実務で使えるExcel入門セミナー 「不器用さんにもデキる!」 はじめてのグラフ作成のコツ

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Excelの機能はどんどん進化しています。
バージョンが上がるごとに、できることが増えるだけでなく、
今できていることの利便性も上がっているのです。
「グラフ作成」もその中の一つで、
今まで「面倒そうだから使ったことがないよ」
という方にこそ試していただきたい機能です。

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グラフの作成は、「範囲を指定する」「グラフ”を選ぶ」でOK

グラフの作成を「面倒だ」と感じていた方は、

「自分で設定しなければいけない」

「自分のイメージしたグラフにならない」

など、自分で考えて調整しなければいけない部分が多い
というイメージがあるのではないでしょうか。

現在、Excelは「Excel2016」が最新バージョンですが、
グラフを作るのはとても簡単になりました。

ほとんど考える部分はなく、直感的に作る事ができます。

具体的に見てみましょう。

「範囲を指定する」

Excelのグラフ作成でまずやることは、
グラフにする数字を範囲指定することです。

次の表をグラフにすることにします。

スクリーンショット 2016 01 14 10 50 46

各年度の県民所得が、金額を表にしたものです。
金額の部分をグラフにしたいので、ここをドラッグ(クリックした状態で引っ張る)して
範囲指定します。

スクリーンショット 2016 01 14 10 54 49

このとき、「先頭列」(この表では”県名”)と「先頭行」(この表では”年度”)の”ラベル”も範囲指定するのがポイントです。

「先頭列」「先頭行」はそれぞれ、
グラフの横軸と縦軸になるからです。

グラフを選ぶ

グラフにする範囲が決まったら、あとはグラフの形を選ぶだけです。

「挿入」タブから「おすすめグラフ」を選ぶと、


「グラフの挿入」画面が開きます。

スクリーンショット 2016 01 14 11 18 48


左のサイドバーにおすすめグラフ」が表示されるので、
その中からグラフを選ぶとプレビューが表示されるので、
イメージの合うものを選んでOKをクリックします。

すると、

スクリーンショット 2016 01 14 11 23 54


グラフが作成されました。

もし「おすすめグラフ」に気に入ったイメージ通りのグラフがない場合は、

スクリーンショット 2016 01 14 11 26 02



グラフの挿入」画面で「すべてのグラフ」タブを選ぶと、
さらに様々な種類のグラフが選べるようになるので、

そちらから選ぶようにしましょう。

これでExcelグラフの作成は完了です。
これから「グラフを作ってみよう」と考えている方は、

「範囲を指定する」→「グラフを選ぶ」

の2つの作業でグラフができることおさえておきましょう。
「グラフは面倒」という思い込みを少しでもなくせれば、
それでOKです。

Excelグラフを作る時のコツ

グラス作成の大きな流れは、分かったと思いますので、
次はグラフをより思い通りに作るためのコツを挙げてみます。

セル単位で範囲指定する方法を覚えておく

グラフ作成のスタートは「範囲指定」でした。
先ほど例に挙げた表は、表全体を対象にしてグラフを作りましたが、
場合によっては、表の中の一部だけをグラフにしたい場合があります。

スクリーンショット 2016 01 14 11 43 32


このような場合でも範囲指定の仕方を知っていると、
簡単にグラフを作れますので、その方法を覚えておきましょう。

まず、通常通りドラッグで範囲指定します。

スクリーンショット 2016 01 14 11 48 07


次に、「Ctrl」キー押しながら
次に範囲指定するセルをドラッグします。
すると、

スクリーンショット 2016 01 14 11 50 12


「香川県」の行を飛ばして、「徳島県」の行を指定することができました。

同じ要領で、「Ctrl」キーを押しながら「高知県」の行をドラッグすると、

スクリーンショット 2016 01 14 11 53 11


「愛媛県」の行を飛ばして「高知県」を指定できました。

この状態でグラフを選ぶと、

スクリーンショット 2016 01 14 11 55 36


徳島県と高知県だけのグラフを作る事ができます。

このように、セル単位で範囲指定する方法を知っておくと、
グラフの作成の自由度が高まります。

細かい調整は、「トライ&エラー」で直感的に

先ほど作成したグラフをもう一度見てみましょう。

スクリーンショット 2016 01 14 11 59 21


確かにグラフは出来上がりましたが、
「これじゃない感」が漂っていますよね。

こんな時は、グラフを調整することになるのですが、
ここで「どうすればいいか」が分からなくなるんですよね。

ただ、これもあまり難しく考える必要はありません。

なぜなら、Excelのグラフは
直感的に調整することが可能だからです。

具体的には、「ここを直したいな」と言う箇所をクリックすると、
グラフの中で範囲指定できます

スクリーンショット 2016 01 14 12 03 23


次に、範囲指定した状態で右クリックします。
すると、

スクリーンショット 2016 01 14 12 05 22


リストが開きますが、ここで調整することができます。

最初は慣れないかも知れませんが、ここで出てきたリストから、
「これかな?」と思うものを選んで、どんどん試していきましょう。

上手くいかなければ「Ctrl+Z」で元に戻せば良いだけです。

見た目を直す場合は「軸の書式設定
を使うことが多いので、最初は「軸の書式設定」から試すのがいいと思います。

今回は縦軸が長すぎて、変化が分かりづらかったので、
「境界値」の「最小値」を大きくする(0→2000)してみましょう。

スクリーンショット 2016 01 14 12 09 09

すると、

スクリーンショット 2016 01 14 12 19 20

かなり印象が変わりますね。

横軸を上に引き上げることで、グラフが狭い範囲に収まり、
数値の変動の様子がより分かりやすくなりました。

「図形」「テキストボックス」も使える

「グラフの調整はトライ&エラーで」と言いましたが、
どうしても無理な場合は、そこにとらわれる必要はありません。

もっともっと直感的に調整することもできます。

たとえば、「グラフのこの部分を強調したい」と言う場合、
グラフ自体の調整ではどうにもなりません。

そんな時は、「図形」や「テキストボックス」なども使えることを覚えておきましょう。

グラフを扱っている間はどうしても、「軸の調整」や「データの選択」など、
グラフの機能だけで解決しようとしてしまいがちです。

ですが、グラフの機能もExcelにある様々な要素を、
組み合わせているだけなので、

Excelで用意されている機能は、「グラフ自体の機能」に限らず、
どんどん使っていくべきです。

先ほどのグラフの中で

スクリーンショット 2016 01 14 12 28 21

2010年の所を強調して説明を加えることを考えます。

グラフの機能だけではできませんが、
四角と矢印の”図形”と”テキストボックス”を使うと、

スクリーンショット 2016 01 14 12 38 57

簡単に情報を追加することができます。


このように、「1から順番に覚えていく」よりも、
直感的に試してみる」という気持ちでやってみると、
Excelのグラフは便利に使うことができます。

「近日出荷」でも、Excelのグラフを多く扱っていますので参考にしてみて下さい。

(グラフ作成後の細かい調整についても)

まとめ

Excelのグラフは簡単に作る事ができます。
作成後の調整も直感的に行うことができるので、
まずは、怖がらずにどんどん試していきましょう。

おまけ

ブログの記事についてアメリカから問い合わせがあり、
メールでやりとりしています。。
なかなか面白いことが分かってきましたので、
いつか書きたい。

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