2016 06 14 9 54 59

これは、「テキストのみ保持」のオプションで、
文字だけをコピーして書式すべて貼り付け先の設定を適用するものです。

念のためどのようになるか確認しておくと、

スクリーンショット 2016 06 14 23 33 05

このような結果になり、文字のみをコピーして書式は貼り付け先の書式である、

・フォントの種類:メイリオ

・フォントサイズ:10

・フォントの色:黒

・下線:設定なし

が適用されます。

「テキストのみ保持」は、実務でもよく使う機能ですので、やり方まで覚えておくのがお勧めです。

基本は「Ctrl+C」「Ctrl+V」
書式をコピーしない場合のみ「テキストのみ保持」

コピーのオプションについて見てきましたが、実務で使う可能性があるのは、実質「テキストのみ保持」だけです。

なので、Wordでコピーを使う場合は、

「Ctrl+C」「Ctrl+V」が基本

書式をコピーしたくない場合のみオプションを使って「テキストのみ保持」を選択

と整理しておくのがいいでしょう。

なお、「テキストのみ保持」を使う場合は、「Ctrl+V」のあと「Ctrl」キーをタッチして「貼り付けのオプション」を開き、「T」をタッチする方が、マウスを使って選択するよりも効率が良いので、オススメです。

まとめ

Wordの「貼り付けのオプション」でよく使うのは「テキストのみ保持」だけです。
元の書式を引き継がない場合には「テキストのみ保持」を使って、効率よくコピー&ペーストできるようにしておきましょう。

おまけ

新プロジェクトが、地味〜に始動。
地味〜に頑張ります。

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