仕事の時間割

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学生の皆さんはスケジュール管理アプリの中に記録していると思いますが、大学や高校には授業の時間割がありますよね。私の事務所も同じように時間割を決めて仕事をしています。時間帯と仕事の性質との間には相性の善し悪しがあると考えているからです。スケジュール管理よりももう少し大まかな時間帯管理の方法を考えます。

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クライアントと自分の仕事のスタイルから自然に決まります

私の事務所の仕事は、基本的に私一人でやっています。いただいた仕事をいつやるかは自分の都合で決めて良いわけです。でも、仕事の依頼をいただいたクライアントやご協力いただいている仲間がいてはじめて仕事は成立しますので、外部の方との関わりを無視することはできません。
時間割は、自分にとってやりやすい時間帯と仕事の組み合わせ、と外部の方とのつながりを考えて自然に決まってきました。

早朝の仕事

朝は比較的早起きです。6時から6時半の間には起きて準備を始めます。シャワーを浴びてお湯を沸かしてお茶をいれたら仕事の体制が整います。
この時間帯は1日のうちで最も負荷のかかる仕事をする時間帯です。特徴としては次のようなことがあります。
1.街が動き始めていないので静かに仕事ができる
2.クライアントや同業の仲間が動き始めていない
3.休養をしっかりとった後なので、一日の中で最も頭がリラックスした状態にある。
4.メディアが動き始めていないので余計な情報が入ってこない。

一人でじっくり考えながらするべき仕事をするのにもってこいなのが分かると思います。端的に言うと、頭はさえて邪魔が入らないのがこの時間帯です。
ただし、この状態を作るには条件があって、前日の睡眠が鍵になります。十分な睡眠がとれていなければ頭の働きは鈍くなりますから、快適な睡眠がとれるように
1.規則正しい睡眠の習慣
2.エアコンによる温度、湿度の調整
3.ベッド、ふとん、枕、など睡眠環境の整備
等には気をつけています。

具体的にやっている仕事ですが、
1.クライアントから質問された難しい判断を伴う会計や税務処理の回答の作成
2.事務所の運営方針や変更の決断
3.重要なイベントのスケジュール決定
4.ブログ等の文章作成
5.会計、税務の新しい基準や通達、曖昧になっていた知識の確認
などです。”考える”と”判断・決断”の割合が大きな仕事が中心です。なお、この時間帯はメールやネットからの情報、音楽など耳から入る情報、など全て遮断して仕事に集中します。(仕事前に前日までのメールチェックだけはして緊急の案件がないことは確認しています)

午前中の仕事

早朝の仕事は10時30分から11時くらいで終わります。
残りの午前中の時間は毎日決めている事務所の仕事を中心に回していきます。この時間の特徴としては次のようなことがあります。
1.街が動き始めて静けさがなくなる
2.クライアントや同業の仲間が仕事を始める
3.負荷のかかる仕事の後なので頭が疲れている
4.早朝の仕事が終わっていない可能性がある

頭も体も仕事のペースに慣れていますが、すでに、重い仕事に取り組んでいるのでかなり疲れています。休憩を適時に入れながら、少し軽めの仕事にシフトしなければなりません。本来は避けるべきですが早朝からの仕事が残っている場合、仕事の性質から優先順位が高いもののはずですから、それを仕上げることに集中します。

この時間帯で気をつけていることですが、先述の通り休憩を入れることです。それも中途半端に休憩するのではなくデスクから離れて頭を休めることはもちろん、ストレッチで体を休め、さらに前日の睡眠がうまくとれていなくて眠気が襲ってきている場合は昼寝までOKにしています。ここでリフレッシュできないと、さえない頭のままでズルズル仕事をしてしまうことになるからです。何とかここで立て直して、この後の仕事に支障が無いように立て直します。

具体的な仕事の内容ですが、
1.前日使った経費の帳簿への記帳とレシートの保管
2.前日、思いついたアイディアをまとめてデータとして整理
3.読んでみたい本のリストアップ
などです。手を動かす仕事が中心になっていてあまり頭に負荷をかけていないことが分かります。

ここでは、メールチェック(常時立ち上げではなくチェックしたらすぐに切ります)を1度しますし、邪魔にならない程度に音楽をかけるのもOKです。頭を休めるためにできることは広くOKにしています。ただし、余計な情報(ネットの情報をみたりすること)を遮断することは引き続き行います。

午後の仕事

13時以降です。ここまでで事務所の中でやるべき仕事は終わっています。後はクライアントや協力してくれている仲間との仕事に使う時間です。
この時間の特徴は
1.クライアントや仲間との連絡が取りやすい
2.朝の仕事でデスクワークに飽きているので外に出たくなる
3.1日の仕事のクローズに向けて終わり方を気にして仕事をする

対外的な仕事を組みやすい時間帯であること、1日の終わりに向けてどこで切り上げるかを意識して仕事をすることなどが特徴です。
午後の時間は午前中よりも長く確保できそうですが、頭と体の疲れによる業務効率の低下を考慮すると欲張りすぎてはいけません。時間が長くても朝以下のパフォーマンスになると覚悟しています。なので、自分だけで仕事をするのではなく人と会いその方達の力を借りたり、その方達としかできない打ち合わせやスケジューリング、会議、などをいれています。

具体的な仕事の内容は、
1.クライアントへの訪問
2.クライアント、仕事仲間との打ち合わせ、電話、メール等での問い合わせ
3.官公庁、都税事務所等での手続き
4.書店で必要な書籍の購入
などです。イメージとしては16時にはクローズしようと考えて仕事をしています。この時間帯になると、翌日以降やらなければいけないことができていますので、期日がいつかを確認して、翌日以降のどのタイミングに仕事を組み込むかを考えて決定します。
その日やるべき仕事が確認できたら最後のメールチェックをしてクローズします。

夜は1つの仕事を除いて何もしません。

夜の時間帯は仕事をしないことにしています。
が、1つだけ持ち越すことなく夜寝る前にやると決めていることがあります。それは翌日のブログの内容を決めることです。ブログは朝更新を基本にしていますが、まだまだ未熟なのでその時間に1から書き始めると時間が足りません。なので前日の夜までにその日あった事を振り返り、何を書くかを決め、ある程度仕上げた状態にして寝ます。
朝の更新は清書をしているようなイメージで大枠は前日に決めています。それでも文章を書くのは時間がかかるので2時間を切ることはないんですけどね。ここは今後改善すべきポイントです。
あとは、気になる本を読んで、好きな音楽やラジオを聞いて、快適な睡眠になるようにリラックスして過ごします。

まとめ

自分の特性と周りの環境によって、時間帯毎に発揮しやすい力は異なってきます。
自分がどの時間に何をするのが向いているか。実際に試しながらスケジュールを組んでいくと効率の良い勉強や仕事のスタイルがみつかりますよ。
<おまけ>
データ整理がまだまだ上手くできていません。
もっと効率よく取り出せるように整理の方法を考えています。

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