実務で使えるWord入門セミナー Excelで作った表やグラフを、Wordで使う方法です

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Wordは、文字だけの文書を作成するときに、使われることが多いですが、場合によっては、ちょっとした表やグラフを入れなければいけないこともあります。 
もちろん、Wordにも表やグラフを作成する機能があるので、それを使えば良いのですが、率直に言って使いづらいので、「そこはExcelを使いたい」と思うことも。 
WordではExcelで作った表やグラフを挿入することもできますので、その方法を知っておくと便利です。

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Excelの表をコピーして、画像として貼り付け

まずは、次のようなExcelで作成した表を、そっくりそのままWord文書に挿入する方法から。

スクリーンショット 2015 05 31 23 42 07


画像として貼り付ける方法です。


簡単ですが、手順を確認しておきます。

表を「図としてコピー」

まずは、Excelにある表をコピーしますが、ショートカットの「Ctrl+C」や右クリックは使いません。


表をドラッグして範囲指定したら、

スクリーンショット 2015 05 31 23 50 48


「ホーム」タブの左下にある、「コピー」ボタンをクリック。


リストが開くので、「図としてコピー」をクリック。


「図のコピー」画面が開くので、デフォルトのまま「OK」ボタンをクリックします。

スクリーンショット 2015 06 01 0 01 13

Word文書に貼り付け

Wordの文書に移って、表を挿入したい位置にカーソルを合わせて、

スクリーンショット 2015 05 31 23 57 11


「Ctrl+V」で貼り付けます。

スクリーンショット 2015 06 01 0 05 28


すると、大きさも見た目もExcelで作ったものと同じ表が、Wordに挿入されます。


この表は、画像として貼り付けられているので、表をクリックして次のような状態にすると、

スクリーンショット 2015 06 01 0 08 45


角や中点にある「□」のポイントをドラッグ(クリックしたまま引っ張る)することで、表の大きさを調整することもできます。


貼り付けた表は画像ですので、貼り付け後に内容を変更することはできませんが、見たままの状態で、Word文書に移すことができるので


Excelで作った表が完成していて、それ以上手を加える必要がない場合には、この方法を使うと良いでしょう。

「貼り付けのオプション」で「リンク(元の書式を保持)」を選んで貼り付け

Excelの入力内容とリンクするように、Excelの表をWordに挿入することができます。

Excelの表をコピー

Excelで作成した表をドラッグして範囲指定したら、いつも通り「Ctrl+C」でコピー。

スクリーンショット 2015 06 01 0 17 49
(ここまでは、いつもと同じ)

「貼り付けのオプション」で「リンク(元の書式を保持)」を選ぶ

Wordの文書に移って、表を挿入したい位置にカーソルを合わせて、

スクリーンショット 2015 05 31 23 57 11


「Ctrl+V」で貼り付けますが、

スクリーンショット 2015 06 01 0 21 45


貼り付けた表の右下に、「貼り付けのオプション」が現れるので、それをクリック。 
オプションのリストが表示されます。

スクリーンショット 2015 06 01 0 24 30


左から3番目が「リンク(元の書式を保持)」にあたるので、それをクリック。

スクリーンショット 2015 06 01 0 26 16


すると、Excelと同じ書式のまま、Wordに表を貼り付けることができます。

スクリーンショット 2015 06 01 0 29 02

「リンク(元の書式を保持)」のメリット

Wordに貼り付けた表を見ると、普通に貼り付けただけのように見えますが、この方法には優れた所があります。 
それは、


Excelで入力内容を変更すると、その変更内容が貼り付けたWordの内容にも反映させられること。


たとえば、貼り付けたWordの表では「TBSラジオ」の「オ」、「ニッポン放送」の「送」の字が、2行目に配置されているのが気になります。

スクリーンショット 2015 06 01 0 32 23


Excelの書式を確認すると、フォントが「メイリオ」で大きさが「10」。

スクリーンショット 2015 06 01 0 35 38


そこで、Excelのフォントの大きさを「10」から「9」に変更すると、

スクリーンショット 2015 06 01 0 41 25


Excelでのフォントサイズの変更が、Wordにも反映されて、「TBSラジオ」を1行に収めることができました。


もちろん、書式の変更だけでなく、

スクリーンショット 2015 06 01 0 52 14

スクリーンショット 2015 06 01 0 54 42


数値の変更も反映されますし、グラフを貼り付けた場合は、グラフも変更されることになります。


表の内容が確定していない場合などで、後から内容を変更する必要がある場合は、この方法を使うのが良いでしょう。


ただし、Wordの表はExcelファイルにリンクしているため、Excelファイルの保存場所が変更されてしまうと、うまく反映されなくなるという欠点があります。


その点には注意が必要です。

Word上でExcelシートを使って表を作る

Word文書ではExcelシートを使うことができます。

Excelで表を作りたい箇所にカーソルを合わせる

Word文書上で、表を作りたい箇所にカーソルを合わせます。

スクリーンショット 2015 06 01 1 05 13

Word文書上にExcelシートを表示させる

「挿入」タブから「表」を選ぶと、リストが表示されるので、

スクリーンショット 2015 06 01 1 07 07


下から2番目の「Excelワークシート」をクリックします。

スクリーンショット 2015 06 01 1 10 23


Excelシートが表示されました。 
タブもExcelのものですから、Word文書上でExcelシートを操作して、表を作成することができるということです。


たとえば、このようにWord文書上のExcelシートで、表を作成してしまえば、

スクリーンショット 2015 06 01 1 13 32


「Excel→Word」のコピーの手間をかけずに、表を作成することができます。


完成したら、

スクリーンショット 2015 06 01 1 15 43


Wordのデータとして確定することになりますが、表の部分をダブルクリックすると、

スクリーンショット 2015 06 01 1 16 41


Excelシートに戻るので、さらなる修正も可能です。


操作は、Excelそのものですし、ExcelとのリンクではなくWord文書の中だけで完結するので、Excelに慣れている方にとっては、扱いやすい方法だと思いますので、オススメです。

まとめ

Excelで作った表やグラフをWord文書に挿入するためには、コピー&ペーストを使う方法のほか、Word文書上でExcelシートを表示させて表やグラフを作成することもできます。

おまけ

最近の「尼神インター」の安定感はスゴい。 
いつ見ても確実に笑いをとっていて、ハズレがない印象です。

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