実務で使えるExcel入門セミナー 「IF関数」のエラーメッセージと「シートの保護」で、入力ミスを防ぎましょう

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Excelファイルを使って、就業時間管理や作業時間管理などを行うことがあります。多くの人が使うExcelファイルでは入力ミスを防ぐための工夫が必要です。

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入力ミスを防ぐ手段は複数で

Excelファイルで時間管理する場合は、統一されたフォーマットのファイルを配布して、各自で入力してもらい、 
1週間、1月など一定の期間の入力が終わったら、それをまとめて、集計する、と言う流れで作業していきます。


入力は一人一人で行うことになるため、Excelに慣れていない人が使うと、意図しない方法や内容を入力する可能性があります。


そのような、エラーを回避するためには、ファイルを作成する時点で、入力ミスを防ぐための工夫を施しておくのが得策です。 
大きく2つの観点から複数の手段を講じていきます。


1.正しく入力してもらうための工夫

2.誤って入力した時に、直してもらうための工夫


この2つの観点です。


1.については「注意書き、入力箇所の色づけ」や「ドロップダウンリストで、入力内容を限定する」などの方法があります。 
(詳細はこちらの記事で扱っています”ドロップダウンリストで、Excelが苦手な人にも正しく入力してもらえるようにしましょう


今回は、2.について触れていきます。 
この点については、ドロップダウンリストを使う方法の中にも、重要な機能が含まれていて、リスト以外の入力内容を入力すると、エラーメッセージを出てくることが、1つ目の対策になります。

スクリーンショット 2015 04 05 15 32 13

リストに無いデータを入力すると、このようなエラーメッセージで、誤りを知らせてくれます

今回扱うのはそれ以外の方法です。 
具体的に見ていきましょう。

誤って入力した時に、直してもらうための工夫

ドロップダウンリストのところでも出てきましたが、入力内容にエラーがある場合に、エラーメッセージを出す方法があります。

IF関数でエラーメッセージを出す

次のような、作業時間管理ファイルを考えます。

スクリーンショット 2015 04 05 15 41 37


開始時刻と終了時刻を、「時間」のセルと「分」のセルに分けて、入力していく形式です。


「時間」と「分」のセルは、ドロップダウンリストから選択する形になっていて、

スクリーンショット 2015 04 05 15 47 00


正しく入力されると、「作業時間」の列で作業時間が計算されます。

スクリーンショット 2015 04 05 15 50 17

「開始時刻」「終了時刻」に、入力の誤りがある場合には、エラーメッセージが出ますし、入力自体できなくなるので、誤入力は防げるのですが、入力結果については、チェックができません。


たとえば、開始時刻が11時なのに、終了時刻が9時30分になってしまった場合。


終了時刻が9時30分になっていますが、就業時間内であるため、入力される可能性はあり、リストの中には含まれています。 
なので、エラーにはならず入力が可能です。


ですが、お分かりの通り、開始時刻より先に終了時刻が来るのは、明らかに間違っています。このような誤りについては、エラーメッセージを出して、修正してもらうのが効率的です。


IF関数を使います。IF関数は、


1.条件式

2.条件式が正しいときの表示内容

3.条件式が誤っているときの表示内容


この3つの要素でできています。


最初に、条件式を考えます。 
「開始時刻よりも終了時刻が先立ったら」という条件式です。


時刻同士の計算は、時刻をシリアル値にして、引き算をして計算します(時刻のシリアル値については、こちらの記事で解説しています”関数を使って、入力された時刻から、時間を計算します”)。


時刻のシリアル値は、0時(深夜12時)を境にして、午前1時、午前2時…と進み、午後の時間を経て、0時が最大値で1になるように決められていますから、

スクリーンショット 2015 04 05 16 49 10

時刻とシリアル値の関係。上が「午前」下が「午後」

開始時刻よりも終了時刻が先に来ると、計算結果はマイナスになります。

スクリーンショット 2015 04 05 16 56 36

この点に着目して、


作業時間の計算結果がマイナスになったら、エラーメッセージを出す。

プラスの場合は空白セル(何も表示させない)

