実務で使えるWord入門セミナー Wordファイルを保護する方法

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仕事で作成した文書の中には、内容によって他人に見せたくないものもあると思います。Wordには、ファイルを保護するための機能が備えられていますので、その機能を使って不要な情報の漏洩に備えるようにしましょう。

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パスワードによる保護

Wordファイルをパスワードによって保護します。 
パスワードを設定して、正しいパスワードが入力されなければファイルを開かないようにする方法です。


これには、2つの方法があります。

「名前をつけて保存」から設定

「名前をつけて保存」から設定する方法です。


保護したいWordファイルを開いた状態で、画面上部の「ファイル」タブをクリック。

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左のサイドバーにある、「名前をつけて保存」をクリック。

スクリーンショット 2015 08 04 11 24 10


ファイルの保存場所を指定しすると、「名前をつけて保存」画面が開くので、画面下部にある「ツール」をクリック。

スクリーンショット 2015 08 04 11 30 11


リストが開くので、「全般オプション 」をクリック。

スクリーンショット 2015 08 04 11 32 14


「全般オプション」画面が開きます。 

スクリーンショット 2015 08 04 11 34 41


「全般オプション」には、2箇所パスワードを設定できる箇所がありますが、一つ目の、「読み取りパスワード」欄に、パスワードを入力して、

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画面下のOKをクリック。

スクリーンショット 2015 08 04 12 04 08


「名前をつけて保存」画面に戻るので、画面下の「保存」をクリックすれば完了です。

スクリーンショット 2015 08 04 12 06 08


こうして保存されたファイルを再度開こうとすると、

スクリーンショット 2015 08 04 12 14 35


パスワードが要求されて、正しいパスワードを入力できなければ、ファイルを開くことができなくなります。


なお、パスワードを削除する場合には、先ほどの「全般オプション」画面を開いて、パスワードを削除。

スクリーンショット 2015 08 04 12 17 59


パスワード欄をブランクにした状態で、画面下部の「OK」をクリックして、

スクリーンショット 2015 08 04 12 19 39


ファイルを保存すれば、パスワードを削除できます。

「文書の保護」から設定

もうひとつの方法が、「文書の保護」から設定する方法です。


保護したいファイルを開いた状態で、「ファイル」タブをクリック。

スクリーンショット 2015 08 04 11 22 14


「情報」画面が開いているので、「文書の保護」をクリックして、リストを表示。 
リストの中から「パスワードを使用して暗号化」をクリック。

スクリーンショット 2015 08 04 12 28 23


「ドキュメントの暗号化」画面が開くので、「パスワード」欄にパスワードを入力し、画面下の「OK」をクリック。

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パスワードの確認が求められるので、設定したパスワードを入力して、「OK」をクリック。

スクリーンショット 2015 08 04 12 36 58


すると、「文書の保護」の表示が、「この文書を開くにはパスワードが必要です。」に変わり、


スクリーンショット 2015 08 04 12 37 59


ファイルを開こうとすると、

スクリーンショット 2015 08 04 12 41 02


パスワードが要求されて、正しいパスワードを入力できなければファイルを開くことができません。


なお、パスワードを削除する場合は、先ほどの「ドキュメントの暗号化」画面を開いて、パスワードの欄をブランクにして、「OK」をクリックすれば元に戻ります。

「名前をつけて保存」と「文書の保護」どちらが厳重か

パスワード設定による文書の保護の方法を2つ見てきましたが、どちらがオススメかというと…、どちらでもいいです(スミマセン)。


というのも、どちらの方法も保護の厳重さは変わりませんし、手間も変わらないので、優劣がつけられないからです。


技術的に言うと、「文書の保護」から設定する「ドキュメントの暗号化」の方が、ファイルを開いたとしても、暗号化によって中身が分からなくなっているので、セキュリティの度合いが高いと言えるのですが、


その暗号化を解く鍵が、パスワードなので、結局、「名前をつけて保存」のパスワード設定と、厳重さは変わらなくなっているのです。


ということで、どちらを選んでいただいても結構です。


ただし、パスワードの解除は結構簡単にできてしまいます。


「パスワードでファイルを保護しているから大丈夫」と言うことにはなりませんので、重要性の高い文書はアクセス管理などとも組み合わせて、慎重に扱うようにして、情報漏洩には細心の注意を払いましょう。

まとめ

Word文書は、パスワードによって保護することができます。 
ただし、パスワードの解除は簡単にできてしまうので、パスワードを設定したとしても、他の方法と組み合わせて慎重に扱う必要があります。

おまけ

髪を切りにランで美容院まで。 
夏休み中だった。

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