実務で使えるExcel入門セミナー Excel操作の効率化のため、アクセスキーの使い方も知っておきましょう

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Excelの操作スピードを、劇的に上げてくれる一つの方法がショートカット。「Ctrl+C」「Ctrl+V」のコピー&ペーストや「Ctrl+Z」の一つ操作を戻す、などお馴染みの操作ですが、1度使うと、マウスの操作に戻ることができないほど、その効果の高さを実感することができます。


ショートカットほど一般的ではありませんが、同じような効果があるものとしてアクセスキーがあります。 
数が多すぎるので、全ての操作をアクセスキーで実行しようとするのは無理がありますが、頻繁に使う機能については、アクセスキーで操作するのが効率的です。

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アクセスキーは、画面上部にあるリボンをキーボードで操作する方法です

「アクセスキー」と聞くと、「何だそれ?」と思われる方もいらっしゃると思いますが、Excelの操作中にこのような状態になったことはないでしょうか。

スクリーンショット 2015 04 08 14 56 55


全く意図していないのに、Excel画面の上の方に突如、ローマ字が出てくるという現象です。


私も最初は、普段見慣れない画面に、かなり引いてしまって、「何でこんなのが出てくるんだ、早く元のスッキリした画面に戻さないと」と焦ったのを覚えています(どうやれば元に戻せるかも分からず、さらに困ってましたが)。


実は、これこそがアクセスキーです。 
画面の上部にある、機能を選択する部分をリボンと言いますが、

スクリーンショット 2015 04 08 15 04 51

(太字や、フォント変更などの、ボタンが配置されている、赤枠の部分が「リボン」です)


このリボンを操作する時は、マウスを使うことが、ほとんどではないでしょうか。 
この、リボンの機能はマウスでなくても、キーボードから使うことができます。


それが、アクセスキーです。


どうすれば使えるかというと、


「Alt」キーを、タッチするところからスタート。

スクリーンショット 2015 04 08 15 13 24


リボンにローマ字が割り振られた状態になります。 
(最初に出てきた画面です。「Alt」をタッチすれば意図してこの状態にできます)


あとは、指定されたローマ字に応じてキーをタッチしていくだけです。


たとえば、グラフを作成するのであれば、Nの「挿入」をタッチして、

スクリーンショット 2015 04 08 15 17 58
(N(「挿入」)をタッチした後の画面です)


棒グラフなら「C」、折れ線グラフなら「N」をタッチすれば、グラフが作成できます。


間違ってキーをタッチしてしまうこともあると思います。 
その場合は、「Esc」(エスケープキー)をタッチすれば、一つ前の画面に戻ります。


上の画面は「挿入」の画面ですが、「Esc」をタッチすれば、最初の、

スクリーンショット 2015 04 08 15 25 16


この画面に戻ります。

アクセスキーはショートカットがなく、頻繁に使う機能に絞って使うのがおすすめ

ここまでで、お気づきかと思いますが、アクセスキーを使えば、ほとんどの機能をキーボードから使うことができます。


ただ、マウスを使わずに操作することが、Excel操作の効率化に不可欠であることは間違いないのですが、全てをアクセスキーで操作するのも良くありません。


たとえば、コピーする場合、ショートカットキーなら、「Ctrl+C」をタッチすれば済みますが、アクセスキーの場合、順番に「Alt→H→C」とタッチしなければいけません。


ショートカットがある場合は、ショートカットを使う方が早く済むので、アクセスキーに拘る必要は無いのです。


また、ショートカットキーがない場合でも、そこまで頻繁に使うものでなければ、アクセスキーで操作するほうが時間がかかってしまうので、わざわざアクセスキーを選ぶ意味がありません。


ですので、アクセスキーを使うのは、


ショートカットキーがない
かつ 
頻繁に使う機能


に限定するのがおすすめです。

アクセスキーで操作する機能

使われる方によって、どの機能を頻繁に使われるかは異なります。


ですので、アクセスキーを使う場面は人によって異なってきますが、実際のところ。 
ここでは、私が普段アクセスキーで操作している機能をご紹介します。

1.シートの削除 「Alt→H→D→S」

シートの削除です。 
ショートカットがないので使っています。 


使わないシートを削除して保存しておくと、何も書かれていないシートを確認する手間を、かけさせないで済みますので、最後の仕上としてこの操作をよく使います。

2.Windowの整列 「Alt→W→A→V→Enter」

Excelへの入力作業の途中に、2つのファイルを開いて内容を確認するようなケースがあります。 
その際には、

スクリーンショット 2015 04 08 16 10 05


このように、Windowを整列させて、両方の画面を見やすく整えるのですが、ここで、アクセスキーが役立ちます。


「Alt→W→A→V→Enter」は横に並べるパターンですが、VをOにすれば上下に並べられますし、Cなら重ねて表示させることも。


作業効率にも影響するWindowの表示方法。 
アクセスキーを使って効率的に操作します。

3.テキストボックスの挿入 「Alt→N→X→H」

テキストボックスは、画像を作成する場合や、資料の解説、注意書きなどを、自分の好きなレイアウトで配置する際によく使います。


「Alt→N→X→H」は横書きのテキストボックスですが、HをVに変えれば縦書きのテキストボックスに。


テキストボックスは、多様な使い方ができるので、よく使う機能です。

4.Excelのオプション 「Alt→F→T」

設定変更のために使うのが、Excelのオプション。


最初から頻繁に使う訳ではありませんが、Excelを使う時間が長くなってくると、オプションから設定を変えることで、使い勝手を良くしたり、余計な機能を停止するなど、使う頻度が上がってきます。


オプションは「ファイル」画面からの操作になり、マウスで操作しようとすると面倒なので、覚えておくと便利です。

まとめ

使う場面を絞ったうえで、「アクセスキー」を使うとExcel操作の効率化を図ることができます。


<おまけ>
アイスの記事を書こうと思ったのに、急に寒くなってお蔵入りになりそうです。 
冷凍庫にブツはあふれてるんですけど。

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