Excel関数のエラーとその対処  「#REF!」「#N/A」「#DIV/0!」「#VALUE!」について、意味と対処法をおさえます

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Excelで関数を使っているとエラーが表示されることがあります。典型的な例を挙げて解決策を考えます。

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Excel エラーの意味と対応策

Excelの関数や機能の使い方が分かっていても、エラーにどう対処すればよいかが、分からないことがあります。


最初から全てのケースに対応するのは難しいので、典型的なケースを知っておいて、少しずつ幅を広げていくのが良いでしょう。


以下に典型的なケースとその解決策を挙げてみます。

#REF!

スクリーンショット 2015 03 06 11 24 08


「#REF!」は、次の画像のように、セル番地を指定して、そのセルに入力されているデータを使うように指示する場合に(「参照」といいます)、

スクリーンショット 2015 03 06 11 29 26


指定したセルを誤って削除してしまった時に表示されるエラーです。


シートを見やすくするために、ムダな行や列を削除する途中で、起こりがちなエラーです。


この場合の対処法は、落ち着いて、「ctr+Z」のショートカットを使い、動作を一つ戻すこと。


動作を一つ戻すことは、全てのエラー対応の基本になりますから、エラーが出ても焦らないことと、動作を一つ戻すことを心がけておきましょう。


ただ、「ctr+Z」でも解決しない場合があります。 
それは、セルではなくシートを削除してしまったとき。

スクリーンショット 2015 03 06 11 54 09


こうなると、どうしようもないのですが、もしバックアップファイルがあって、削除してしまったシートと同じデータが残っている場合は、そのシートをコピーして、


「ctr+F」で置換を開き、「#REF」とコピーしたシートのシート名(’201503-2’)を置換すると、

スクリーンショット 2015 03 06 12 00 20

スクリーンショット 2015 03 06 12 00 32


元通りに表示されます。

#N/A

スクリーンショット 2015 03 06 12 13 27


「#N/A」は、

①VLOOKUP関数のように、指定したデータを探す関数を入力したのに、一致するデータがない場合や、

スクリーンショット 2015 03 06 12 24 20


②探したいデータを入力するセル(ここではE2)が空白の場合に、

スクリーンショット 2015 03 06 12 28 17


表示されます。


この場合の対処法は、①一致するデータが無い場合は、関数自体にエラーはないので対処する必要はありません。


ただ、「#N/A」を表示させたくないのであれば、IF関数とISERROR関数を組み合わせることで、「#N/A」を非表示にできます。


具体的には、


=IF(ISERROR(VLOOKUP(E2,$E$4:$F8,2,0)),””,VLOOKUP(E2,$E$4:$F$8,2,0))

スクリーンショット 2015 03 06 12 43 57


このようになりますが、詳細な説明は、こちらの記事を参考にしてみて下さい)。


②探したいデータが空白の場合は、探したいデータを該当するセルに入力すればOKです。


「#N/A」は、原因を正しく理解すれば対処は難しくありません。

#DIV/0!

スクリーンショット 2015 03 06 12 47 55


#DIV/0!は、数値を「0」で割ったときに表示されるエラーです。


関数のエラーと言うより、「その計算はできませんよ」という割り算のルールとしての注意です。


割る数がのセルが「0」の時だけでなく、空欄のときにも「#DIV/0!」と表示されるので、何がエラーかが分かりづらい時があります。


エラーの意味さえ分かれば問題はないと思いますが、「#DIV/0!」の表示は、目障りなので非表示にすることもできます。


方法は先ほどの「#N/A」の場合と同様で、IF関数とISERROR関数を組み合わせることで、可能です。


具体的には、


=IF(ISERROR(B2/C2),””,(B2/C2))

スクリーンショット 2015 03 06 13 01 01


このようになります。

#VALUE!

スクリーンショット 2015 03 06 13 14 16


#VALUE!は数値データを使うべき所を、文字列(文字データ)にしてしまったために表示されるエラーです。


上の例でも足し算の式に、文字列が入っているために「#VALUE!」と表示されています。


Excel上で入力した数字を使っている場合はあまり出ないエラーですが、このエラーが起こりやすいのは、他のアプリからデータをダウンロードして処理しようとするケース。


たとえば、会計ソフトからダウンロードしたデータについて、関数を使って計算しようとする時などに、表示されることがあります。


会計データからダウンロードする際に、仕様によっては、見た目は数値であるにもかかわらず文字データとして保存されることがあるのです。


会計データは膨大な量になることがあるため、文字列で保存されたデータを再度入力し直すことは現実的ではありません。


この場合の対処方法は、関数を使う方法を使います。 
VALUE関数です。


VALUE関数は文字列が入力されたセルを指定すると、数値データに変換してくれる関数です。

スクリーンショット 2015 03 06 13 29 01


このVALUE関数の式をコピーして、文字列を数値データに変えた上で処理すれば、通常の数値データとして扱うことができます。

まとめ

Excel関数を扱う過程ではエラーが表示されることもよくありますが、それを修正するには相応の知識が必要です。 
まずは典型的な例を覚えておいて、実践の中で知識の幅を広げていくのが効率的です。
<おまけ>
エラーの修正はエクセルの作業の中でも難しい部類に入ります。 
自力でエラーの修正ができるようになったら、実力が一段上がったと考えて良いでしょう。

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