実務で使えるExcel入門セミナー 「テーブル」の便利さを知って、どんどん実務を効率化しよう

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Excelの機能の1つに「テーブル」があります。「ピボット”テーブル”」は知っていても、「テーブル」自体の便利さをご存じの方はそこまで多くないはず。特徴的な機能だけでもを知っておくと、実務の効率化につながります。

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テーブルは色づけの機能じゃない!

Excelを使ったことのある方は、「ピボットテーブル」のことはご存じかと思います。使ったことはなくても、聞いたことはあるはず。

データの範囲を指定して、

スクリーンショット 2016 08 17 9 31 24

「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選ぶと、

スクリーンショット 2016 08 17 9 32 01

シート上に「レポート」、
画面右に「ピボットテーブルのフィールド」が
表示されます

スクリーンショット 2016 08 17 9 36 04

そして、「ピボットテーブルのフィールド」で集計したい項目にチェックを入れると、
「レポート」でチェックを入れた項目の集計結果が表示されます。

スクリーンショット 2016 08 17 9 43 56

チェックする項目を変えるだけで、集計したい項目の集計結果が表示されるので、非常に便利です。

スクリーンショット 2016 08 17 9 45 17

この「ピボットテーブル」は、いきなり「ピボットテーブル」になるわけではなく、まず、Excelシートに入力したデータを「テーブル」に変換してから、「ピボットテーブル」の形にして集計しているのです。

テーブルは、

“Excelシート上のであり、1まとまりのデータとして区分されたもの

と考えて下さい。

次に「テーブル」の特徴を紹介します。
とても便利ですよ。

Excelの「テーブル」はここが便利!

データを「テーブル」にすることで、どのように便利になるかを見ていきましょう。

テーブルの作成

特徴を見ていきたいところですが、まずは、テーブルの作成方法から。

まず、テーブルにしたいデータを、ドラッグ(クリックした状態で引っ張る)か「Shift+Ctrl+矢印キー」で範囲指定して、

スクリーンショット 2016 08 17 10 57 03

「挿入」タブにある「テーブル」をクリックすると、

スクリーンショット 2016 08 17 10 57 37

「テーブル」が作成されます。

スクリーンショット 2016 08 17 10 59 16

では、作成した「テーブル」にどのような特徴があるか見ていきます。

先頭行の項目が常に表示される

「テーブル」に変換すると、縦に長い「テーブル」をスクロールしたときに、先頭行の項目が常に表示されます

先ほど作成した「テーブル」も縦に長く、1画面で全体を表示できないのですが、

スクリーンショット 2016 08 17 10 59 16 のコピー

下の方にスクロールした場合でも、

スクリーンショット 2016 08 17 11 10 24

先頭行の項目が常に表示されます。
もちろん、「ウインドウ枠の固定」などの方法でも、先頭行を固定することはできますが、いちいち固定するセルを決めたりするのは面倒です。

それが、データを「テーブル」に変換するだけで、常に先頭行の項目が表示されるようになり、データが見やすくなります。

数式が自動で入力される

「テーブル」のすぐ隣の列に数式を入力すると、
「テーブル」の全ての行に同じ数式が入力されます。

たとえば、10行目で「テーブル」のすぐ右の列に数式を入力します。
ここでは、「=@広告料収入+@入場料収入」と入力しました。


スクリーンショット 2016 08 17 11 30 10

「@」のついた数式は見慣れないかもしれませんが、これは、
「テーブル」内のセルを使って数式を作った時に使用されるもので、
”@”の後に続く列を参照し(使い)なさい」という指示です。

上の数式に当てはめると、

「”広告料収入”の列と”入場料収入”の列をたしなさい」

という指示になります。

そして、数式を入力してEnterキーをタッチすると、

スクリーンショット 2016 08 17 11 32 14

自動的に全ての行で、同じ数式(=@広告料収入+@入場料収入)が入力されました。

先ほど触れたように「テーブル」は”1つのデータのまとまり”なので、
1箇所で行われる操作が、全体でも行われるようになっています。

データを追加すると、自動的に「テーブル」の範囲が広がる

「テーブル」にデータを追加すると、自動的に「テーブル」の範囲が広がります

これこそ、「テーブル」を使うことで最も便利になる機能と言っても過言ではありません。

具体的にピボットテーブルを例に見ておきましょう。
次のような「テーブル」(テーブル名:愛媛FC売上)を使って
ピボットテーブルを作成します。

スクリーンショット 2016 08 17 11 48 22

2012年から2014年までの売上を集計した結果が、このピボットテーブル。

スクリーンショット 2016 08 17 11 51 16

1,669百万円になっています。

次に、先ほどの「テーブル」にある2014年のすぐ下の行に、
2015年のデータを追加します。

すると、

スクリーンショット 2016 08 17 11 56 31

自動的にテーブルの範囲が広がりました

Excelでは、「テーブル」に連続するデータを、「テーブル」の一部として認識してくれるので、改めて範囲を指定しなおさなくても、追加した部分を「テーブル」の範囲に含めてくれるのです。

そうすると、ピボットテーブルは、「テーブル」を元にして作成されていますから、「テーブル」の範囲が広がればそれに応じて、ピボットテーブルの集計範囲も変更されます。

ピボットテーブルのシートで、「データ」タブの「接続」にある「すべて更新」のリストから「すべて更新」をクリック。

スクリーンショット 2016 08 17 12 06 26

すると、

スクリーンショット 2016 08 17 12 14 46

ピボットテーブルの集計結果も、データが追加された「テーブル」を元にしたものに更新されました。

ピボットテーブルの弱点の一つとして、データが追加されたときの、集計範囲の指定が面倒なことが挙げられていましたが、この「テーブル」の自動拡張機能によって、その弱点が克服されました。

このことによって、データを「テーブル」に変換しておけば、
毎月データが追加されていくような、会計データの集計にも積極的にピボットテーブルを利用することができるようになります。

複数のテーブルを使ったピボットテーブルを作成できる

データを「テーブル」に変換すると、複数の「テーブル」同士を結びつけて、1つのデータのように扱うことができます

たとえば、複数のシートに別れているデータがある場合、それぞれを「テーブル」に変換しておけば、

いちいち1つのデータにまとめなくても、1つのピボットテーブルで両方の「テーブル」のデータを集計できると言うことです。

これは、「テーブル」の”リレーションシップ”という機能で、「テーブル」同士を接続することによって、1つのデータのようにまとめて操作できるようにする機能ですが、このように、

スクリーンショット 2016 08 17 12 28 13
(リレーションシップの作成画面。ここで「テーブル」同士を接続する。)

スクリーンショット 2016 08 17 12 29 36
(「テーブル」が接続され、1つのピボットテーブルで2つの「テーブル」のデータが集計できる)

1つのピボットテーブルで2つの「テーブル」のデータを扱えるようになります。

詳細は長くなってしまうので、別記事で扱いますが、
リレーションシップによって接続された2つの「テーブル」は、
1つの「テーブル」のように扱うことができるということです。

別シートにある「テーブル」を1つにまとめなくても、
ピボットテーブル上でまとめて集計できるので、
作業の効率化が図れます。

まとめ

Excelシートに入力したデータは、「テーブル」に変換しておくと、
データの操作の幅が格段に広がるので、作業効率化に役立ちますよ。

おまけ

リレーションシップは、難しそうですが、1度使ってみるとそれほどでもないので、どんどん使ってみましょう。別記事で詳細を説明します。

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