実務で使えるExcel入門セミナー オートフィルで”新しいリスト”を追加すれば、もっと自由に連続データが入力できるよ

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Excelで連続データを入力するのに便利な”オートフィル”。「1→2→3→…」「1月→2月→3月…」など、規則正しく連続するデータもそうですが、”新しいリスト”を追加すれば、もっともっと自由な連続データの入力が可能です。

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連続してないデータも、”新しいリスト”に追加してしまえばオートフィルで入力できる

”オートフィル”については以前の記事で扱っていて、 


連続データを簡単に入力する方法として、その使い方を紹介しました。


こちらの記事で紹介したのは、数値、日付、曜日、くらいですが、実際にはそれ以外にも、


干支(子→丑→虎→…)

四半期(第1四半期→第2四半期→…)

旧暦(睦月→如月→弥生…)


などの多様なデータに対応しています。


ただ、オートフィルはこのような”規則正しい連続データ”だけに対応しているわけではありません


全く連続していないデータ、たとえば、自社の支社名(東京本社→大阪支社→名古屋支社→…)や部署のメンバー(岩部→田宮→林→四條…)などもオートフィルで入力することができます。

”新しいリスト”を追加する手順

連続していないデータをオートフィルで入力するためには、”新しいリストを追加します。


ただ、難しいところはないので、手順を覚えてよく使うデータはオートフィルでも入力できるようにしておきましょう。

1.追加したいデータをExcelシートに入力

まず、オートフィルで入力したいデータをExcelシートに入力します。 
他のファイルでデータが残っていれば、それをコピー&ペーストすればOKです。 
(1から”手打ち”する手間は、できる限り省きましょう。Excelで”手打ち”は悪です!)

スクリーンショット 2015 09 14 18 34 11


ここでは部署のメンバー(人名)でリストを作る事にします。

2.「Excelのオプション」の「ユーザー設定リストの編集」を開く

データの入力が完了したら、「Excelオプション」の設定に移ります。


画面上部にある「ファイル」タブから、 

スクリーンショット 2015 09 14 18 45 00


「オプション」をクリックすると、

スクリーンショット 2015 09 14 18 45 14


「Excelのオプション」画面が開くので、「詳細設定」の「全般」にある「ユーザー設定リストの編集」をクリック。

スクリーンショット 2015 09 14 18 45 41


すると、「ユーザー設定リスト」画面が開きます。

スクリーンショット 2015 09 14 18 45 54

3.新しいリストをインポートする

「ユーザー設定リスト」画面での入力に移ります。


「ユーザー設定リスト(L)」で「新しいリスト」が選択されている(青で色づけされた状態)ことを確認して、


スクリーンショット 2015 09 14 18 56 10

「リストの取り込み元範囲」にカーソルを合わせてクリック。

スクリーンショット 2015 09 14 18 59 40


「リストの取り込み元範囲」に入力できる状態にします。


この状態で、最初に入力したリストのセルをドラッグ(左クリックした状態で引っ張る)して範囲指定すると、


スクリーンショット 2015 09 14 19 04 35


ドラッグで指定したセルの範囲が「リストの取り込み元範囲」に入力されるので、このまま「インポート」ボタンをクリック。 
すると、

スクリーンショット 2015 09 14 19 11 36


Excelシートに入力したリストが、「リストの項目(E)」に転記されます。 
これで「OK」ボタンをクリックして、”新しいリスト”の追加は完了です。


正しくリストが追加されたかどうかを確認しておきましょう。 
「西沢」とセルに入力して、

スクリーンショット 2015 09 14 19 20 49


ドラッグしてオートフィルを使うと、

スクリーンショット 2015 09 14 19 23 01


リストと同じ内容を入力することができました。

よく使うデータは、オートフィルで入力できるようにしておくと便利

このように、オートフィルに新しいリストを加えるのは結構簡単です。


1から自分でリストを入力しなければいけない場合は、わざわざやる必要はありませんが、既にデータがある場合には、それを取り込むだけで使えるようになるので、オートフィルでも入力できるようにしておきましょう。


いちいち別シートを開いて、コピー&ペーストするのも面倒ですしね。


受験勉強をExcelでやっているなら、こんな使い方もできそうです。

スクリーンショット 2015 09 14 19 42 32
(回答が完全に隠れているので、暗記のチェックには最適)

まとめ

オートフィルは、”新しいリスト”を追加すれば連続しないデータでも入力することができます。 
既に入力されていれば、リストの追加は簡単なので、いつもつかうデータはどんどんインポートして、オートフィルで使えるようにしておきましょう。

おまけ

愛媛FCの内田健太選手、移籍加入後シビれるようなプレイでチームを引っ張っています。(昨日のミドルシュートもゴラッソでした!) 
本気で買い取りしてほしいけど、ムリだろうなぁ(すべて貧乏が悪いのさ)。

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