実務で使えるExcel入門セミナー 「データ入力規則」のエラーメッセージを使って、データの誤入力を防ごう

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Excelファイルを配布してデータを入力してもらう場合、もっておきたいのが「誤った内容が入力されるのを、どう防ぐか」の視点です。「データ入力規則」を使うのも1つの方法です。

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セルに入力するデータの種類を制限して、誤入力を防ぐ

「データ入力規則」は、Excel上のセルに入力するデータの種類制限することで、誤ったデータが入力されるのを防ぐ機能です。


たとえば、Excelファイルで出勤簿をつけている場合。 
出勤簿には、「始業時間」「終業時間」といった”時刻のデータ”を入力してもらわなければいけません。


スクリーンショット 2015 10 27 10 14 58

ですが、Excelに慣れていない人が入力すると、


スクリーンショット 2015 10 27 10 21 39


このような”文字データ”が入力されてしまい、その日の就業時間が計算できないことも考えられます。


このような、時刻以外のデータが入力された時に、


スクリーンショット 2015 10 27 10 28 15


エラーメッセージが出て、指定したデータ(ここでは時刻のデータ)以外のデータ入力できなくするのが、「データ入力規則」です。

「データ入力規則」の使い方

「データ入力規則」は、次のような手順で使うことができます。


入力する”データの種類”を制限したいセルを、ドラッグ(左クリックしたまま日引っ張って)指定します。


スクリーンショット 2015 10 27 10 35 01

「データ」タブの「データの入力規則」にある「データの入力規則」をクリックすると、


スクリーンショット 2015 10 27 10 50 02

「データの入力規則」画面が開くので、「入力値の種類」から、セルに入力してもらいたいデータ(ここでは「時刻」を選択)を選んでOKをクリックすれば完了です。


スクリーンショット 2015 10 27 10 53 14

エラーメッセージの種類

「データの入力規則」では、誤ったデータが入力された際の対処方法を、選ぶことができます。


必要に応じて使い分けができると便利です。


先ほど出てきた「データの入力規則」画面の「エラーメッセージ」タブにある「スタイル」から選ぶことができます。

スクリーンショット 2015 10 27 11 03 24

停止

「停止」は最もセルに入力するデータの種類を厳格に制限します。


「停止」を選んだ時に、誤ったデータの種類を入力すると、

スクリーンショット 2015 10 27 11 07 56


このようなメッセージが出ます。 
これで、正しいデータに修正して「再試行」をクリックすれば入力できますが、間違ったデータのままだと入力ができませんし、 
「キャンセル」をクリックするとセルは空欄になります。


セルに入力されるデータの種類を厳格に管理したい場合は、「停止」を選びます。

注意

「注意」は、誤ったデータの種類が入力された際に、誤りであることの確認を求めてきます。


スクリーンショット 2015 10 27 11 14 20


「停止」を選んだ時に、誤ったデータの種類を入力すると、

スクリーンショット 2015 10 27 11 16 27

このようなメッセージが出ます。


「停止」とは違って、「はいを選択すれば誤ったデータの種類のまま、セルに入力できるので、厳格さは「停止」よりも緩やかです。


ただ、この画面で確認することによって、入力する人に注意を促すことはできますので、ある程度Excelを理解できている方に対しては、この程度の確認でも十分効果があります。

情報

「情報」は、誤ったデータの種類が入力された際に、誤りであることを報せるだけで、もっとも緩やかです。

スクリーンショット 2015 10 27 11 21 01


「情報」を選んだ時に、誤ったデータの種類を入力すると、

スクリーンショット 2015 10 27 11 26 03


このようなメッセージが出るだけです。 
「注意」の時は、エラーであることが分かっているかどうかを「はい」「いいえ」で選ぶようになっていましたが、


「情報」では、メッセージを確認したかどうかの「OK」だけで、そのまま入力ができてしまいます。


ほとんどエラーは考えられないものの、念のためにエラーメッセージを出しておくというケースには「情報」を選べばいいでしょう。

まとめ

たくさんの人にExcelシートへの入力を依頼するときは、誤った種類のデータが入力されるのを防ぐのに「データの入力規則」が役に立ちます。 
エラーメッセージを使い分けすれば、エラーに対してどの程度厳しく対処するかも選ぶことができます。

おまけ

今日の午後、故郷である松山へ向かいます。 
久しぶりにタルト食べよう。

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