実務で使えるExcel入門セミナー おせっかいな「オートコンプリート」はオフにして、単語登録を使えば効率よく入力できます

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Excelを使っていると、「何でこんな機能があるの?」と思うものがあります。そのひとつが、「オートコンプリート」。入力候補を自動的に表示させる機能ですが、入力の邪魔になることもよくあるので、使い方には工夫が必要です。

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オートコンプリートでイライラ

Excelで最も多く扱うデータは、数値データですが、文字データを入力することもよくあります。


長めの文章をExcelで入力していると、次のような表示に遭遇することがあります。


セルの中で「す」と入力すると、

スクリーンショット 2015 08 02 19 40 48


その後ろに、変換候補になる言葉が。


このように、文字を1字入力すると、前に入力した言葉が自動的に入力候補として表示されることがあります。 
これが、「オートコンプリート」です。


この「オートコンプリート」、一見、通常の予測変換に見えますが、扱いが面倒なところがあって、


たとえば、セルに「スター」と入力するとします。


「スター」は「スターバックス」と途中まで同じですから、

スクリーンショット 2015 08 02 19 53 13


先ほどの例だと、入力候補として「スターバックス北の丸スクエア店」と表示されてしまいます。


入力する側としては、「スター」と入力できたので、


「OK、これでEnterおして確定だ!」


と思って、Enterキーをタッチしてしまうのですが、

スクリーンショット 2015 08 02 20 02 47


なぜか入力候補の「スターバックス北の丸スクエア店」で確定してしまうのです。


1度、オートコンプリートが機能してしまうと、何度もこのパターンで、入力候補で確定してしまい、イライラすることもしばしば。


いつもこの調子では、入力の効率が落ちて仕方ありませんので、使い方を工夫することにしましょう。

繰り返し同じ言葉を入力する場合は、オートコンプリートが便利

オートコンプリートは、同じ言葉を繰り返し入力するような場合に使うと便利です。


たとえば、Excelで経費シートを作って、会計ソフトに取り込むような場合。


摘要欄には、店名や支払いの目的を入力する必要がありますが、同じ内容を繰り返し入力するのに、いちいち全てを手打ちするのは面倒です。

スクリーンショット 2015 08 02 20 30 30
(経費の摘要欄は同じ内容を入力することも多くあります)


そんなときにオートコンプリートがあると、最初の1文字を入力するだけで、あとはEnterキーを押せば入力が完了してしまいますから、効率よく入力することができます。


同じ内容を入力するなら、コピー&ペーストでも行けそうですが、離れたセルや別シートからコピーしなければいけない場合などは、オートコンプリートの方が手間がかからないので、便利でしょう。


なお、オートコンプリートは、データが連続していないと有効に機能しないので、オートコンプリートが上手く機能しない場合には、その点を確かめてみて下さい。

オートコンプリートはオフにてもOK

ただ、経理や税務の実務を考えると、先述したような「同じ内容を繰り返し入力する」といった機会は、そうあるものではありません。


他のお仕事でも同じですが、もし、オートコンプリートで効率化できる機会がそれほどない場合は、オートコンプリートを使わず、


「オートコンプリートが、入力の邪魔をするのを防ぐ」


ことを考える方が賢明です。


そんな時は、オートコンプリートをオフにしてしまいましょう。


画面上部にあるリボンの「ファイル」タブをクリックして、

スクリーンショット 2015 08 02 20 57 54


左のサイドバーに出てくる「オプション」をクリック。

スクリーンショット 2015 08 02 20 59 36


「Excelのオプション」画面が開くので、左のサイドバーにある「詳細設定」をクリック。

スクリーンショット 2015 08 02 21 02 42


「編集設定」にある「オートコンプリートを使用する」のチェックを外して、右下にあるOKをクリック。

スクリーンショット 2015 08 02 21 04 35


これで、入力候補が表示されることはなくなるので、自分が入力したくない言葉が、勝手に入力されることを防ぐことができます。


一方で、オートコンプリートをオフにしてしまうと、長い言葉を入力したいときに、いちいち手打ちしなければいけなくなるというデメリットがありそうですが、これにはカバーする方法があります。


それは、「単語登録」を使うこと。


頻繁に入力しなければいけない言葉は、単語登録しておき、頭文字を入力して、変換キーをタッチすれば、変換候補として表示されるようにしておくのです。


そうすれば、ながい言葉でもいちいち手打ちすることなく、効率よく入力することができます。


私もこの方法で、よく使う言葉をたくさん登録して、 
頭文字を入力すれば、変換候補に挙がってくるようにしていますが、


オートコンプリートよりも操作しやすく(「入力→変換候補表示→選択」の流れは、他でもよく使っているので、誤操作が少ないです)、効率よく入力できるので、オートコンプリートがないことの不便を感じることはありません。


実務で効率よく使うには、こっちの方がオススメです。

まとめ

オートコンプリートは、同じ言葉を繰り返し入力する場合には便利ですが、そのような機会が少ない場合は、オートコンプリートをオフにしておきましょう。
オートコンプリートの機能は、単語登録で代替できるので、オートコンプリートをオフにするデメリットはあまり考える必要はありません。

おまけ

8月から「それゆけ!メッセンジャー」のアシスタントが交代に。 
特に違和感もなく、いつも通りの面白さだったことから、この番組の面白さの源は、メッセンジャーのお二人にあることを再認識しました。 
やっぱりメッセンジャーのトークは面白すぎる!

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