実務で使えるExcel入門セミナー Excelファイル内のハイパーリンクで読み手の”探す手間”を軽くしましょう

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Excelで資料を作成していると、ファイル内で参照をつけたい場合があります。そんな時は、該当箇所を説明で加えるのもいいですが、”ハイパーリンク”で該当箇所に直接飛べるようにしておくのも、良い方法です。

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ハイパーリンクとは

仕事で情報を交換するときなどに、「リンク貼っとくね」という表現がよく使われると思います。


この”リンク”こそが、”ハイパーリンク”のこと。 
主にネット上のサイトや地図データを相手に教えるときに、URLをLINEやメールに添付しておけば、それをタップするだけで、該当するサイトに飛べる便利な機能です。


このハイパーリンク、Excelのファイル内でも使うことができます。


たとえば、決算書の中で、「ここの数字は、…

スクリーンショット 2015 09 07 11 14 13
(出典:日立製作所 財務ハイライト)


ここの数字とつながってます」と言うとき。

スクリーンショット 2015 09 07 11 15 04


ハイパーリンクを使えば、セルをクリックするだけで元の数字が入力されているセルへ、飛ぶことができたり、


レポートの中に出てくる専門用語を、別の箇所で解説している場合に、ハイパーリンクを入れておくと

スクリーンショット 2015 09 07 11 27 20


セルをクリックするだけで該当箇所に飛べたりと、


読み手に”探す手間をかけさせることなく、読んで欲しい箇所を表示させることができるので便利です。


使い方の手順から確認しましょう。

Excel内でハイパーリンクを貼る手順

Excel内でハイパーリンクを貼る手順は次の通りです。

スクリーンショット 2015 09 07 12 00 03


意外に重要なのは、最初リンク先リンクで飛びたいシート&セル)を確認することです。


操作自体に難しいところはないので、ここを正確におさえておくことが一番大事。


実際にリンクを貼ってみましょう。

ハイパーリンク導入の実践

先ほどの「連結キャッシュフロー計算書」と「連結損益計算書」の間で、「連結キャッシュフロー計算書」から「連結損益計算書」へ飛ぶように、リンクを貼ってみます。

ハイパーリンクで飛びたい「セル番地」と「シート名」を確認する

飛びたいのは「連結損益計算書」のセルです。

スクリーンショット 2015 09 07 11 52 42
(セル番地)

スクリーンショット 2015 09 07 11 52 53
(シート名)


セル番地「D19」、シート名「7.連結損益計算書」が確認できました。

ハイパーリンクを貼りたいセルを指定する

リンクを貼るのは「連結キャッシュフロー計算書」の方でした。


数字(114,516)が一致することを確認した上で、「連結キャッシュフロー計算書」のセル(D8)にカーソルを合わせてクリック。

スクリーンショット 2015 09 07 12 02 09

セルが緑の枠で囲まれていれば、正しく指定できています。

右クリックで、リストを表示させてから「ハイパーリンク」を選ぶ

右クリックすると、リストが表示されるので、

スクリーンショット 2015 09 07 12 05 25


「ハイパーリンク」を選びます。

スクリーンショット 2015 09 07 12 06 48


「ハイパーリンクの挿入」画面が表示されます。

最初に確認した、リンクで飛びたい「セル番地」と「シート名」 を入力

「ハイパーリンクの挿入」画面の左にある「リンク先」で、「このドキュメント内」を選び、

スクリーンショット 2015 09 07 12 10 09


最初に確認したリンクで飛びたい「セル番地」を入力して、

スクリーンショット 2015 09 07 12 11 55


「シート名」を選んで、

スクリーンショット 2015 09 07 12 13 35


「OK」ボタンをクリックすると、

スクリーンショット 2015 09 07 12 14 43


リンクを挿入することができました。 
正しくリンクを貼れていれば、入力した数値や文字が青に色づけされ、アンダーラインが引かれているはずです。

ハイパーリンクの注意点

このように、ハイパーリンクは便利な機能ですが、注意すべき点があります。


それは、


「リンクが多くなりすぎないようにすること」


です。


リンクが多過ぎると困ることが2つあります。 
1つは、「ファイルが重くなる」こと、もう1つは、「見た目がきれいでない」ことです。


ハイパーリンクはかなり重いデータを挿入することになるので、ファイルを開くときに大きな負荷がかかります。


最近のPCはパワーが強いので、数が多くなければ気にすることもないのですが、ファイル全体にリンクを貼り巡らせてしまうと、開くのに時間がかかったり、場合によってはファイルが壊れてしまうこともあるのです。


また、見た目も問題です。


先ほど見たように、リンクが入っているセルは、色を変えアンダーラインを引かれますが、これによって見た目に統一感がなくなってしまいます。


統一感のない資料は、見ていてとても疲れてしまうので、読み手の集中力を削いでしまい、大事な内容が伝わらなくなってしまいかねません。


このようなデメリットもありますので、リンクは多くなりすぎないように気をつけましょう。

まとめ

Excel内のハイパーリンクで読み手の”探す手間”を軽減することができます。 
簡単な手順でできてしまいますので、ファイル内でデータが分散している場合などに使ってみましょう。

おまけ

ラジオの改編情報が少しずつ。 
ニッポン放送の「オールナイトニッポンGold」(平日22時)が終了し、「オールナイトニッポン THE MUSIC BAR」がスタート。 
ニッポン放送もFMでの送信がスタートするので、それに合わせて音楽番組をということのようですが、ニッポン放送や「オールナイトニッポン」に求められているのは、そこじゃない。 
しかも、ターゲットが40代以上になるようで、若年層は完全に蚊帳の外。下手をするとNHKの「ラジオ深夜便」のリスナー層と競合するかもしれません。
ニッポン放送は、新しいモノを作り上げて勝負するという気概が、本当に薄い。 
残念すぎる。

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