実務で使えるExcel入門セミナー ヘッダー、フッターに「日時」「ページ番号」を入力する

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Excelで集計した数値データをプリントアウトして利用する場合には、ヘッダーやフッターを使ってページ番号や作成者を印刷できるようにしておくと便利です。

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ヘッダー、フッターを利用して資料を使いやすく

Excelは、数値の集計に使うだけでなく、集計結果を資料として利用することもあります。


資料として使う場合は、Excelファイルのまま使うこともありますが、プリントアウトして見てもらうことが多いです。


紙の資料にする時に気をつけたいのが、ページ番号を付けること。


ページ番号があれば、使っているうちに「あれ、どっちが先だっけ?」と順番が分からなくなることもありませんし、


資料の中で確認してもらいたいポイントがあった時でも、ページ番号で「3ページ目のグラフを見て下さい」のように指定できれば、相手にも伝わりやすく余計な時間を取らなくて済みます。


ページ番号のように全てのシートに共通して入れておきたい情報がある場合は、ヘッダー(シート上部の余白)・フッター(シート下部の余白)を使うのが便利です。


ヘッダー、フッターに入力しておけば、ページごとにいちいち入力する必要がなくなります。

ヘッダー、フッターを開く

ヘッダー、フッターに情報を入力するためには、ヘッダー、フッターの入力画面に切り替える必要があります。


「表示」タブの「ページレイアウト」をクリック。

スクリーンショット 2015 10 16 16 19 17

すると、次のような画面に切り替わります。

スクリーンショット 2015 10 16 16 23 54
(シート上部)

スクリーンショット 2015 10 16 16 25 06
(シート下部)


ヘッダーには「クリックしてヘッダーを追加」、 
フッターには「クリックしてフッターを追加」との指示がありますので、


それぞれ入力したい方をクリックすれば、入力できる状態になります。

ヘッダー、フッターへの入力

具体的に入力してみましょう。 
今回は、フッターに入力してみます。

なお、説明はフッターで行いますが、ヘッダー、フッターともに自由に入力できますので、先ほど出てきたこの画面で


スクリーンショット 2015 10 16 16 23 54
(シート上部)


ヘッダーを指定して、以下の説明と同じように入力すれば、 
ヘッダーでも同じように入力できます。

ページ番号の入力

まずは、ページ番号を入力してみましょう。


この画面で、

スクリーンショット 2015 10 16 16 25 06
(シート下部)


「クリックしてフッターを追加」をクリックして、フッターを指定します。


すると、「デザイン」タブが追加されるのでクリック。


スクリーンショット 2015 10 16 16 48 04


「フッター」をクリックするとリストが表示されるので、

スクリーンショット 2015 10 16 16 53 12

入力したい項目をクリック。 
ここでは「1/3ページ」のように「ページ番号/総ページ数」を表示させたいので、「1/?」を選択


すると、


スクリーンショット 2015 10 16 16 48 58


フッターにページ番号が入力できました。 
2ページ目以降も同じ形式でページ番号が入力されていきます。

作成日時を入力する

次は、作成日時を入力してみましょう。


「クリックしてフッターを追加」をクリックして、フッターを指定し、「デザイン」タブを開くまでは同じです。


そこから、「デザイン」タブの「現在の日付」をクリック。

スクリーンショット 2015 10 16 17 07 43

続けて、「現在の時刻」をクリック。

スクリーンショット 2015 10 16 17 07 57


(&[日付]&[時刻] と入力される)

スクリーンショット 2015 10 16 17 08 11


すると、

スクリーンショット 2015 10 16 17 08 24


フッターに作成日時(印刷日時)が入力されます。

作成者を入力する

作成者も入力できます。


「クリックしてフッターを追加」をクリックして、フッターを指定し、「デザイン」タブを開くまでは同じです。


ここから、タイピングで作成者を入力してしまいます。

スクリーンショット 2015 10 16 17 18 01


これで完了です。


「ページ番号」は各ページごとに、「日時」は印刷時の日付になるように、 その都度変更が必要なので、決められた形で入力する必要がありますが、


どのページも同じ内容でよければ、直接入力してしまえばOK。 
ヘッダー、フッターも自由に入力することができます。

なぜ、作成者や日時が必要なのか

「ページ番号」は分かるけど、「日時」や「作成者」をフッターに入れることがなぜ必要なのかと疑問に思うかもしれません。


日時」や「作成者」を入力するのは、責任を明確にすることと、責任を限定することが目的です。


「作成者が誰か」を明示することは、「その資料が誰の責任で作られたか」がはっきりしてしまうため、重く感じるかもしれませんが、その分資料の信頼性は高まります。(匿名のコメントと署名入りのコメントでは、受け止め方が違うのと同じです)


また、その資料の内容が優れていれば、自分の名前をアピールすることにもつながるので、悪いことではありません(社内での存在感をイヤミ無く高めるのに有効。アピール下手な方にオススメ)


「日時」については、どの時点で作成した資料かを明らかにすることによって、 
後から新しい事実が分かって「何でこの内容を漏らしていたんだ」と言われたとしても、「この時点では分かっていなかったことです」と反論できます。


つまり、責任の範囲を時間で制限することができるので、 不当に責任を押しつけられることを避けることができるのです。


「日付」や「作成者」の入力は、責任も重くなりますが、自分の評価を高めたり、自分の身を守るためにも役立つので、不当な扱いをしがちな上司と仕事をする場合などには、”バシッ”と名前も日付も入れて提出しておきましょう。

まとめ

ヘッダー、フッターへの入力は、「表示」タブの「ページレイアウト」を選ぶことで可能になります。 
利便性だけでなく、責任の所在を明らかにして資料の信頼性を高めるためにも、ヘッダー、フッターは役立ちます。

おまけ

久しぶりに新刊のマンガを読みました。 
地元の愛媛FCが舞台(名前は変えてますけどね)なので、グッと引き込まれます。早く続きが読みたいです。

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