実務で使えるExcel入門セミナー 表の中にある”離れたデータ””一部のデータ”をグラフにする方法です

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

Excelは、グラフを簡単に作成できるのも1つの特徴です。データさえそろっていれば、かなり柔軟にグラフの作成ができます。

スポンサーリンク
自動サイズレスボンシブ

Excelのグラフ作成の基本

Excelのグラフ作成は、つぎの2つの手順だけで完了します。

1.グラフにするデータを指定する

2.グラフの種類を選ぶ

これだけです。

具体的に見ておくと、次の表をグラフにするとすると、

スクリーンショット 2016 06 24 9 27 56

「1.グラフにするデータを指定」して、

スクリーンショット 2016 06 24 9 30 04
(ドラッグ(クリックした状態で引っ張る)or「Shift+Ctrl+→」のショートカットで範囲指定)

「2.グラフの種類を選ぶ」

スクリーンショット 2016 06 24 9 34 48
(「挿入」タブの「グラフ」からグラフの種類を選択。「マーカー付き折れ線」を選びました)

すると、

スクリーンショット 2016 06 24 9 37 42

グラフができあがります。

手順としては簡単ですが、注意しなければいけないことがあります。

それは、データを「リスト形式」にしておくことです。
「リスト形式」と言っても難しいところはりません。私たちがいつも目にしているものです。

具体的には、先ほどから出てきているこの表がそうですが、

スクリーンショット 2016 06 24 9 43 43

見ていただければ分かるように、先頭行が「見出し」になっていて、2行目以降に該当するデータが入力されている形式のことです。

なぜ「リスト形式」にする必要があるかというと、Excelは指定されたデータの性質(「数値」「文字」「数値の大きさ」など)からグラフ上の配置を判断するのですが、リスト形式なら「見出し」によってデータの性質が明確にすることができるので、作成者が意図したグラフが作成されやすくなるからです。

ですので、グラフを作る時は、「データがリスト形式になっているかどうか」に注意するようにしましょう。

表の離れたデータをグラフにする

先ほどは、表全体を対象にしてグラフを作成しました。
ですが、表の中の離れたデータを対象にしてグラフを作成したい時もあります。

たとえば、

スクリーンショット 2016 06 24 10 04 03

行の離れた「文化放送」と「J-WAVE」のデータだけをグラフにするような場合です。

このような場合でも、やり方は特に変わることはなく、「1.グラフにするデータを指定」「2.グラフの種類を選ぶ」でOKです。
ただし、データの指定の仕方について、注意すべきポイントが2つあります。

1つは、離れたデータを指定する方法

「文化放送」は5行目、「J-WAVE」は8行目にデータが入力されているので、ドラッグするだけでは6行目の「ニッポン放送」、7行目の「NHK第一」まで範囲指定されてしまい、余計なデータが含まれてしまいます。

このようにデータが離れている場合は、まず、指定したいデータを通常通りドラッグや「Shift+→」のショートカットで範囲指定して、

スクリーンショット 2016 06 24 10 14 42
(ここはいつもの通り)

次に、8行目の「J-WAVE」を指定しますが、その際、「Ctrl」キーを押しながら、8行目をドラッグか「Shift+→」のショートカットで範囲指定すると、

スクリーンショット 2016 06 24 10 17 51

このように離れたデータも範囲指定することができます。
そして、もう1つ注意すべきポイントは、

「見出し」を含めて指定すること。

先述の通り、「見出し」のデータも参考にしてグラフの配置が決まりますから、指定するデータの中にこの「見出し」も含めるようにします。

先ほどと同様に「Ctrl」キーを押しながら、3行目の「見出し」も指定します。

スクリーンショット 2016 06 24 10 24 38

これで、グラフの種類を選ぶと、

スクリーンショット 2016 06 24 10 27 13

離れたデータでも1つのグラフの中に収めることができます。

表の一部をグラフにする

先ほどは、行単位でグラフにする範囲を指定しましたが、さらに細分化した表の一部だけをグラフにすることも可能です。

たとえば、先ほどの表から、

スクリーンショット 2016 06 24 10 29 39

文化放送とJ-WAVEの聴取率のうち、2015年の下期のみをグラフにする、というような場合です。

ここまでの説明でお分かりいただいたと思いますが、ここでもやり方は同じで、

「見出し」を含めて指定する

「Ctrl」キーを押しながらドラッグor「Shift+→」することで、
 離れたデータを指定する

この2点に注意して作成します。

具体的には、このように、

スクリーンショット 2016 06 24 10 39 03

該当するデータを指定して、グラフを選択すれば、

スクリーンショット 2016 06 24 10 43 11

表の一部だけをグラフにすることができます。

ただし、ここでも注意すべきポイントがあります。それは、

見出しに対応するようにデータを指定すること

です。

もう1度、先ほどの範囲指定した表を見ていただきたいのですが、
このように、

スクリーンショット 2016 06 24 10 36 54

「見出し」の行で指定された列に対してデータを指定していることが分かると思います。

これが、たとえば、


スクリーンショット 2016 06 24 10 46 24

「見出し」で「ラジオ局」の列を指定しているのに、「J-WAVE」の行で「J-WAVE」のセルが指定されていなかったり、

「見出し」では「2016年2月」の列は指定していないのに、「文化放送」の行で「2016年2月」のセルを指定していたりすると、

スクリーンショット 2016 06 24 10 53 13

Excel側でデータを正しく分類できずに、グラフの配置を適切に行うことができず、意図したグラフが作成されなくなってしまいます。

このようなことにならないためには、「見出しに対応したデータを指定する」ことに注意しましょう。

まとめ

Excelで作成した表の一部をグラフにするためには、「見出し」に対応するようにデータを指定することに注意すれば、意図したグラフを作成することができます。

おまけ

私が主催する「実務で使えるExcel入門セミナー」では、「応用編」でグラフの作成を扱いますが、今回の内容はよく質問を受けるところです。ちょっとしたコツを知っているかどうかで、上手くいくかいかないかが分かれてしまうところですね。

スポンサーリンク
自動サイズレスボンシブ
自動サイズレスボンシブ

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする