実務で使えるExcel入門セミナー 別シートの表の数値を効率よく集計する方法です

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経理や財務の実務でExcelを使う場合、同じ形式で作成された複数のシートを集計することがあります。シートをまたぐ集計は少し面倒なので、効率よく集計する方法を知っていると便利です。

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四半期、年度の数値は、毎月作成するシートの集計

当ブログ「近日出荷」でも何度か触れていますが、経理・財務の実務でExcelを使う場合、作業を効率化する方法の1つは、シートの形式を揃えることにあります。

毎月作成するレポートがある場合、その形式を揃えておけば、
前月のシートをコピーして、

スクリーンショット 2016 06 09 23 20 29

表に入力されている月を更新(4月→5月)。

スクリーンショット 2016 06 09 23 03 32

前月分の数値をコピーしたあと、当期分の数値を入力。

スクリーンショット 2016 06 09 23 04 03

この機械的な作業だけで当月分の数値が完成します。
当月分についても、当月のセルにVLOOKUP関数を入力しておいて、会計ソフトのデータをダウンロードしたシートと連動するようにしておけば、入力作業すらも効率化することができます。

このようにして作成した毎月のレポートは、四半期、中間、期末のタイミングで集計して累計の数値を算定します。毎月のシートをまたぐ集計は面倒ですが、同じ形式のシートを使っていれば効率よく集計する方法があります。

同じ形式の複数シートにまたがるデータを集計する

同じ形式のシートを使っていれば、毎月のシートの同じセル同じ項目の数値が入力されていることから、効率の良い集計が可能になります。

具体的な手順を見ていきましょう。

まず、集計したい項目(ここでは第一四半期の「水道光熱費」)のセルにSUM関数を入力します。

スクリーンショット 2016 06 09 23 54 58

次に集計したいシート(第一四半期なので2016年4月から6月)の最初のシートの見出し(2016年6月分)をクリック。

スクリーンショット 2016 06 10 0 12 26

すると、

スクリーンショット 2016 06 10 0 10 15

クリックしたシートに切り替わるので、集計したいセル(「水道光熱費」の数値が入力されたセル)をクリックして範囲指定。これで、関数の中に集計したいセルが入力できます。

さらに、Shiftキーをタッチした状態で集計したいシートの最後のシートの見出しをクリック。

スクリーンショット 2016 06 10 0 21 12

これで、同じセル(C3セル)について、最初のシート(「201606」シート)から最後のシート(「201604」シート)まで、まとめて指定することができます。

最後に関数の終わりにあたる” )”を入力して関数を完成させて、Enterキーをタッチすると、

スクリーンショット 2016 06 10 0 24 58

同じセル(C3セル)に入力されている全てのシート(「201606」「201605」「201604」)の数値を集計することができます。

あとは、このセルの数式のみコピーします。

スクリーンショット 2016 06 10 0 33 08

すると、

スクリーンショット 2016 06 10 0 35 22

他の項目も同様に集計することができます。

まとめ

経理・財務のレポートを同じ形式で作成しておけば、SUM関数でシートをまとめて指定することで、四半期や年度の累計を効率よく集計することができます。

おまけ

Rock in Japanの出演者が全て決まりました。
迷わず初日を選びたいところですが、今年はスケジュール上、ちょっと無理っぽいです。残念。

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