実務で使えるExcel入門セミナー Excelで「前払費用」を計算する

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会社で前払いした経費は、翌月以降分を「前払費用」に振り替えます。日割り計算しなければいけないので面倒ですが、Excelを利用すれば早く正確に計算することができます。

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「前払費用」とは

会社で火災保険に加入している場合、保険料の支払いを前払いすることがあります(割引になることもありますからね)。その場合は、全額を支払った期間の経費にするのではなく、翌期以降の保険料については「前払費用」に振り替える必要があります。


具体例で見てみましょう。 
3月決算の会社が、9月に将来1年分の火災保険の保険料を支払ったとします。


スクリーンショット 2015 10 07 10 01 28


保険料を支払ったのが2015年の9月なので、2016年3月期の経費として記録したいところですが、この保険料がカバーする期間は、2015年9月1日から1年間で、2016年の8月31日までです。

スクリーンショット 2015 10 07 10 07 36

とすると、2015年9月1日の支払は、「2016年3月期分」と「2017年3月期分」の両方が含まれていることになりますから、

スクリーンショット 2015 10 07 10 22 05


翌期分については、翌期に振り替えることになります。 
この経費を翌期(あるいは翌月)に振り替えるときに使う科目が「前払費用」です。


当期の経費(この場合は「支払保険料」)をマイナスする代わりに、「前払費用」を資産にプラスします。


仕訳で見ておくと、


スクリーンショット 2015 10 07 10 33 50


このようになります。


前払いした経費が、翌期以降もカバーする場合は、「前払費用」を使って翌期以降に振り替えなければいけないのです。

Excelで「前払費用」を計算する

Excelで「前払費用」を計算してみましょう。


といっても難しいところはありません。 
前払いした経費のうち、当期分にあたる部分と翌期以降分にあたる部分を、日数を基準にして分けるだけです。


なので、Excelを使うポイントは、日数の計算です。


「前払費用」の計算で必要なのは、次の3つ。

必要なデータ 入手方法
前払いした金額 契約書で確認
①がカバーする期間 契約書で確認&Excelで計算
期末日翌日から②の最終日までの期間 契約書で確認&Excelで計算


データの入手方法についても記載しました。


Excelシート上でこの3つのデータを入力できるようにフォーマットを作れば、自動的に当期の「前払費用」の金額が計算できるようになります。


順番にやっていきましょう。
先ほどの「保険料の支払」を具体例として取り上げます。


(具体例)

・前払いした保険料の金額:1,200,000円

・前払いした日:2015年9月1日

・前払いした保険料でカバーする期間:2015年9月1日〜2016年8月31日

・当期:2015年4月1日〜2016年3月31日

①前払いした金額

まずは、前払いした金額です。


必ず契約書の原本を確認しましょう。 
経理部でも保管していると思いますので、原本の金額を転記するようにして下さい。


Excelシートでは次のように入力します。

スクリーンショット 2015 10 07 11 23 43


このように、入力セルが分かるように色づけしておくと、 
作業内容の説明がしやすくなりますし、誤った入力を防ぐことができます。

②前払いした経費がカバーする期間

次は、①の前払いした経費でカバーされる期間です。


こちらも、必ず原本を確認して転記するようにします。


Excelシート上では次のように入力します。


スクリーンショット 2015 10 07 11 48 54


年、月、日、に分けて入力するようになっています。 
なぜ、このように分けているかというと、日数の計算をDATE関数で行うためです。


Excelは日付の計算もできますが、その仕組みは1900年1月1日を”1”として通し番号を付けることで、足したり引いたりすることを可能にしています。 
(たとえば、2016年3月31日は通し番号が”42,613”、2015年4月1日は”42,248”と決まっているので、引き算すればその期間の日数が計算できます。)


日数(366)が入力されたセルには、次のような式が入っていて、

スクリーンショット 2015 10 07 11 50 48


=DATE($D$16, $E$16, $F$16) – DATE($D$13, $E$13, $F$13) + 1


DATE関数を使った引き算の結果が表示されています。


DATE関数は、年、月、日を入力すれば、先ほど説明したその日付の「通し番号」変換してくれる関数です。


つまり、DATE関数で日付を「通し番号」にすることで、足し算引き算が可能になり、その答えを日数で表示してくれるようになります。


最後に、上の計算式の最後が「+1」になっていることに注意して下さい。 
日数の計算では、開始日実際の日付にして計算しまうと、開始日が期間に入らなくなってしまうので、その分を最後に”1”を足すことで補う必要があるからです。

③当期末の翌日から、②の最終日までの期間

”当期末の翌日”から、”「前払いした経費がカバーしている期間」の最終日”までの期間です。


言葉だと分かりづらいので、図で見ておきましょう。


スクリーンショット 2015 10 07 12 16 52


赤で色づけした期間の計算です。


ただ、”「前払いした経費がカバーしている期間」の最終日”は、②で既に入力していますから、


スクリーンショット 2015 10 07 12 19 15


セルを参照すればOK。


入力が必要なのは、当期の期末日だけです。


Excelシート上では次のように入力します。

スクリーンショット 2015 10 07 12 22 56

日数(153)が入力されているセルですが、ここには次のDATE関数引き算の式が入力されています。


スクリーンショット 2015 10 07 12 24 41


これは、②の期間計算の方法と同じで、 
DATE関数によって「通し番号」に変換した日付を、引き算することで、期間を日数で表示したものです。


今回は「期末日の翌日」からの期間を計算していますから、期末日は期間に含まなくて良いので、最後の「+1」は必要ありません。


この点にも注意しておきましょう。

④前払費用の計算

必要な要素が出揃ったので、「前払費用」に振替える金額を日数の比率によってもとめます。


計算の仕方は次の通りです。


スクリーンショット 2015 10 07 12 35 57

念のため、図でも示しておくと、


スクリーンショット 2015 10 07 12 37 38

赤で示した部分を計算しています。


Excelシート上では次のように入力。

スクリーンショット 2015 10 07 12 40 42


計算結果のセル(501,639)がどのように入力されているかというと、

スクリーンショット 2015 10 07 12 42 12


=ROUND(D6 * ( B20 / B10 ) ,0 )


このように入力されていて、①から③を使って計算されていることが分かります。


なお、”=ROUND”で式が始まっているのは、計算結果を四捨五入して整数で表示するためです。


ここは、会社の方針によって、「四捨五入」「切り捨て」などが決められていますので、それに従って変更して下さい。


最後にフォーマット全体を表示しておきます。

スクリーンショット 2015 10 07 12 46 25

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このフォーマットを毎期更新していけば、当期の前払費用の金額を計算することができます。


なお、複数前払費用が発生する場合は、別シートに分けて計算して、 
その結果を合計するようにすれば、スムーズに作業が進められます。

まとめ

前払費用の計算は、要素を整理して順番に計算していくと効率的に進みます。 
計算は難しくありませんが、必ず契約書の原本を見て、契約内容を確認しながらデータを転記するように心がけましょう。 
契約を更新しただけのように見えても、微妙に内容が変わっていることもあります。

おまけ

湿度が低くてランが快適。 
お昼に時間が取れる方は、是非街に出ましょう!

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