実務で使えるWord入門セミナー 「脚注の挿入」を使って読み手に優しい文書に仕上げましょう

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Wordで文書を作成していると、「難しい専門用語」や「馴染みのない言葉」に解説を加えたい場合があります。言葉の後ろからカッコを付けて説明してもいいですが、数が多すぎると読み手にとって煩わしくなってしまいます。そんなときは、脚注を付けて欄外で説明するようにしましょう。

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「専門用語」「馴染みのない言葉」には丁寧な説明が欲しい

私の専門は、会計と税務です。


今では当たり前に専門用語を使って会計や税務の話をしていますが、勉強を始めたころは、その独特の言葉づかいに苦戦していました。


特に、簿記で出てくる言葉は「何のこと言ってるの?」と言った感じで、言葉と実態のイメージが結びつかなかったり、間違ったイメージを持たせるものがあったりで、なかなかその世界に入って行けず、多くの時間を使ってしまいました。 
(「帳簿」とか「総勘定元帳」とか、未だに着物を着た番頭さんが筆で書いてるイメージしか浮かばない!)


言葉って、読み手にイメージを伝えて、”言いたいこと”を理解してもらうために使うものですから、読み手と書き手(あるいは聞き手と話し手)の間で、同じ言葉からイメージする中身が違ってしまうと、”言いたいこと”が伝わらなくなるんですよね。


なので、読み手と書き手の間で言葉に対するイメージの相違ができやすい、「専門用語」や「馴染みのない言葉」については、説明が不可欠です。


内容を正確に伝えたい文書(論文や契約書、覚書など)を作る際には、多くの言葉に説明が必要になりますが、そのような時には本文ではなく、欄外で説明すると見た目もスッキリして、読みやすい文書になります。

Word文書で脚注をつける

Word文書の欄外に、言葉の説明を入力してみましょう。


まず、説明を加えたい言葉の後ろにカーソルを合わせます。


スクリーンショット 2015 10 22 17 02 33

「参考資料」タブの「脚注の挿入」をクリック。

スクリーンショット 2015 10 22 17 06 16


すると、


スクリーンショット 2015 10 22 17 09 57

該当する言葉に番号が振られて、余白に説明欄が挿入されます。 
あとは説明欄に説明を加えれば、

スクリーンショット 2015 10 22 17 16 06

脚注は完成です。

まとめ

脚注は、書き手と読み手が言葉に対するイメージを共有するために不可欠です。 
1つの操作で「番号の割り振り」と「入力箇所への移動」ができる”脚注の挿入”機能を使って、読み手に伝わりやすい文書を効率よく作りましょう。

おまけ

UEFAチャンピオンズリーグの「バイヤーレバークーゼン vs ASローマ」はが面白いゲームでした。 
「2−0」から「2−2」に追いつかれただけでなく、
「2−4」と逆転されたあとで「4−4」に追いつくって 
どっちもスキ見せすぎ(笑)

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