という条件でIF関数を組み込んでおけば、エラーの際にメッセージに気づいて修正してもらえいます。


実際に入力してみましょう。 
作業時間セルの隣のセルを使って、IF関数を入力します。

スクリーンショット 2015 04 05 17 09 24

入力内容は次のようになって、

1.条件式:G10<0

2.条件式が正しいときの表示内容: 
  ” 開始時刻より終了時刻が先になっています “

3.条件式が誤っているときの表示内容:” “


関数の形で表すと、

スクリーンショット 2015 04 05 17 18 18


このような形になります。 
実際に見てみると、

スクリーンショット 2015 04 05 17 19 08


開始時刻よりも早い終了時刻を入力してしまうと、エラーメッセージが出て、

スクリーンショット 2015 04 05 17 20 48


正しく入力された場合は、何も表示されません。


これで、作業時間に入力ミスがあればエラーが表示され、正しく入力し直してくれる可能性が高くなりますし、もし、修正されていない場合でも、チェック担当の方がエラーにすぐ気づくことができます。

シートの保護

次の方法は「シートの保護」です。


「シートの保護」を使うと、入力セル以外にデータを入力した時に、

スクリーンショット 2015 04 05 17 27 00

このようなエラーメッセージが出て、入力ができなくなります。

先ほどの、IF関数の式や、フォーマットとして入力内容や形が決められているセルを、勝手に変更されることを防ぐとこができますし、 
想定していないセルに間違ってデータが入力されたりすることも防ぐことができます。

スクリーンショット 2015 04 05 17 36 26

慣れていない方が入力すると、意図せず、このようなセルに入力されてそのまま、ということもあります

「シートの保護」の方法ですが、次の2段階に分けて設定します。


1.入力セルを指定して、セルのロックを外す

2.シートを保護する


まず、入力しても良いセルのロックを外して、「シートの保護」がかからないようにします。


入力してもよいセルを、クリックまたはドラッグして、範囲指定します。

スクリーンショット 2015 04 05 17 43 10


ここでポイントがあります。 
入力しても良いセルが、離れていている場合です。


指定範囲が離れていても、最初に、ドラッグ(もしくはクリック)してセルを範囲指定した後、


別のセルを、「Ctrl+ドラッグ(もしくはクリック)」することで、連続していないセルを範囲指定することができます。

スクリーンショット 2015 04 05 17 46 54

入力しても良いセルを範囲指定したら、「ホーム」タブの「書式」から、「セルのロック」をクリック。

スクリーンショット 2015 04 05 17 53 55

これで完了です。


最初の段階では、全てのセルにロックがかかっていますので、「セルのロック」のアイコンは薄緑ですが、

スクリーンショット 2015 04 05 18 06 41

ロックがかかっていると「セルのロック」のアイコンが薄緑に


指定したセルのロックが外れると、

スクリーンショット 2015 04 05 18 07 01


白になります。


セルのロックが外れているかどうかを確かめるためには、確認したいセルを指定して、「セルのロック」のアイコンを確認して下さい。

あとは、シートを保護するだけです。


「ホーム」タブの「書式」から、「シートの保護」をクリックすると、

スクリーンショット 2015 04 05 17 56 07


「シートの保護」画面が開くので、

スクリーンショット 2015 04 05 17 56 22


「OK」をクリックすれば完了です。


これで、セルのロックを外して入力を許可した、「月」、「氏名」、「開始時刻」、「終了時刻」以外のセルは入力できなくなりました。

まとめ

就業時間管理や作業時間管理のために、Excelファイルへの入力を依頼する場合には、正しく入力してもらえるような工夫が必要です。 
「正しく入力してもらう」ための工夫だけでなく、「誤って入力した内容を、直してもらう」ための工夫も施しておくと、修正の手間が省けて、効率化を図ることができます。

<おまけ>
連敗中の愛媛FC、エース河原選手と新加入の玉林選手のゴールで何とか勝ちました。 
けが人が多い中、粘り強く戦ってクリーンシートを作れたのも大きな収穫です。 
しかし、連敗していると、「もう、ずっと勝てないんじゃないか」と思ってしまうくらい悲観的になっていけませんね。 
監督や選手を見習って、私も、弱者としての立場を忘れず、敗戦であっても、常に前を向いて(将来の糧になる材料を探すように)ゲームを見つめられる、したたかさが必要だと感じました。

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